Schritt 2: Konfiguration der E-Mail-Einstellungen

 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie im Recruiting-Bereich Ihre E-Mail-Einstellungen konfigurieren sowie individuelle Vorlagen für E-Mails hinterlegen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch einen unternehmensweit einheitlichen Bewerbungsverlauf sicher.

 

Einrichtung Ihrer E-Mail-Adresse

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, über ein persönliches Recruiting-Postfach Nachrichten von Bewerbern zu empfangen sowie E-Mails direkt aus Ihrem Personio-Account an Bewerber zu versenden.

E-Mails von Bewerbern, die an Ihre unternehmenseigene Recruiting-Adresse gesendet werden, können durch eine automatische Umleitung an meinaccount-jobs@m.personio.de direkt Ihr Personio-Postfach gesendet werden.

Hinterlegen Sie zudem Ihre SMTP-Einstellungen, um die E-Mail-Adresse Ihres unternehmenseigenen Recruiting-Postfaches als Absenderadresse für ausgehende E-Mails zu verwenden. Es ist möglich, verschiedene E-Mail-Adressen für verschiedene Gesellschaften zu hinterlegen. Mehr dazu erfahren Sie hier

Bitte beachten Sie die maximale Dateigröße von 10MB für ein- und ausgehende E-Mails über die Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternehmens.

recruiting-smtp-setup_de.png

 

    1. Entnehmen Sie unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen Ihre Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternehmens. Alle ausgehenden Nachrichten werden standardmäßig von dieser E-Mail-Adresse versendet. Zusätzlich erscheinen alle in diesem Postfach eingehenden Nachrichten in Ihrem Personio-Account.
    2. Hinterlegen Sie Ihre eigene Posteingangsadresse bei Andere E-Mail-Adresse verwenden? > Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse, falls Sie Ihre unternehmensinterne Recruiting-E-Mail-Adresse für die Bewerberkorrespondenz verwenden möchten. Hierzu richten Sie für Ihre E-Mails eine Umleitung an Ihr Personio-Postfach ein. Diese erfolgt auf Ihrem eigenen E-Mail-Server. Hierbei muss beachtet werden, dass der Original-Header der E-Mail mit übermittelt wird und gleichzeitig eine Kopie auf Ihrem eigenen Mail Server gespeichert wird. Wenn Sie sich bei den dafür notwendigen Einstellungen nicht sicher sind, wenden Sie sich bitte an Ihre hausinterne IT.

      settings-recruiting-mail-address_de.png
    3. Legen Sie außerdem unter Name des Absenders fest, ob der eingeloggte Mitarbeiter oder das Unternehmen als Absender der E-Mail erscheinen soll.
    4. Um ausgehende E-Mails an Bewerber nicht über "meinaccount-jobs@m.personio.de", sondern über Ihr unternehmenseigenes Recruiting-Postfach zu versenden, richten Sie eine Verbindung zwischen Personio und dem SMTP-Server Ihres Unternehmens ein. Navigieren Sie dafür zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen > Andere E-Mail-Adresse verwenden > Ihre Domains > SMTP Einstellungen. Mehr Informationen zum Aufsetzen einer SMTP-Verbindung finden Sie in diesem Artikel und hier.


Erstellung von E-Mail-Vorlagen

 

Hinterlegen Sie nach der Konfiguration Ihres E-Mail-Postfaches beliebig viele benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen, wie bspw. für eine automatische Eingangsbestätigung, eine Absage nach Bewerbungseingang oder eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > E-Mail und definieren Sie beliebig viele individuelle E-Mail-Vorlagen über das Eingabefeld Neue Vorlage hinzufügen. Wählen Sie Editieren, um den Betreff sowie den Inhalt der E-Mail festzulegen. Nutzen Sie Platzhalter und Geschlechtervariablen, um Nachrichten an Ihre Bewerber zu personalisieren:

  • Platzhalter: Platzhalter werden bei Anwendung der Vorlage ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Bewerberdaten befüllt. Dazu stehen Ihnen der Vor- und Nachname des Bewerbers sowie die ausgeschriebene Stellenbezeichnung zur Verfügung.
  • Geschlechtervariable: Sofern das Geschlecht Ihrer Bewerber in Personio hinterlegt ist, haben Sie die Möglichkeit, geschlechtsspezifische Unterscheidungen in Ihren E-Mails zu automatisieren. Dabei wird standardmäßig die männliche Formulierung zuerst angeführt.

Fügen Sie der E-Mail-Vorlage bei Bedarf Dokumente, wie bspw. eine Wegbeschreibung, als Anhang bei. Bei Versand von Bewerbernachrichten können weitere Dokumente angefügt werden.

Nützliche Beispielvorlagen für E-Mail-Vorlagen finden Sie hier.

settings-recruiting-e-mail_DE.png

Beachten Sie, dass das Geschlecht im Bewerberprofil unmittelbar nach Eingang der Bewerbung in Personio noch nicht hinterlegt ist, weshalb automatische Eingangsbestätigungen immer geschlechtsneutral formuliert werden sollten.

Abschließend können Sie über den Reiter Kategorien eine automatische Eingangsbestätigung pro Recruiting-Kategorie festlegen. Klicken Sie dazu auf Editieren und entscheiden Sie, ob die automatische Bestätigung für Bewerbungen über das Online-Tool und/oder für E-Mail-Bewerbungen versendet werden soll. Wählen Sie eine Vorlage und die Absenderadresse für die Eingangsbestätigung. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Absender in Personio über eine Signatur verfügt.

settings-recruiting-categories_DE.png

 

E-Mail versenden

Über den Recruiting-Bereich im Hauptmenü können Sie nun im entsprechenden Bewerberprofil unter Nachrichten aus den Email-Vorlagen auswählen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Dokumente anzuhängen. Entweder fügen Sie ein neues Dokument per Drag-and-drop hinzu, oder Sie greifen auf ein verfügbares, bereits gesendetes Dokument zu. Mit Klick auf den Dokumentennamen öffnet sich in einem neuen Browser Tab die Vorschau. Das Versenden der E-Mail können Sie zudem terminieren. Neben dem Avatarbild sehen Sie, von welcher E-Mail-Adresse aus die Nachricht an den Bewerber versandt wird. Diese wird in den Recruiting-Einstellungen für die Gesellschaft konfiguriert, die in den Jobdetails der Stelle hinterlegt ist. 

Beachten Sie, dass Sie Zugriffsrechte auf die Bewerberdokumente, die Sie über den Reiter Nachrichten versenden oder erhalten, über die Recruiting-Rollen für alle Mitarbeiter definieren können. Legen Sie fest, welche Mitabeiter verschiedene Dokumentkategorien ansehen oder bearbeiten dürfen. 

recruiting-candidate-message_de.png

Versenden Sie über den Reiter Bewerbungen im Recruiting-Bereich E-Mails an mehrere Bewerber gleichzeitig.

 

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