Dieser Artikel beschreibt exemplarisch, wie Sie Ihre Bewerbungen mit dem Essential-Paket effizient verwalten, nachdem Sie alle Einstellungen konfiguriert haben.
Je nachdem, welche Möglichkeit Sie zur Übertragung von Bewerbendendaten an Ihren Personio-Account nutzen, können Bewerbungen auf verschiedenen Wegen in Ihren Personio-Account gelangen. Lernen Sie, wie Sie Bewerbungen in das Personio Recruiting Tool übertragen.
Bewerbungen mit dem Essential-Paket verwalten
Sie finden alle Bewerbungen unter der jeweiligen Stelle. Neu eingegangene Bewerbungen werden standardmäßig der ersten Recruiting-Phase Ihres Bewerbungsprozesses zugeordnet. Via Klick auf den Namen der sich bewerbenden Person gelangen Sie direkt zur entsprechenden Bewerbung. Navigieren Sie dort in die entsprechenden Bereiche der Bewerbung, um diese zu verwalten.
Tipp: Je nach Ihren Zugriffsrechten können Sie Bewerbenden auch über die globale Suchleiste am oberen Bildschirmrand finden.
Hinweis: Wenn sich ein sich bewerbende Person (mit derselben E-Mail-Adresse) auf mehr als eine Stelle beworben hat, wird in der Bewerbung eine Warnung angezeigt. Erfahren Sie mehr über Mehrfachbewerbungen.
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Bewerbungsunterlagen prüfen
Sichten Sie zunächst alle Bewerbungsunterlagen und prüfen Sie, ob die sich bewerbende Person dem gewünschten Anforderungsprofil der offenen Stelle entspricht. Öffnen Sie dazu unter dem Reiter Profil die von der sich bewerbenden Person eingereichten Dokumente. Oder klicken Sie in der Kopfzeile der Bewerbung auf Bewerbungsdokumente
. Im Artikel Bewerbungsdokumente verwalten erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerbungsdokumente mithilfe von Dokumentkategorien verwalten und die Ansichts- und Bearbeitungsrechte für andere Mitarbeitende einschränken können.
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Daten im Bewerbendenprofil vervollständigen
Tragen Sie unter dem Reiter Profil etwaige zusätzliche Angaben aus den Bewerbungsdokumenten ein. Stellen Sie sicher, dass insbesondere das Feld Geschlecht im Bewerbendenprofil ausgefüllt ist, damit die Geschlechtervariablen in Angeboten und E-Mail-Vorlagen korrekt verwendet werden. Weitere Informationen über E-Mail-Vorlagen finden Sie unter Schritt 2: Bewerbungskommunikation per E-Mail einrichten.
Hinweis: Sie können Bewerbendenattribute je nach Ihren Zugriffsrechten einsehen.
Wenn für eine sich bewerbende Person ein Dokument gespeichert ist, erscheint eine Dokumentenvorschau. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um weitere Dokumente hochzuladen, die ihnen zugewiesene Kategorie zu ändern oder ein Dokument zu löschen. Sie können auch mehrere Dokumente durch Anklicken oder per Drag & Drop hochladen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerbendendokumente verwalten und entsprechende Zugriffsrechte zuweisen.
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Bewerbende markieren
Klicken Sie ggf. auf Tag hinzufügen, um Bewerbungs-Tags hinzuzufügen. So können Sie beispielsweise Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitenden markieren oder entsprechende Gruppe der Bewerbenden innerhalb der Liste der Bewerbenden leicht identifizieren.
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Bewerbende in Phasen verschieben
Erfüllt eine sich bewerbende Person die ersten, grundsätzlichen Anforderungen, kann der Bewerbungsprozess fortschreiten. Verschieben Sie die sich bewerbende Person dazu in die entsprechende Recruiting-Phase. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Phasen und Kategorien konfigurieren.
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Bewerbende einer anderen Stelle zuordnen
Wenn eine sich bewerbende Person für eine andere Stelle besser geeignet ist oder sich auf mehrere Stellenanzeigen beworben hat, können Sie die Bewerbung entsprechend zuweisen. Klicken Sie hierfür auf den Aktionen-Button
und wählen Sie Einer anderen Stelle zuordnen. Um die richtige Stelle leichter identifizieren zu können, werden im aufgerufenen Dropdown-Menü der Titel der Stelle, der Standort sowie die Recruiting-Kategorie angezeigt. Die Neuzuordnung wird in der Bewerbendenübersicht vermerkt.
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Interviews planen
Unter dem Reiter Interviews in der Bewerbung können Sie entsprechend den Recruiting-Phasen der sich bewerbenden Person Interviews planen. Wie Sie Interviews planen, hängt davon ab, ob Sie Ihren Kalender über Cronofy integriert haben oder nicht. Erfahren Sie, wie Sie Interviews mit dem integrierten Kalender planen und Interviews ohne Kalenderintegration planen.
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Nachrichten senden
Sobald ein Interview geplant ist, können Sie der sich bewerbenden Person die entsprechende Einladung direkt unter dem Reiter Interviews senden. Klicken Sie einfach auf E-Mail-Einladung an sich bewerbende Person. Mit der Einladung wird im Kalender der sich bewerbenden Person automatisch ein Event angelegt. Um der sich bewerbenden Person andere Nachrichten zu senden, navigieren Sie auf den Reiter Nachrichten. Sie können die gesamte Historie Ihrer Kommunikationen mit der sich bewerbenden Person aufrufen. Lernen Sie, wie Sie Recruiting-Nachrichten senden.
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Antwort der sich bewerbenden Person
Sobald eine sich bewerbende Person auf eine Nachricht antwortet, wird sein Name in der Liste der Bewerbenden mit einem blauen Punkt gekennzeichnet. Außerdem erhalten Sie auch E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Nachrichten von Bewerbenden, sofern dies in den Recruiting-Rollen entsprechend konfiguriert ist. In den Recruiting-Rollen können Sie auch Zugriffsrechte auf Bewerbendendokumente definieren, die über den Reiter Nachrichten versendet oder empfangen werden können.Tipp: Falls Nachrichten falsch zugeordnet werden, können sie ggf. manuell einer anderen Bewerbung zugewiesen werden. Klicken Sie hierfür einfach auf den Aktionen-Button
und wählen Sie Zuweisen. Die Nachricht behält ihren ursprünglichen Bearbeitungsstatus bei. -
Feedback anfordern und geben
Unter dem Reiter Evaluationen können Sie Peers bitten, einen Evaluationsbogen auszufüllen. Unter dem Reiter Kommentare können Sie informelle Kommentare über Bewerbende hinterlegen.Tipp: Offene Feedback-Anfragen werden, nachdem eine sich bewerbende Person akzeptiert wurde, automatisch geschlossen und vom Dashboard der Feedback-Gebenden entfernt. Bitte beachten Sie, dass keine automatische E-Mail-Benachrichtigung an die angefragten Mitarbeitenden ausgelöst wird, wenn offene Feedback-Anfragen automatisch geschlossen werden.
- Weitere Interviews planen
Fällt die Resonanz der Führungskraft positiv aus, verfahren Sie anschließend analog zu den Schritten Interviews planen und Nachrichten senden. Verschieben Sie die sich bewerbenden Person in eine weitere Phase und laden Sie die sich bewerbenden Person zum persönlichen Kennenlernen ein. -
Absagen
Wenn das Feedback zur sich bewerbenden Person negativ ist oder eine sich bewerbenden Person an einer Stelle kein Interesse mehr hat, können Sie ihm jederzeit – unabhängig von Ihrem Bewerbungsprozess – Absagen. Erfahren Sie mehr über Absagen während des Bewerbungsprozesses. Wenn eine sich bewerbenden Person die sofortige Löschung aller personenbezogenen Daten verlangt, anonymisieren Sie die Bewerbendendaten über die Liste der Bewerbenden.Hinweis: Die Löschung und Anonymisierung von Bewerbendendaten sind beide irreversibel. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden; anonymisierte Bewerbendendaten bleiben Ihnen allerdings für Ihre Berichte erhalten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerbendendaten anonymisieren und löschen.
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Talent-Pool
Nehmen Sie die sich bewerbende Person alternativ in Ihren Talent-Pool auf. Erstellen Sie dafür eine zusätzliche Kategorie und ordnen Sie die sich bewerbende Person dieser zu.
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Angebot erstellen
Hat die sich bewerbende Person Sie während des gesamten Bewerbungsverfahrens überzeugt, können Sie direkt in Personio ein Angebot erstellen und es der sich bewerbende Person senden.
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Bewerbende akzeptieren
Um eine sich bewerbende Person zu akzeptieren, haben Sie zwei Möglichkeiten:
▶ ︎Wandeln Sie die sich bewerbende Person in Personio in einen neuen Mitarbeitenden um, sobald dieser das Angebot angenommen hat. Gehen Sie hierfür auf den Reiter Angebot und klicken Sie auf Angebot angenommen. Das Mitarbeitendenprofil wird automatisch auf den Status Onboarding gesetzt und bleibt mit der Bewerbung verknüpft. Finden Sie heraus, welche Attribute vom Bewerbendenprofil in das Mitarbeitendenprofil übertragen werden.
▶ ︎Alternativ akzeptieren Sie die sich bewerbende Person, ohne zuvor ein Angebot zu senden. Verschieben Sie die sich bewerbende Person dazu manuell in die Phase Eingestellt.
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Bewerbenden massenweise absagen
Sobald eine Stelle mit einer geeigneten sich bewerbenden Person besetzt ist, können Sie für alle anderen Bewerbenden Massenabsagen generieren. Navigieren Sie hierzu auf Recruiting > Bewerbungen und wählen Sie die Bewerbenden aus, die Sie kontaktieren möchten. Aktivieren Sie die Checkboxen neben den Namen der betreffenden Bewerbenden, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Absagen. Im Modal können Sie dann auswählen, ob die sich bewerbende Person abgelehnt wurde oder ob er seine Bewerbung zurückgezogen hat. Dann können Sie im Dropdown-Menü einen Absagegrund auswählen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Massenabsagen per E-Mail versenden können.
- Veröffentlichung der Stelle deaktivieren
Deaktivieren Sie abschließend die Veröffentlichung der Stelle im Editiermodus des Postings, um für diese Stelle keine weiteren Bewerbungen zu erhalten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Stellen promoten.
Tipp: Nutzen Sie unser Recruiter-Handbuch, in dem Sie übersichtliche Anweisungen finden, wie für Recruiting zuständige Personen das Bewerbendenmanagement in Personio im Alltag optimal nutzen können.
Zusätzliche Funktionen ab dem Professional-Paket
▶︎ Interviews planen
Wenn Sie Interviews planen, können Sie zusätzlich einen Evaluationsbogen mit dem Interview verknüpfen, um von allen Teilnehmenden Feedback zur sich bewerbenden Person zu erhalten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Evaluationsbögen anlegen.
▶︎ Onboarding-Vorlagen zuweisen
Wenn Sie eine sich bewerbende Person akzeptiert haben, können Sie diesem eine Onboarding-Vorlage zuweisen, um den Mitarbeitendeneintritt durch standardisierte Prozesse zu vereinfachen. Lernen Sie, wie Sie Onboarding-Vorlagen erstellen und zuweisen.
Zusätzliche Funktionen mit dem Add-On Productivity Plus
▶︎ Nachrichten mit E-Mail Vorlagen versenden
Um Bewerbenden Nachrichten per E-Mail zu senden, beispielsweise um sie zu einem Interview einzuladen, steht Ihnen zusätzlich zum regulären E-Mail-Versand die Nutzung von Vorlagen zur Verfügung. Sie können E-Mail-Vorlagen auch verwenden, um mehreren Bewerbenden gleichzeitig abzusagen. Erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen anlegen.
▶︎ Angebote mithilfe von Dokumentvorlagen erstellen
Erstellen Sie Vertragsangebote, indem Sie auf Angebot klicken und eine Angebotsvorlage auswählen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumentkategorien konfigurieren und Vorlagen hinzufügen und ein Angebot mit einem Vertragsdokument erstellen.
Zusätzliche Funktionen mit dem Add-On Automation Plus
▶︎ Nachrichten terminieren
Um Bewerbenden eine E-Mail-Nachricht zu senden, beispielsweise um sie zu einem Interview einzuladen, können Sie den Versand für ein späteres Datum und/oder eine spätere Zeit (volle Stunde) terminieren. Diese Funktion ist auch für den Massenversand verfügbar. Lernen Sie, wie Sie Recruiting-Nachrichten versenden.