Bewerbungen in Personio verwalten

 

 

Dieser Artikel beschreibt exemplarisch, wie Sie Ihre Bewerbungen mit dem Essential-Paket effizient verwalten, nachdem Sie alle Einstellungen konfiguriert haben. 

Je nachdem, welche Möglichkeit Sie zur Übertragung von Bewerberdaten an Ihren Personio-Account nutzen, können Bewerbungen auf verschiedenen Wegen in Ihren Personio-Account gelangen. Lernen Sie, wie Sie Bewerbungen in das Personio Recruiting Tool übertragen.

 

Bewerbungen mit dem Essential-Paket verwalten

Sie finden alle Bewerbungen unter der jeweiligen Stelle. Neu eingegangene Bewerbungen werden standardmäßig der ersten Recruiting-Phase Ihres Bewerbungsprozesses zugeordnet. Via Klick auf den Namen des Bewerbers gelangen Sie direkt zur entsprechenden Bewerbung. Navigieren Sie dort in die entsprechenden Bereiche der Bewerbung, um diese zu verwalten.

Tipp: Je nach Ihren Zugriffsrechten können Sie Bewerber auch über die globale Suchleiste am oberen Bildschirmrand finden.

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Hinweis: Wenn sich ein Bewerber (mit derselben E-Mail-Adresse) auf mehr als eine Stelle beworben hat, wird in der Bewerbung eine Warnung angezeigt. Erfahren Sie mehr über Mehrfachbewerbungen.

  1. Bewerbungsunterlagen prüfen
    Sichten Sie zunächst alle Bewerbungsunterlagen und prüfen Sie, ob der Bewerber dem gewünschten Anforderungsprofil der offenen Stelle entspricht. Öffnen Sie dazu unter dem Reiter Profil die vom Bewerber eingereichten Dokumente. Oder klicken Sie in der Kopfzeile der Bewerbung auf Bewerbungsdokumente Application-documents-icon_en-us.png. Im Artikel Bewerbungsdokumente verwalten erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerbungsdokumente mithilfe von Dokumentkategorien verwalten und die Ansichts- und Bearbeitungsrechte für andere Mitarbeiter einschränken können.

  2. Daten im Bewerberprofil vervollständigen
    Tragen Sie unter dem Reiter
    Profil etwaige zusätzliche Angaben aus den Bewerbungsdokumenten ein. Stellen Sie sicher, dass insbesondere das Feld Geschlecht im Bewerberprofil ausgefüllt ist, damit die Geschlechtervariablen in Angeboten und E-Mail-Vorlagen korrekt verwendet werden. Weitere Informationen über E-Mail-Vorlagen finden Sie unter Schritt 2: Bewerberkommunikation per E-Mail einrichten.

    Hinweis: Sie können Bewerberattribute je nach Ihren Zugriffsrechten einsehen.

    Wenn für einen Bewerber ein Dokument gespeichert ist, erscheint eine Dokumentenvorschau. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um weitere Dokumente hochzuladen, die ihnen zugewiesene Kategorie zu ändern oder ein Dokument zu löschen. Sie können auch mehrere Dokumente durch Anklicken oder per Drag & Drop hochladen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerberdokumente verwalten und entsprechende Zugriffsrechte zuweisen

  3. Bewerber markieren
    Klicken Sie ggf. auf Tag hinzufügen, um Bewerbungs-Tags
    hinzuzufügen. So können Sie beispielsweise Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern markieren oder entsprechende Bewerbergruppen innerhalb der Bewerberliste leicht identifizieren.

  4. Bewerber in Phasen verschieben
    Erfüllt ein Bewerber die ersten, grundsätzlichen Anforderungen, kann der Bewerbungsprozess fortschreiten. Verschieben Sie den Bewerber dazu in die entsprechende Recruiting-Phase. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Phasen und Kategorien konfigurieren.

  5. Bewerber einer anderen Stelle zuordnen
    Wenn ein Bewerber für eine andere Stelle besser geeignet ist oder sich auf mehrere Stellenanzeigen beworben hat, können Sie die Bewerbung entsprechend zuweisen. Klicken Sie hierfür auf
    den Aktionen-Button Action-Menu_en-us.png und wählen Sie Einer anderen Stelle zuordnen. Um die richtige Stelle leichter identifizieren zu können, werden im aufgerufenen Dropdown-Menü der Titel der Stelle, der Standort sowie die Recruiting-Kategorie angezeigt. Die Neuzuordnung wird in der Bewerberübersicht vermerkt.

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  6. Interviews planen
    Unter dem Reiter Interviews in der Bewerbung können Sie entsprechend den Recruiting-Phasen des Bewerbers Interviews planen.
    Wie Sie Interviews planen, hängt davon ab, ob Sie Ihren Kalender über Cronofy integriert haben oder nicht. Erfahren Sie, wie Sie Interviews mit dem integrierten Kalender planen und Interviews ohne Kalenderintegration planen.

  7. Nachrichten senden
    Sobald ein Interview geplant ist, können Sie dem Bewerber die entsprechende Einladung direkt unter dem Reiter Interviews senden. Klicken Sie einfach auf E-Mail-Einladung an Bewerber. Mit der Einladung wird im Kalender des Bewerbers automatisch ein Event angelegt. Um dem Bewerber andere Nachrichten zu senden, navigieren Sie auf den Reiter Nachrichten.
    Sie können die gesamte Historie Ihrer Kommunikationen mit dem Bewerber aufrufen. Lernen Sie, wie Sie Recruiting-Nachrichten senden.

  8. Antwort des Bewerbers
    Sobald ein Bewerber auf eine Nachricht antwortet, wird sein Name in der Bewerberliste mit einem blauen Punkt gekennzeichnet. Außerdem erhalten Sie auch E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Nachrichten von Bewerbern, sofern dies in den Recruiting-Rollen entsprechend konfiguriert ist. In den Recruiting-Rollen können Sie auch Zugriffsrechte auf Bewerberdokumente definieren, die über den Reiter Nachrichten versendet oder empfangen werden können.

    Tipp: Falls Nachrichten falsch zugeordnet werden, können sie ggf. manuell einer anderen Bewerbung zugewiesen werden. Klicken Sie hierfür einfach auf den Aktionen-Button Recruiting-messages-reassign_de.png und wählen Sie Zuweisen. Die Nachricht behält ihren ursprünglichen Bearbeitungsstatus bei.

  9. Feedback anfordern und geben
    Unter dem Reiter Evaluationen können Sie Kollegen bitten, einen Evaluationsbogen auszufüllen.  Unter dem Reiter Kommentare können Sie informelle Kommentare über Bewerber hinterlegen.

    Tipp: Offene Feedback-Anfragen werden, nachdem ein Bewerber akzeptiert wurde, automatisch geschlossen und vom Dashboard der Feedback-Geber entfernt. Bitte beachten Sie, dass keine automatische E-Mail-Benachrichtigung an die angefragten Mitarbeiter ausgelöst wird, wenn offene Feedback-Anfragen automatisch geschlossen werden.

  10. Weitere Interviews planen
    Fällt die Resonanz des Vorgesetzten positiv aus, verfahren Sie anschließend analog zu den Schritten Interviews planen und Nachrichten senden. Verschieben Sie den Bewerber in eine weitere Phase und laden Sie den Bewerber zum persönlichen Kennenlernen ein.

  11. Absagen
    Wenn das Feedback zum Bewerber negativ ist oder ein Bewerber an einer Stelle kein Interesse mehr hat, können Sie ihm jederzeit – unabhängig von Ihrem Bewerbungsprozess – Absagen. Erfahren Sie mehr über Absagen während des Bewerbungsprozesses. Wenn ein Bewerber die sofortige Löschung aller personenbezogenen Daten verlangt, anonymisieren Sie die Bewerberdaten über die Bewerberliste.

    Hinweis: Die Löschung und Anonymisierung von Bewerberdaten sind beide irreversibel. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden; anonymisierte Bewerberdaten bleiben Ihnen allerdings für Ihre Berichte erhalten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerberdaten anonymisieren und löschen.

  12. Talent-Pool
    Nehmen Sie den Bewerber alternativ in Ihren Talent-Pool auf. Erstellen Sie dafür eine zusätzliche Kategorie und ordnen Sie den Bewerber dieser zu.
  13. Angebot erstellen
    Hat der Bewerber Sie während des gesamten Bewerbungsverfahrens überzeugt, können Sie direkt in Personio ein Angebot erstellen und es dem Bewerber senden.

  14. Bewerber akzeptieren
    Um einen Bewerber zu akzeptieren, haben Sie zwei Möglichkeiten:


    ▶ ︎Wandeln Sie den Bewerber in Personio in einen neuen Mitarbeiter um, sobald dieser das Angebot angenommen hat. Gehen Sie hierfür auf den Reiter Angebot und klicken Sie auf Angebot angenommen. Das Mitarbeiterprofil wird automatisch auf den Status Onboarding gesetzt und bleibt mit der Bewerbung verknüpft. Finden Sie heraus, welche Attribute vom Bewerberprofil in das Mitarbeiterprofil übertragen werden.

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    ▶ ︎Alternativ akzeptieren Sie den Bewerber, ohne zuvor ein Angebot zu senden. Verschieben Sie den Bewerber dazu manuell in die Phase Angenommen.


  15. Bewerbern massenweise absagen
    Sobald eine Stelle mit einem geeigneten Bewerber besetzt ist, können Sie für alle anderen Bewerber Massenabsagen generieren. Navigieren Sie hierzu auf Recruiting > Bewerbungen und wählen Sie die Bewerber aus, die Sie kontaktieren möchten. Aktivieren Sie die Checkboxen neben den Namen der betreffenden Bewerber, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Absagen. Im Modal können Sie dann auswählen, ob der Bewerber abgelehnt wurde oder ob er seine Bewerbung zurückgezogen hat. Dann können Sie im Dropdown-Menü einen Absagegrund auswählen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Massenabsagen per E-Mail versenden können.

  16. Veröffentlichung der Stelle deaktivieren
    Deaktivieren Sie abschließend die Veröffentlichung der Stelle im Editiermodus des Postings, um für diese Stelle keine weiteren Bewerbungen zu erhalten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Stellen promoten.

 

Zusätzliche Funktionen ab dem Professional-Paket

▶︎ Interviews planen
Wenn Sie Interviews planen, können Sie zusätzlich einen Evaluationsbogen mit dem Interview verknüpfen, um von allen Teilnehmern Feedback zum Bewerber zu erhalten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Evaluationsbögen anlegen.

▶︎ Onboarding-Vorlagen zuweisen
Wenn Sie einen Bewerber akzeptiert haben, können Sie diesem eine Onboarding-Vorlage zuweisen, um den Mitarbeitereintritt durch standardisierte Prozesse zu vereinfachen. Lernen Sie, wie Sie Onboarding-Vorlagen erstellen und zuweisen
.

 

Zusätzliche Funktionen mit dem Add-On Productivity Plus

▶︎ Nachrichten mit E-Mail Vorlagen versenden
Um Bewerbern E-Mail-Nachrichten per E-Mail zu senden, beispielsweise um sie zu einem Interview einzuladen, steht Ihnen zusätzlich zum regulären E-Mail-Versand die Nutzung von Vorlagen zur Verfügung. Sie können E-Mail-Vorlagen auch verwenden, um mehreren Bewerbern gleichzeitig abzusagen. Erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen anlegen.

▶︎ Angebote mithilfe von Dokumentvorlagen erstellen
Erstellen Sie Vertragsangebote, indem Sie auf Angebot klicken und eine Angebotsvorlage auswählen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumentkategorien konfigurieren und Vorlagen hinzufügen und ein Angebot mit einem Vertragsdokument erstellen.

 

Zusätzliche Funktionen mit dem Add-On Automation Plus

▶︎ Nachrichten terminieren
Um Bewerbern eine E-Mail-Nachricht zu senden, beispielsweise um sie zu einem Interview einzuladen, können Sie den Versand für ein späteres Datum und/oder eine spätere Zeit (volle Stunde) terminieren. Diese Funktion ist auch für den Massenversand verfügbar. Lernen Sie, wie Sie Recruiting-Nachrichten versenden.

 

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