Der Bewerberprozess in Personio

 

Dieser Artikel beschreibt exemplarisch, wie Sie Ihren Bewerbungsprozess ab dem Essential Paket vom Eingang einer Bewerbung bis hin zur Einstellung eines Bewerbers effizient verwalten, nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

  

Eingang von Bewerbungen

Je nachdem, welche Möglichkeit Sie zur Übertragung von Bewerberdaten an Ihren Personio-Account nutzen, können Bewerbungen auf verschiedenen Wegen in Ihren Personio-Account gelangen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

 

Verwaltung von Bewerbungen

Innerhalb einer Stellenausschreibung finden Sie alle Bewerberprofile, wobei neu eingegangene Bewerbungen standardmäßig der ersten Recruiting-Phase Ihres Bewerbungsprozesses zugeordnet werden. Via Klick auf den Namen des Bewerbers gelangen Sie auf das entsprechende Bewerberprofil. Navigieren Sie dort direkt in die entsprechenden Bereiche und Funktionen, um diese zu verwalten.

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  • Bewerbungsunterlagen prüfen: Sichten Sie zunächst alle Bewerbungsunterlagen und prüfen Sie, ob der Bewerber dem gewünschten Anforderungsprofil der offenen Stellenausschreibung entspricht. Öffnen Sie dazu unter dem Reiter Profil die vom Bewerber eingereichten Dokumente. Oder Sie klicken den Button Bewerberdokumente im Header des Bewerberprofils.

  • Bewerberprofildaten ergänzen: Ergänzen Sie unter dem Reiter Profil alle weiteren Angaben zum Bewerber, die aus den Bewerbungsunterlagen hervorgehen. Insbesondere das Geschlecht muss zur korrekten Nutzung von Geschlechtervariablen in Angebots- und E-Mail-Vorlagen im Bewerberprofil hinterlegt werden. Mehr Informationen finden Sie hier.

  • Tag hinzufügen: Fügen Sie bei Bedarf Bewerbertags via Tag hinzufügen hinzu. Markieren Sie dadurch bspw. Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern. Über die Bewerberliste unter Bewerbungen lassen sich die jeweiligen Bewerbergruppen im Verlaufe des weiteren Recruiting-Prozesses mühelos identifizieren.

  • Bewerber in Phasen verschieben: Erfüllt der Bewerber die ersten, grundsätzlichen Anforderungen, so kann der Bewerbungsprozess fortschreiten. Verschieben Sie den Bewerber dazu in die entsprechende Recruiting-Phase. Wie Sie in Personio Phasen anlegen, erfahren Sie hier.

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  • Bewerber einer anderen Stellenausschreibung zuordnen: Sollte der Bewerber für eine andere Stellenausschreibung besser geeignet sein oder sich auf mehrere Stellenanzeigen beworben haben, ordnen Sie den Bewerber unter dem Phasen-Button > Neu zuordnen > Einer anderen Stelle einer anderen Stellenanzeige zu. Um die richtige Stellenausschreibung zu identifizieren, sehen Sie im erscheinenden Dropdown-Menü den Titel der Stellenausschreibung, den Standort sowie die Recruiting-Kategorie. In der Bewerberübersicht wird die Neuzuordnung vermerkt.

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  • Interviews planen: Hinterlegen Sie analog zur Bewerberphase den geplanten Termin im Bewerberprofil unter Interviews. Sofern in den allgemeinen Recruiting-Einstellungen aktiviert, erhalten alle Teilnehmer eine Termineinladung via E-Mail. Wie Sie in Personio Interviews erstellen und planen erfahren Sie hier.

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  • Nachrichten versenden: Laden Sie anschließend den Bewerber via E-Mail zu dem Interview ein. Verfassen Sie dazu unter Nachrichten eine neue E-Mail. Im Nachrichtenverlauf können Sie die gesamte Bewerberkommunikation einsehen. Mehr Informationen zur den E-Mail-Konfiguration finden Sie hier.

  • Antwort des Bewerbers: Sobald der Bewerber Ihnen antwortet, ist dies über einen blauen Punkt neben dem Namen des Bewerbers gekennzeichnet. Sofern in den Recruiting-Rollen definiert, werden Sie zusätzlich via E-Mail-Benachrichtigung über eingehende Nachrichten informiert.

    Bei Bedarf können versehentlich falsch zugeordnete Nachrichten über den Button mit den drei Punkten manuell einem anderen Bewerberprofil zugeordnet werden. Dabei behält die Nachricht ihren ursprünglichen Bearbeitungsstatus.

  • Feedback einholen: Unter Feedback einholen haben Sie die Möglichkeit, einen formlosen Feedback-Kommentar von einem Kollegen anzufragen; bspw. mit der Bitte, vorab den Lebenslauf zu prüfen. Anschließend finden Sie unter dem Reiter Notizen alle Feedback-Kommentare zu dem Bewerber. Oder aber Sie wählen einen Evaluationsbogen aus, der zum Bewerber ausgefüllt werden soll, die Ergebnisse erscheinen dann im Reiter Evaluationen.

Verbesserter Workflow: Offene Feedback-Anfragen werden, nachdem ein Bewerber akzeptiert wurde, nun automatisch geschlossen und vom Dashboard der Feedback-Geber entfernt. Dieselbe Funktion existiert bereits bei Ablehnen oder Absagen eines Bewerbers. Selbiger Automatismus greift nun auch, wenn eine gesamte Stellenausschreibung archiviert wird.

Bitte beachten Sie, dass beim automatischen Schließen von offenen Feedback-Anfragen keine automatische E-Mail-Benachrichtigung an die angefragten Mitarbeiter ausgelöst wird.

  • Weitere Interviews planen: Fällt die Resonanz des Vorgesetzten positiv aus, verfahren Sie anschließend analog zu den Schritten Interviews planen und Nachrichten senden und laden Sie den Bewerber zum persönlichen Kennenlernen ein.

  • Absagen: Fällt das Feedback zu dem Bewerber negativ aus, haben Sie, unabhängig von Ihrem Bewerbungsprozess, über Absage jederzeit die Möglichkeit, dem Bewerber abzusagen. Mehr Informationen zu diesem Arbeitsschritt finden Sie hier. Anonymisieren Sie die Daten des Bewerbers über die Bewerberliste, wenn der Bewerber beispielsweise ausdrücklich die unverzügliche Entfernung aller personenbezogenen Daten fordert.

Bitte beachten Sie, dass die Anonymisierung von Bewerbern irreversibel ist. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden, jedoch bleiben Ihnen im Falle einer Anonymisierung die Bewerberdaten für Ihre Berichte erhalten.

  • Talent-Pool: Nehmen Sie den Bewerber alternativ in Ihren Talent-Pool auf. Erstellen Sie dafür eine zusätzliche Phase und ordnen Sie den Bewerber dieser zu.

  • Angebot erstellen: Sollte Sie der Kandidat während des gesamten Bewerbungsprozess überzeugt haben, können Sie im nächsten Schritt die Angebotserstellung in Personio verwalten. Hinterlegen Sie dazu über Angebote ein Vertragsangebot. 

  • Bewerber akzeptieren: Um einen Bewerber zu akzeptieren, haben Sie zwei Möglichkeiten. Wandeln Sie den Bewerber zum neuen Mitarbeiter in Personio um, sobald dieser Ihr Angebot akzeptiert hat. Klicken Sie hierfür auf Akzeptiert unter dem Reiter Angebot. Alle Informationen im Reiter Angebot sowie sämtliche Dokumente werden automatisch im Mitarbeiterprofil hinterlegt und können mühelos ergänzt werden. Das Mitarbeiterprofil bleibt mit dem Bewerberprofil verknüpft und das neue Mitarbeiterprofil wird automatisch in den Status Onboarding versetzt. Die zweite Möglichkeit besteht darin, den Bewerber zu akzeptieren ohne ihm zuvor ein Angebot zuzusenden. Verschieben Sie den Bewerber dafür händisch in die Phase Akzeptiert. Im Anschluss daran werden auch hier seine bisherigen Daten und Dokumente automatisch in sein Mitarbeiterprofil überführt. 

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  • Massenabsagen: Sobald die Vakanz durch einen geeigneten Bewerber besetzt wurde, können Sie in der Bewerberliste unter Bewerbungen Massenabsagen für alle anderen Bewerber dieser Stelle generieren. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen und wählen Sie alle gewünschten Bewerber via Checkbox aus und navigieren Sie auf AktionKlicken Sie auf Absagen > Bewerber wurde abgelehnt, ist nicht geeignet und öffnen Sie die Ansicht zum Verfassen der Absage-E-Mail via Checkbox. Nutzen Sie Platzhalter und Geschlechtervariablen, um die E-Mail bewerberspezifisch anzupassen. Die Bewerber werden automatisch der Phase Abgelehnt zugeordnet.
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  • Veröffentlichung der Stellenausschreibung deaktivieren: Deaktivieren Sie abschließend die Veröffentlichung im Editiermodus der Stellenanzeige, um keine weiteren Bewerbungen für diese Stellenausschreibung zu erhalten. Wie Sie Stellenausschreibungen verwalten, erfahren Sie hier.

In Personio können Sie, gemäß den Zugriffsrechten, jederzeit Bewerber über die globale Suchleiste am oberen Bildschirmrand finden.


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Damit Recruiter sich schnell in Personio zurechtfinden, können Sie gern unser Recruiter Handbuch herunterladen und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Dort finden Sie anschauliche Anleitungen, wie Recruiter das Bewerbermanagement Tool von Personio im Alltag optimal nutzen können (Bei personenbezogenen Bezeichnungen wurde aus Gründen der besseren Lesbarkeit die männliche Bezeichnung gewählt).

 

Funktionen ab dem Professional Paket 

  • Interviews planen: Beim planen von Interview Terminen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit einen Evaluationsbogen zu verknüpfen, um im Nachgang Feedback zum Bewerber von allen Teilnehmern zu erhalten. Weitere Informationen zum Erstellen von Evaluationsbögen finden Sie hier
  • Onboarding Vorlagen zuweisen: Wenn Sie einen Bewerber akzeptiert haben, haben Sie die Möglichkeit diesem eine Onboarding-Vorlage zuzuweisen, um den Mitarbeitereintritt durch standardisierte Prozesse zu vereinfachen. Wie Sie Onboarding-Vorlagen erstellen und zuweisen, erfahren Sie hier.

 

Funktionen mit dem Add-On Productivity Plus 

 

  • Nachrichten versenden unter der Nutzung von E-Mail Vorlagen: Um Bewerber via E-Mail eine Nachricht zu senden, beispielsweise um Sie zu einem Interview einzuladen, steht Ihnen zusätzlich zum regulären E-Mail Versand, die Nutzung von E-Mail Vorlagen zur Verfügung. Nutzen Sie diese indem Sie unter Nachrichten auf Vorlage auswählen... klicken und aus den unter Einstellungen > Recruiting > E-Mail vorangelegten E-Mail Vorlagen auswählen. Neben dem Nachrichtenversand an einzelne Bewerber, können E-Mail Vorlagen auch bei Massenabsagen verwendet werden. Wie Sie Massenabsagen versenden, erfahren Sie weiter oben unter dem Punkt Massenabsagen.
  • Angebot erstellen unter Nutzung von Dokumentvorlagen: Generieren Sie über Angebote Vertragsangebote auf Basis einer Vorlage. Wie Sie Angebote für Bewerber erstellen können, erfahren Sie hier.

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Funktionen mit dem Add-On Automation Plus

 

  • Nachrichten terminiert versenden: Um Bewerber via E-Mail eine Nachricht zu senden, beispielsweise um Sie zu einem Interview einzuladen, haben Sie zusätzlich zum regulären E-Mail Versand, die Möglichkeit den E-Mail Versand auf einen späteren Zeitpunkt zu terminieren. Sie können festlegen, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Mail versendet werden wird. Diese Funktion steht Ihnen auch innerhalb der Masseneditierungsfunktion zur Verfügung. 

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