In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Recruitung-Rollen festlegen und Ihre Mitarbeitenden dadurch individuell in den Recruiting-Prozess einbinden. Recruiting-Rollen erlauben die Gruppierung von Mitarbeitenden, um ihnen gezielt Zugriff auf den Recruiting-Bereich zu geben sowie Benachrichtigungen pro Rolle einzurichten.

Benötigen Mitarbeitende Zugriff auf die gesamte Sektion Recruiting, vergeben Sie in der Sektion Personalverwaltung unter Einstellungen > UNTERNEHMEN UND MITARBEITER > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte > Recruiting das Ansichts- oder Bearbeitungsrecht.

Recruiting-Rollen anlegen

Gehen Sie zu Einstellungen > RECRUITING > Recruiting > Rollen und definieren Sie eine beliebige Anzahl von Recruiting-Rollen, indem Sie auf das Eingabefeld Neue Recruiting-Rolle hinzufügen klicken.

Definieren Sie zunächst unter Benachrichtigungen, über welche Ereignisse die jeweiligen Rollenmitglieder via E-Mail informiert werden:

• Neue Bewerbung: Neue Bewerbungen, die für zugewiesene Positionen erhalten wurden.
• Neue Nachricht: Neue Nachrichten, die für zugewiesene Bewerbende eingehen.
• Neue Notiz: Neue Notizen, die bei zugewiesenen Bewerbenden hinterlegt werden.
• Neue Feedback-Mitteilung: Neue Feedback-Mitteilungen, die als Antwort auf eigeninitiierte Feedback-Anfragen eingehen.
• Neue Evaluation: Neue Evaluationen, die für zugewiesene Bewerbende hinterlegt werden.

Berücksichtigen Sie Mitarbeitende innerhalb der Recruiting-Rollen, auch wenn diese durch die Mitarbeiterrollen bereits auf den gesamten Recruiting-Bereich zugreifen können. Dadurch erhalten diese Mitarbeitende alle gewünschten Benachrichtigungen.

Über die Konfiguration der Zugriffsrechte stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden nur die Recruiting-Bereiche und Bewerberinformationen in Personio einsehen oder bearbeiten können, die für sie bestimmt sind. Detailliertere Informationen finden Sie in unserem Artikel Zugriffsrechte für Recruiting-Rollen und was sie bedeuten.

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, sich als beliebige Mitarbeitende in Personio anzumelden, um Ihre konfigurierten Zugriffsrechte zu prüfen. Klicken Sie dazu im gewünschten Mitarbeitendenprofil im rechten oberen Bildschirmrand auf das Icon Als dieser Mitarbeiter anmelden.

Hinterlegen Sie für jede Mitarbeiterrolle die gewünschte Stärke der Zugriffsrechte:

• Ansicht: Dieses Zugriffsrecht erlaubt Mitarbeitenden die Ansicht der Daten zu zugewiesenen Stellen und Bewerbenden.
• Bearbeiten: Dieses Zugriffsrecht erlaubt Mitarbeitenden die Bearbeitung der Daten zu zugewiesenen Stellen und Bewerbenden.

Vergeben Sie unter Profil separate Zugriffsrechte für die Bereiche Bewerbendenprofil und Personalinformationen. Die Bewerbendenattribute der beiden Bereiche werden gesammelt im Bewerbendenprofil unter Informationen dargestellt. Mitarbeitende haben aber nur Zugriff auf diejenigen Attribute, für die sie aufgrund ihrer Recruiting-Rollen autorisiert sind. Hinterlegen Sie dafür unter Einstellungen > RECRUITING > Recruiting > Attribute, welche Attribute zu sensiblen Daten zählen (z. B. Gehaltsvorstellungen). So können Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv in den Bewerbungsprozess einbeziehen, ohne Einblicke in sensible Bewerbendendaten zu gewähren.

In der Zeile Bewerbendendokumente legen Sie fest, auf welche Dokumentenkategorien die jeweilige Recruiting-Rolle Zugriff haben darf. Weitere Infos zur Kategorisierung und zur Vergabe der Zugriffsrechte für Bewerbendendokumente finden Sie im Artikel Bewerbendendokumente verwalten.

Zugriff auf Bewerbungen

Personio bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, um Mitarbeitende über die Zuweisung einer Recruiting-Rolle in Ihren Recruiting-Prozess zu integrieren. Vergeben Sie Zugriffsrechte entweder auf ganze Stellen oder nur auf einzelne Bewerbungen für eine offene Stelle.

1. Zugriff auf ganze Stellen

Öffnen Sie eine Stelle und gehen Sie zu Stellendetails anzeigen. Wählen Sie unter Verantwortliche eine oder mehrere Personen aus und weisen Sie ihnen die jeweils passende Recruiting-Rolle zu. Je nach vergebenem Zugriffsrecht können Mitarbeitende unterschiedlich auf die Stelle zugreifen. 

In der Detailansicht werden alle hinterlegten Verantwortlichen samt ihrem Zugriffsrecht angezeigt.

2. Zugriff auf einzelne Bewerbendenprofile

Wenn Sie Mitarbeitende nicht als Verantwortliche für ganze Stellen hinterlegen möchten, können Sie durch die Zuweisung einer Recruiting-Rolle ebenso Zugriffsrechte auf ausgewählte Bewerbendenprofile vergeben. Navigieren Sie dazu auf den Reiter Zugriff und wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen. Weisen Sie den Mitarbeitenden eine Recruiting-Rolle zu und klicken Sie auf Speichern.

Alternativ können Sie auch direkt Feedback zur Bewerbung einholen oder Mitarbeitende zum Teil eines Interviews machen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Mitarbeitenden über Recruiting-Rollen Zugriff auf Bewerbungen gewähren.

Best-Practice-Beispiele für die Konfiguration von Recruiting-Rollen finden Sie in unserem Artikel Best Practices für Recruiting-Rollen.