Der Bewerberprozess in Personio

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen Personio hinsichtlich der Verarbeitung von Bewerbungen bietet, damit Sie diese vom Eingang bis zur Einstellung oder Ablehnung des Kandidaten effizient und übersichtlich verwalten können. 

Verschieben des Bewerbers in Phasen

Verschieben Sie Bewerber kontinuierlich in die jeweils aktuelle Prozess-Phase, um so jederzeit den Überblick über den aktuellen Status der Bewerbungen zu behalten. Auf diese Weise sehen Sie beispielsweise im Bereich Stellenausschreibung sofort, wie viele Bewerber sich gerade in der Phase Interview befinden. Unter dem Reiter Übersicht in den einzelnen Bewerberprofilen können Sie zudem den gesamten bisherigen Bewerbungsverlauf einsehen. Wie Sie in Personio Phasen anlegen und verwalten erfahren Sie hier.

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Interviews ansetzen

Erstellen und verwalten Sie Interview-Termine im Reiter Interviews des Bewerberprofils. Alle Mitarbeiter, die an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen sollen, können hier direkt ausgewählt und mit einer passenden Recruiting-Rolle ausgestattet werden. Für Interview-Termine im Status Geplant werden optional Kalendereinladungen an alle unternehmensinternen Teilnehmer geschickt. Wenn ein Evaluationsbogen mit dem Termin verknüpft wurde, dann versendet Personio am Interviewtag zusätzlich per Mail eine entsprechende Feedbackanfrage. Bitte beachten Sie, dass der Bewerber keine automatische Einladung aus Personio erhält und daher gesondert informiert werden muss. Wie Sie in Personio Interviews erstellen und planen erfahren Sie hier.

 

Evaluationen

Nutzen Sie individuell konfigurierbare Evaluationsbögen, um einen objektiven Vergleich der Bewerber zu gewährleisten. Die Bewertung von relevanten Fähigkeiten oder Merkmalen des Bewerbers erfolgt hier über fünf-stufige Skalen. Darüber hinaus enthält jeder Evaluationsbogen standardmäßig eine kurze Zusammenfassung (Key Takeaways) sowie den Bereich Abschließende Empfehlung, über welchen der bewertende Mitarbeiter aus drei Optionen auswählen kann: fortfahren, neutral, ablehnen. Alle abgegebenen Evaluationsbögen sind im Reiter Evaluationen einsehbar. Zudem gibt Personio hier ein gemitteltes Gesamtergebnis aus allen bisherigen Bewertungen aus. Wie Sie in Personio Evaluationsbögen erstellen und anwenden erfahren Sie hier.

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Nachrichtenverlauf

Im Reiter Nachrichten sehen Sie Ihre bisherige Korrespondenz mit dem Bewerber. Wählen Sie zum Verfassen einer Nachricht entweder eine bereits angelegte Vorlage aus oder erstellen Sie eine gänzlich neue E-Mail. Sie haben zudem die Möglichkeit, den Versand der Nachricht auf einen späteren Zeitpunkt zu terminieren. Wie Sie vordefinierte Nachrichten hinterlegen, die analog zu Ihren Recruiting-Phasen eingesetzt werden können, erfahren sie hier.

 

Feeback einholen und Markieren

Integrieren Sie Ihre Kollegen über die Funktion Feedback einholen in den Prozess der Bewerberauswahl. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, weisen Sie ihm eine passende Recruiting-Rolle zu und entscheiden Sie, ob der Mitarbeiter zusätzlich einen Evaluationsbogen ausfüllen oder nur einen Feedback Kommentar abgegeben soll.

Nutzen Sie Markierungen, um wichtige Informationen über den Bewerber auf einen Blick sichtbar zu machen.

 

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Angebot erstellen

Erstellen Sie direkt aus Personio Vertragsangebote. Hinterlegen Sie dafür eine entsprechende Dokumentvorlage in der Kategorie Arbeitsverträge. Wählen Sie nun im Reiter Angebot des Bewerberprofils die Vorlage aus und ergänzen Sie bei Bedarf fehlende Daten, wie beispielsweise das Fixgehalt. Überprüfen Sie Ihr Angebot und senden es direkt an den potenziellen neuen Mitarbeiter.

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Bewerber akzeptieren

Haben Sie sich mit dem Bewerber geeinigt, dann können Sie diesen direkt als neuen Mitarbeiter in Personio anlegen. Klicken Sie hierfür auf Bewerber akzeptieren und alle im Reiter Angebot gesammelten Informationen sowie die Dokumente (nur ab Professional-Paket) werden automatisch beim neuen Mitarbeiter hinterlegt. Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter anschließend eine Onboarding-Vorlage zu, um den Mitarbeitereintritt zu automatisieren. Wie Sie Onboarding-Vorlagen erstellen und zuweisen erfahren Sie hier

 

Abgelehnt / Abgesagt

Ist der Bewerber nicht die für Stelle oder Ihr Unternehmen geeignet, so können Sie die Funktion Absage verwenden. Wählen Sie aus, ob Sie den Bewerber ablehnen oder ob der Bewerber nicht mehr am Prozess teilnehmen möchte und somit absagt. Falls Sie die automatische Löschung von Bewerberdaten aktiviert haben, so startet die Frist zur Löschung ab dem Zeitpunkt der Absage.

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