Der Bewerberprozess in Personio

Dieser Artikel beschreibt exemplarisch, wie Sie Ihren Bewerbungsprozess vom Eingang einer Bewerbung bis hin zur Einstellung eines Bewerbers effizient verwalten, nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

 

Eingang von Bewerbungen

Je nachdem, welche Möglichkeit Sie zur Übertragung von Bewerberdaten an Ihren Personio-Account nutzen, können Bewerbungen auf verschiedenen Wegen in Ihren Personio-Account gelangen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

 

Verwaltung von Bewerbungen

Innerhalb einer Stellenausschreibung finden Sie alle Bewerberprofile, wobei neu eingegangene Bewerbungen standardmäßig der ersten Recruiting-Phase Ihres Bewerbungsprozesses zugeordnet werden. Via Klick auf den Namen des Bewerbers gelangen Sie auf das entsprechende Bewerberprofil. Navigieren Sie dort direkt in die entsprechenden Bereiche und Funktionen, um diese zu verwalten.

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  • Bewerbungsunterlagen prüfen: Sichten Sie zunächst alle Bewerbungsunterlagen und prüfen Sie, ob der Bewerber dem gewünschten Anforderungsprofil der offenen Stellenausschreibung entspricht. Öffnen Sie dazu unter dem Reiter Profil die vom Bewerber eingereichten Dokumente.
  • Bewerberprofildaten ergänzen: Ergänzen Sie unter dem Reiter Profil alle weiteren Angaben zum Bewerber, die aus den Bewerbungsunterlagen hervorgehen. Insbesondere das Geschlecht muss zur korrekten Nutzung von Geschlechtervariablen in Angebots- und E-Mail-Vorlagen im Bewerberprofil hinterlegt werden. Mehr Informationen dazu erhalten Sie hier.
  • Bewerber markieren: Fügen Sie bei Bedarf Bewerbertags via Klick auf Markieren hinzu. Markieren Sie dadurch bspw. Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern. Über die Bewerberliste unter Bewerbungen lassen sich die jeweiligen Bewerbergruppen im Verlaufe des weiteren Recruiting-Prozesses mühelos identifizieren.
  • Bewerbers in Phasen verschieben: Erfüllt der Bewerber die ersten, grundsätzlichen Anforderungen, erfolgt im nächsten Schritt des Bewerbungsprozesses eine Einladung zum Telefongespräch. Verschieben Sie den Bewerber dazu in die entsprechende Recruiting-Phase. Wie Sie in Personio Phasen anlegen, erfahren Sie hier.

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  • Interviews planen: Hinterlegen Sie analog zur Bewerberphase den geplanten Termin im Bewerberprofil unter Interview. Sofern in den allgemeinen Recruiting-Einstellungen aktiviert, erhalten alle Teilnehmer eine Termineinladung via E-Mail. Verknüpfen Sie das Interview optional mit einem Evaluationsbogen, um im Nachgang Feedback zum Bewerber von allen Teilnehmern zu erhalten. Wie Sie in Personio Interviews erstellen und planen erfahren Sie hier.
  • Nachrichten versenden: Laden Sie anschließend den Bewerber via E-Mail zu dem Interview ein. Verfassen Sie dazu unter Nachrichten entweder eine gänzlich neue E-Mail oder wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus. Falls Sie die Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchten, terminieren Sie den Versand der Nachricht. Im Nachrichtenverlauf können Sie die die gesamte Bewerberkommunikation einsehen. Mehr Informationen zur den E-Mail-Konfiguration finden Sie hier.
  • Antwort des Bewerbers: Sobald der Bewerber Ihnen antwortet, ist dies über einen roten Punkt neben dem Namen des Bewerbers gekennzeichnet. Sofern in den Recruiting-Rollen definiert, werden Sie zusätzlich via E-Mail-Benachrichtigung über eingehende Nachrichten informiert.
  • Feedback einholen: Fahren Sie mit dem Bewerbungsprozess fort, wenn Ihre Einschätzung nach dem Telefoninterview weiterhin positiv ist. Bevor Sie den Bewerber zum fachlichen Interview mit dem Vorgesetzten einladen, haben Sie unter Feedback einholen die Möglichkeit, zunächst einen formlosen Feedback-Kommentar von dem Vorgesetzten anzufragen; bspw. mit der Bitte, vorab den Lebenslauf zu prüfen. Finden Sie anschließend unter dem Reiter Notizen alle Feedback-Kommentare zu dem Bewerber.
  • Weitere Interviews planen: Fällt die Resonanz des Vorgesetzten positiv aus, verfahren Sie anschließend analog zu den Schritten 4. bis 6. und laden Sie den Bewerber zum persönlichen Kennenlernen ein.
  • Bewerber einer anderen Stellenausschreibung zuordnen: Sollte der Bewerber für eine andere Stellenausschreibung besser geeignet sein oder sich auf mehrere Stellenanzeigen beworben haben, ordnen Sie den Bewerber unter weitere Einstellungen > Diesen Bewerber einer anderen Stellenausschreibung zuweisen einer anderen Stellenanzeige zu.
  • Absagen: Fällt das Feedback zu dem Bewerber negativ aus, haben Sie, unabhängig von Ihrem Bewerbungsprozess, über Absage jederzeit die Möglichkeit, dem Bewerber abzusagen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier. Anonymisieren oder löschen Sie die Daten des Bewerbers in den weiteren Einstellungen über Bewerbung anonymisieren oder Bewerbung löschen, bspw. wenn der Bewerber ausdrücklich die unverzügliche Entfernung aller personenbezogenen Daten fordert.

Bitte beachten Sie, dass das Löschen sowie die Anonymisierung von Bewerbern irreversibel ist. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden, jedoch bleiben Ihnen im Falle einer Anonymisierung die Bewerberdaten für Ihre Berichte erhalten.

  • Talent-Pool: Nehmen Sie den Bewerber alternativ in Ihren Talent-Pool auf. Erstellen Sie dafür eine zusätzliche Phase und ordnen Sie den Bewerber dieser zu.
  • Angebot erstellen: Sollte Sie der Kandidat während des gesamten Bewerbungsprozess überzeugt haben, können Sie im nächsten Schritt die Angebotserstellung in Personio verwalten. Generieren Sie dazu über Angebote Vertragsangebote auf Basis einer Vorlage. Wie Sie Angebote für Bewerber erstellen können, erfahren Sie hier.

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  • Bewerber akzeptieren: Wandeln Sie den Bewerber zum neuen Mitarbeiter in Personio um, sobald dieser Ihr Angebot akzeptiert hat. Klicken Sie hierfür auf Bewerber akzeptieren unter dem Reiter Angebot. Alle Informationen im Reiter Angebot sowie sämtliche Dokumente werden automatisch im Mitarbeiterprofil hinterlegt und können mühelos ergänzt werden. Das Mitarbeiterprofil bleibt mit dem Bewerberprofil verknüpft.

Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter eine Onboarding-Vorlage zu, um den Mitarbeitereintritt durch standardisierte Prozesse zu vereinfachen. Wie Sie Onboarding-Vorlagen erstellen und zuweisen, erfahren Sie hier.

  • Massenabsagen: Sobald die Vakanz durch einen geeigneten Bewerber besetzt wurde, können Sie in der Bewerberliste unter Bewerbungen Massenabsagen für alle anderen Bewerber dieser Stelle generieren. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen und wählen Sie alle gewünschten Bewerber via Checkbox aus und navigieren Sie auf AktionKlicken Sie auf Absagen > Bewerber wurde abgelehnt, ist nicht geeignet und öffnen Sie die Ansicht zum Verfassen der Absage-E-Mail via Checkbox. Terminieren Sie optional den Versand der E-Mail. Die Bewerber werden automatisch der Phase Abgelehnt zugeordnet.

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  • Veröffentlichung der Stellenausschreibung deaktivieren: Deaktivieren Sie abschließend die Veröffentlichung im Editiermodus der Stellenanzeige, um keine weiteren Bewerbungen für diese Stellenausschreibung zu erhalten. Wie Sie Stellenausschreibungen verwalten, erfahren Sie hier.

In Personio können Sie, gemäß den Zugriffsrechten, jederzeit über die Suchleiste am oberen Bildschirmrand Bewerber finden.

 

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