Dies ist Schritt 9 von 9 in der Implementierung des Recruiting-Moduls.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Recruitung-Rollen festlegen und Ihre Mitarbeiter dadurch individuell in den Recruiting-Prozess einbinden.
Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?
- Verwenden Sie Mitarbeiterrollen, um Mitarbeiter in Recruiting-Rollen zu gruppieren und ihnen so Zugriff auf bestimmte Stellen oder Bewerbungen zu gewähren, ohne dass der gesamte Recruiting-Bereich für sie zugänglich wird.
- Unterscheiden Sie zwischen Ansichtsrechten und Bearbeitungsrechten.
- Richten Sie für jede Recruiting-Rolle Benachrichtigungen und Aufgaben ein.
Schritt 1: Recruiting-Rollen definieren
Personio bietet Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten um Mitarbeitern Zugriff auf den Recruiting-Bereich oder auf Teile davon zu geben. Nachfolgend finden Sie die Unterschiede zwischen den drei Optionen aufgeführt:
Option 1: Der Mitarbeiter erhält Zugriff auf den gesamten Recruiting-Bereich
| Wird vergeben über |
Mitarbeiterrolle ▶︎ Vergeben Sie dieses Zugriffsrecht unter Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte im Abschnitt Recruiting. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Mitarbeiterrollen verwalten. |
| Zugriff | Mitarbeiter mit dieser Rolle haben Zugriff auf alle Stellen, einschließlich der Bewerbendenprofile und den Bereich Zuzuweisende Nachrichten. |
| Für wen ist diese Option geeignet? | Die Mitarbeiterrollen werden bestimmten Mitarbeitern aufgrund ihrer ständigen Beteiligung am Recruiting-Prozess zugewiesen; z. B. Personalverantwortlichen, die Neueinstellungen managen. |
Hinweis
Mitarbeiter mit Zugriff auf den gesamten Recruiting-Bereich wie für das Recruiting zuständige Personen sollten auch in den Recruiting-Rollen (Optionen 2 und 3) berücksichtigt werden, damit sichergestellt ist, dass sie alle Benachrichtigungen erhalten, die Sie für bestimmte Rollen eingerichtet haben.
Option 2: Der Mitarbeiter erhält kompletten Zugriff auf eine Stelle
| Wird vergeben über |
Recruiting-Rolle ▶︎ Vergeben Sie den Zugriff in den Stellendetails unter Verantwortliche. Hier legen Sie fest, welche Recruiting-Rolle (also Zugriffsrechte) Sie dem für die Rolle verantwortlichen Mitarbeiter geben möchten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Mitarbeitern über Recruiting-Rollen Zugriff auf Bewerbungen gewähren. |
| Zugriff | Mitarbeiter mit dieser Rolle können alle Bewerbungen für die Stelle, für die sie verantwortlich sind, einsehen.
Hinweis |
| Für wen ist diese Option geeignet? | Recruiting-Rollen werden Mitarbeitern zugeordnet, die den Recruiting-Prozess mit einer bestimmten Aufgabe unterstützen; z. B. eine Teamleitung, die an der Auswahl eines neuen Team-Mitglieds beteiligt ist. |
Option 3: Der Mitarbeiter erhält Zugriff auf eine bestimmte Bewerbung
| Wird vergeben über |
Recruiting-Rolle ▶︎ Das Zugriffsrecht wird in der jeweiligen Bewerbung im Reiter Zugriff gewährt. ▶︎ Der Zugriff auf die Bewerbung wird auch gewährt, wenn Sie einen Mitarbeiter zum Interview mit dem Bewerbenden einladen oder Feedback anfordern. In beiden Fällen legen Sie fest, welche Recruiting-Rolle (also Zugriffsrechte) Sie dem Mitarbeiter geben möchten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Mitarbeitern über Recruiting-Rollen Zugriff auf Bewerbungen gewähren. |
| Zugriff | Mitarbeiter mit dieser Rolle können nur die Bewerbung sehen, für die ihnen Zugriff gegeben wird.
Hinweis |
| Für wen ist diese Option geeignet? | Recruiting-Rollen werden Mitarbeitern zugeordnet, die den Recruiting-Prozess mit einer bestimmten Aufgabe unterstützen; z. B. wenn ein Team-Mitglied zu einem Interview mit einem neuen potenziellen Kollegen eingeladen wird, um zu sehen, ob dieser gut ins Team passt. |
Best-Practice-Beispiele für die Konfiguration von Recruiting-Rollen finden Sie in unserem Artikel Best Practices für Recruiting-Rollen.
Schritt 2: Recruiting-Rollen anlegen
Um Recruiting-Rollen anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting.
- Wählen Sie den Reiter Rollen aus.
- Geben Sie im Textfeld Neue Recruiting-Rolle hinzufügen einen Namen für die Rolle ein und klicken Sie auf das Plus
.
Die neue Rolle ist angelegt. Sie können sie nun bearbeiten und Benachrichtigungen und Zugriffsrechte für sie festlegen.
Schritt 3: Benachrichtigungen für Recruiting-Rollen einrichten
Führen Sie folgenden Schritte durch, um für die verschiedenen Recruiting-Rollen Benachrichtigungen und Aufgaben einzurichten:
- Klicken Sie neben Benachrichtigungen auf Bearbeiten.
- Wählen Sie dann die Ereignisse, bei denen Mitarbeiter mit dieser Rolle per E-Mail benachrichtigt werden sollen:
▶︎ Neue Bewerbung: Neue Bewerbungen, die für zugewiesene Stellen erhalten wurden.
▶︎ Neue Nachricht: Neue Nachrichten, die für zugewiesene Bewerbungen erhalten wurden.
▶︎ Neuer Kommentar: Neue Kommentare, die zu zugewiesenen Bewerbungen hinzugefügt wurden.
▶︎ Neue Feedback-Mitteilung: Neue Antworten, die als Reaktion auf Feedback-Anfragen des jeweiligen Mitarbeiters eingegangen sind.
▶︎ Neue Evaluation: Neue Evaluationen, die für zugewiesene Bewerbungen hinzugefügt wurden. - Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Schritt 4: Zugriffsrechte für Recruiting-Rollen einrichten
Stellen Sie über die Konfiguration der Zugriffsrechte sicher, dass Ihre Mitarbeiter nur die Recruiting-Bereiche und Bewerbendendaten in Personio einsehen oder bearbeiten können, die für sie bestimmt sind:
- Ansicht: Mit diesem Zugriffsrecht können Mitarbeiter die Daten der zugewiesenen Stellen und Bewerbungen sehen.
- Bearbeiten: Mit diesem Zugriffsrecht können Mitarbeiter die Daten der zugewiesenen Stellen und Bewerbungen bearbeiten.
Detailliertere Informationen finden Sie in unserem Artikel Zugriffsrechte für Recruiting-Rollen und was sie bedeuten.
Hinweise
▶︎ Unter Profil können Sie die Zugriffsrechte für die Bereiche Bewerbendendaten und Personalinformationen separat zuweisen. Unter Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Attribute können Sie festlegen, welche Attribute in welchen Abschnitten des Bewerbendenprofils erscheinen sollen. So vermeiden Sie, Attribute mit sensiblen Daten (z. B. Gehaltsvorstellungen) Interview-Teilnehmern preiszugeben, wenn dies nicht gewünscht ist.
▶︎ Unter Bewerbendendokumente legen Sie fest, auf welche Dokumentenkategorien die jeweilige Recruiting-Rolle Zugriff hat. Weitere Informationen zur Kategorisierung und zur Vergabe der Zugriffsrechte für Bewerbendendokumente finden Sie im Artikel Bewerbendendokumente verwalten.
Um die Zugriffsrechte verschiedener Recruiting-Rollen zu testen, können Sie sich als beliebiger Mitarbeiter bei Personio anmelden (dies ist nur möglich, wenn Sie Admin sind). Klicken Sie hierzu im gewünschten Mitarbeiterprofil rechts oben auf das Symbol Als dieser Mitarbeiter anmelden.
