So gelangen Bewerbungen in das Personio Recruiting Tool – Personio

Dieser Artikel beschreibt die fünf Möglichkeiten, wie Bewerbungen grundsätzlich in das Personio Recruiting Tool gelangen können.

1. Personio Karriereseite

Bewerbende, die sich über die Personio-Karriereseite bewerben, werden in Personio automatisch angelegt und der jeweiligen Stelle zugeordnet. Alle von Ihnen über die Bewerbendemaske abgefragten Informationen (z. B. Name, E-Mail, Dokumente etc.) werden dann im Profil der sich bewerbenden Person abgelegt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Schritt 5: Personio-Karriereseite einrichten.

Tipp
Je nach Konfiguration der Benachrichtigungseinstellungen in den Recruiting-Rollen werden Sie via E-Mail direkt über neu eingegangene Bewerbungen benachrichtigt.

Hinweise
▶ ︎Die maximale Größe pro Dokument, das über das Bewerbungsformular eingeht, beträgt 20 MB.
▶ ︎Die folgenden Formate werden unterstützt: pdf, docx, doc, png, jpg, jpeg, txt, odt, ods, xlsx, rtf, xls, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv, rar, gz, zip, 7z, mp4, 3gp, mov, avi, wmv.

2. Externe Jobbörsen

Option 1: Bewerbungen über externe Jobbörsen

Bewerbende, die sich über externe Jobbörsen bewerben, werden automatisch im Personio Recruiting-Tool angelegt. Dies gilt sowohl für manuell als auch für über die Promoten-Funktion ausgeschriebenen Stellen. Weitere Informationen darüber, wie Sie Stellen promoten können, finden Sie in unserem Artikel Stellen promoten.

Das Bewerbendenprofil zeigt unter Kanal an, über welche externe Jobbörse die Bewerbung eingegangen ist. Somit können Sie den Ursprung jeder Bewerbung zurückverfolgen.

Die Jobbörse wird für alle veröffentlichen Stellen automatisch verfolgt. Wenn Sie aber eine Stelle manuell veröffentlichen, müssen Sie auch das Tracking manuell einrichten. Detaillierte Informationen über das Tracking von Bewerbenden finden Sie unter Tracking von Bewerbenden.

Option 2: Bewerbendenprofile mit Hilfe der Active-Sourcing-Erweiterung direkt über Active Sourcing in LinkedIn anlegen

Wenn Sie in Personio die Active-Sourcing-Erweiterung für LinkedIn verwenden, können Sie Daten und Dokumente aktiv gesuchter Bewerbenden auch in das Personio-Recruiting-Tool übertragen. Erfahren Sie mehr über die Funktion Personio Active-Sourcing-Erweiterung – Bewerbende aus LinkedIn importieren.

3. Eingehende E-Mails

E-Mails von Bewerbenden können automatisiert vom SMTP-Server Ihres Unternehmens an meinaccount-jobs@m.personio.de weitergeleitet werden. Sie werden dann in Ihrem Personio-Konto unter Recruiting > Zuzuweisende Nachrichten angezeigt. Mit Klick auf die absendende Person der Nachricht können Sie dem Bewerbenden ein Profil und eine Stelle zuweisen. Wenn die sich bewerbende Person noch nicht in Personio vorhanden ist, klicken Sie auf Bewerbung anlegen. Um das Bewerbendenprofil zu erstellen und der sich bewerbenden Person eine Stelle zuzuweisen, müssen Sie die Basisdaten ausfüllen. Wenn bereits ein Bewerbendenprofil erstellt wurde, können Sie auf Zuweisen klicken, um eine Bewerbung einem bestehenden Profil zuzuweisen.

Hinweise
▶ ︎Um die automatische Weiterleitung/Umleitung von Bewerbenden-E-Mails einzurichten, müssen Sie sich an Ihren Systemadmins wenden. Weitere Informationen zur Konfiguration von E-Mail-Einstellungen finden Sie unter Bewerbungskommunikation per E-Mail einrichten.
▶ ︎Die maximale Größe der Anhänge beträgt 10 MB.
▶ ︎Die folgenden Formate werden unterstützt: bib, doc, xml, docx, dotx, fodt, html, ltx, txt, odt, ott, pdb, pdf, psw, rtf, sdw, stw, sxw, uot, vor, wps, epub, png, bmp, emf, eps, fodg, gif, jpg, jpeg, met, odd, otg, pbm, pct, pgm, ppm, ras, std, svg, svm, swf, sxd, sxw, tif, tiff, xhtml, xpm, odp, fodp, potm, pot, pptx, pps, ppt, pwp, sda, sdd, sti, sxi, upp, wmf, csv, dbf, dif, fods, ods, ots, pxl, sda dc, slk, stc, sxc, uos, xls, xlt, xlsx.

4. Bewerbende manuell anlegen

Option 1: Bewerbendenprofile manuell anlegen

Um ein Bewerbendenprofil manuell anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungen und klicken Sie auf Bewerbung anlegen.
Geben Sie die Informationen der sich bewerbenden Person ein und laden Sie die dazugehörigen Bewerbendendokumente von Ihrem Rechner oder per Drag-and-Drop hoch.
Klicken Sie anschließend auf Bestätigen, um ein neues Bewerbendenprofil anzulegen.

Hinweise
▶ ︎Die maximale Größe pro Dokument, das über das Bewerbungsformular eingeht, beträgt 50 MB.
▶ ︎Es werden dieselben Formate wie für eingehende E-Mails unterstützt, aber Vorschauen können im Bewerbendenprofil nur für die folgenden Dateitypen angezeigt werden: pdf, docx, doc, jpg, png, txt, jpeg, odt, ods, xlsx, rtf, xls, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv.

Option 2: Bewerbendenprofile manuell mit CV Parsing anlegen

Alternativ können Sie mittels CV Parsing die Informationen von bis zu 25 Bewerbenden gleichzeitig automatisiert aus den Lebensläufen auslesen und so direkt in Personio einpflegen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungen und klicken Sie auf Bewerbung anlegen.
Laden Sie anschließend die Lebensläufe von Ihrem Rechner oder per Drag-and-Drop hoch.
Prüfen Sie anschließend vor dem Abspeichern noch einmal die Daten und ergänzen Sie diese gegebenenfalls.

Weitere Informationen hierzu sowie eine genaue Anleitung, wie Sie ein oder mehrere Bewerbendenprofile mit Hilfe von CV Parsing erstellen, finden Sie unter CV Parsing: Bewerbendenprofile manuell aus Lebensläufen anlegen.

Hinweise
▶ ︎Die maximale Größe pro Dokument, das ins Bewerbendenprofil hochgeladen wird, beträgt 10 MB.
▶ ︎Es werden nur PDF- und DOCX-Formate werden unterstützt, und Sie können maximal 25 Dokumente gleichzeitig hochladen.

5. Personios öffentliche API

Sobald Sie Stellen aus Personio auf der Karriereseite Ihres Unternehmens veröffentlicht haben (eine entsprechende Anleitung finden Sie in unserem Artikel Stellen aus Personio per XML in Ihre Unternehmenswebsite integrieren), können Sie Bewerbungen an Personios öffentliche API übertragen. Mit Hilfe der so übergebenen Informationen können die Bewerbungen, die auf Ihrer Karriereseite erstellt wurden, direkt den Stellen in Personio zugeordnet werden. Im Recruiting-Tool werden entsprechende Bewerbungen angelegt.

Technische Details zur Benutzung der Personio Recruiting API finden Sie in unserem Developer Hub.

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