In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Grundeinstellungen für den Bereich vorbereitende Lohnbuchhaltung konfigurieren. Um zu diesen Einstellungen zu gelangen, navigieren Sie auf Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Allgemein. Füllen Sie dann die folgenden Felder aus.

Abrechnungsgruppe

Richten Sie Abrechnungsgruppen so ein, dass separate Tabellen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung und separate Exporte erstellt werden. Abrechnungsgruppen können anhand aller Attribute des Typs Auswahlliste erstellt werden. 

Abrechnungsgruppen für Gesellschaften

Wenn Sie Gesellschaften aktiviert haben, müssen Mitarbeitende einer Gesellschaft zugeordnet werden, und die vorbereitende Lohnbuchhaltung wird dann standardmäßig zunächst nach Gesellschaft segmentiert. Sie können in den allgemeinen Einstellungen für die Lohnbuchhaltung weiterhin Teilgruppen erstellen, indem Sie die Option Abrechnungsgruppe verwenden. Wenn Sie den Bereich vorbereitende Lohnbuchhaltung aufrufen, müssen Sie zunächst die Gesellschaft und anschließend die Abrechnungsgruppe auswählen, um die Lohnbuchhaltungstabelle aufzurufen. 

Erinnerungen

Geben Sie den Tag des Monats an, an dem Admins die Aufgabe erhalten sollen, die vorbereitende Lohnbuchhaltung zu überprüfen. 

Sobald Sie eine monatliche Benachrichtigung für Admins eingerichtet haben, die sie daran erinnert, die Lohnbuchhaltungsinformationen zu überprüfen, müssen diese die Benachrichtigung für ihre Konten aktivieren. Dafür müssen sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Navigieren Sie zu Ihrem Avatar > Persönliche Einstellungen. 
2. Wählen Sie Benachrichtigungen aus. 
3. Aktivieren Sie unter Überprüfung der Abrechnungen die Benachrichtigung für das Dashboard und, falls aktiviert, auch die per E-Mail.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Anteilige Gehaltsberechnung

Legen Sie die Grundlage für die anteilige Gehaltsberechnung fest. Die anteilige Vergütungsberechnung wird für Grundvergütungen und wiederkehrende Vergütungen verwendet, wenn während eines Abrechnungszeitraums einer der folgenden Fälle eintritt:

• Ein- oder Austritt aus dem Unternehmen nach dem ersten Tag des Monats
• Änderung der Vergütung (Erhöhung/Senkung)
• Änderung der Vergütungsart (stundenweise zu fix und umgekehrt)
• Unbezahlte Auszeiten und Abwesenheiten

Um die Grundlage zu definieren, auf der eine anteilige Vergütung in Personio gemäß den internen Vorgaben Ihres Unternehmens berechnet werden soll, können Sie in Personio zwischen den Berechnungen wählen:

• Basierend auf 30 Tagen
• Basierend auf den Tagen des Monats

Das folgende Beispiel veranschaulicht die beiden Ansätze zur Berechnung anteiliger Vergütungen anhand einer Gehaltserhöhung, die am 15. des Monats wirksam werden soll. Es verdeutlicht, wie sich die unterschiedlichen Berechnungsansätze jeweils auf die gezahlte Vergütung auswirken:

Hinweis: Beachten Sie, dass im Zähler unabhängig von der gewählten Kalkulationsart grundsätzlich die Tage des Monats berücksichtigt werden.

Abrechnungszeiträume

Abrechnungszeiträume basieren auf den Abrechnungsgruppen, die Sie in den allgemeinen Einstellungen ausgewählt haben. Sie definieren den Zeitraum, über den die erfassten Stunden und Urlaubsperioden summiert werden, sofern Sie diese als zu exportierende Attribute hinzugefügt haben. Sie können pro Abrechnungsgruppe einen Abrechnungszeitraum festlegen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies einzurichten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Abrechnungszeiträume. 
2. Wählen Sie eine Abrechnungsgruppe aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus.
4. Speichern Sie Ihre Eingabe. 

Der Abrechnungszeitraum ist dann ab dem folgenden Monat festgelegt.

Um vergangene Abrechnungszeiträume pro Abrechnungsgruppe einzusehen, klicken Sie in der jeweiligen Abrechnungsgruppe auf Verlauf. 

Abrechnungsdaten in der Tabelle der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Die Abrechnungsdaten werden in verschiedenen Spalten der Tabelle der vorbereitenden Lohnbuchhaltung angezeigt, je nachdem, wie Sie diese konfiguriert haben. Konfigurieren Sie Folgendes unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Abrechnungsdaten: