Schritt 2: Konfiguration der E-Mail-Einstellungen

 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie im Recruiting-Bereich Ihre E-Mail-Einstellungen konfigurieren sowie individuelle Vorlagen für E-Mails hinterlegen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch einen unternehmensweit einheitlichen Bewerbungsverlauf sicher.

 

Receiving and Sending Recruiting Emails

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, über ein persönliches Recruiting-Postfach Nachrichten von Bewerbern zu empfangen sowie E-Mails direkt aus Ihrem Personio-Account an Bewerber zu versenden.

recruiting-smtp-setup_de.png

When candidates send emails to your company's recruiting address, you can forward them directly to your Personio mailbox through automatic redirection to myaccount-jobs@m.personio.de.

In order to use the email address for your company's recruiting mailbox as the sender address for outgoing emails, you can additionally enter your SMTP settings. You can store different email addresses for different sub-companies. Click here for more information. 

Please note that the maximum file size for incoming and outgoing emails via the Company's recruiting email address in Prsonio is 10MB.

 

Receiving Candidate Emails via Redirection

You'll find your Company recruiting email address in Personio under Settings > Recruiting > General > Recruiting email settings. All outgoing messages will be sent from this email address by default, and all messages received in this mailbox will be shown in your Personio account. To receive candidate emails sent to your company's recruiting mailbox in Personio, follow these steps: 

    1. Navigate to Settings > Recruiting > General > Recruiting email settings.
    2. Note the Company recruiting email address for your account and set up an email redirection from your company's email server. Make sure that the original header of the email is also transmitted and a copy stored on your company email server. If you are unsure about the required settings, please contact your IT department.settings-recruiting-mail-address_de.png
    3.  

 

Sending Emails from your Company's Recruiting Address

To send outgoing emails to candidates from your company's recruiting mailbox instead of from "myaccount-jobs@m.personio.de," you need to create a connection between Personio and your company's SMTP server. 

 

To do this, navigate to Settings > Recruiting > General > Recruiting email settings > Use custom email address? Yes > Your domains > SMTP settings. For more details about setting up an SMTP connection, please refer to this article and the information provided here.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sending Recruiting Emails

Via the recruiting area in the main menu, go to the candidate profile and to Messages, where you can now select an email template. You can also attach documents. Either drag & drop to add a new document, or use an available document that has previously been sent. Click on the document name to open a preview of it in a separate browser tab. You can also schedule a date and time when the email will be sent. Next to the avatar, you'll see the email address from which the message to the candidate will be sent. This setting is made in the Recruiting settings for the sub-company stored in the position details for the respective position. 

Beachten Sie, dass Sie Zugriffsrechte auf die Bewerberdokumente, die Sie über den Reiter Nachrichten versenden oder erhalten, über die Recruiting-Rollen für alle Mitarbeiter definieren können. Legen Sie fest, welche Mitabeiter verschiedene Dokumentkategorien ansehen oder bearbeiten dürfen. 

recruiting-candidate-message_de.png

Versenden Sie über den Reiter Bewerbungen im Recruiting-Bereich E-Mails an mehrere Bewerber gleichzeitig.

 

 


Erstellung von E-Mail-Vorlagen

 

Hinterlegen Sie nach der Konfiguration Ihres E-Mail-Postfaches beliebig viele benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen, wie bspw. für eine automatische Eingangsbestätigung, eine Absage nach Bewerbungseingang oder eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > E-Mail und definieren Sie beliebig viele individuelle E-Mail-Vorlagen über das Eingabefeld Neue Vorlage hinzufügen. Wählen Sie Editieren, um den Betreff sowie den Inhalt der E-Mail festzulegen. Nutzen Sie Platzhalter und Geschlechtervariablen, um Nachrichten an Ihre Bewerber zu personalisieren:

  • Platzhalter: Platzhalter werden bei Anwendung der Vorlage ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Bewerberdaten befüllt. Dazu stehen Ihnen der Vor- und Nachname des Bewerbers sowie die ausgeschriebene Stellenbezeichnung zur Verfügung.
  • Geschlechtervariable: Sofern das Geschlecht Ihrer Bewerber in Personio hinterlegt ist, haben Sie die Möglichkeit, geschlechtsspezifische Unterscheidungen in Ihren E-Mails zu automatisieren. Dabei wird standardmäßig die männliche Formulierung zuerst angeführt.

Attach documents to your email template as required, such as directions on how to get to your office. You can attach further documents when emailing candidates.

Nützliche Beispielvorlagen für E-Mail-Vorlagen finden Sie hier.

settings-recruiting-e-mail_DE.png

Remember that the gender is not yet stored in the Personio candidate profile when an application is first received. It is therefore best to use gender-neutral expressions in automatic acknowledgments of receipt.

Abschließend können Sie über den Reiter Kategorien eine automatische Eingangsbestätigung pro Recruiting-Kategorie festlegen. Klicken Sie dazu auf Editieren und entscheiden Sie, ob die automatische Bestätigung für Bewerbungen über das Online-Tool und/oder für E-Mail-Bewerbungen versendet werden soll. Wählen Sie eine Vorlage und die Absenderadresse für die Eingangsbestätigung. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Absender in Personio über eine Signatur verfügt.

settings-recruiting-categories_DE.png

 

 

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