Schritt 2: Konfiguration der E-Mail-Einstellungen

Um Ihre tägliche Arbeit zu erleichtern, haben Sie im Recruiting die Möglichkeit Ihre E-Mail-Einstellungen zu konfigurieren sowie individuelle Vorlagen für E-Mails zu hinterlegen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch einen unternehmensweit einheitlichen Bewerbungsverlauf sicher.

 

Recruiting Posteingangsadressen in Personio

Um Ihre Recruiting E-Mail-Adressen zu konfigurieren, navigieren Sie bitte in den Einstellungen auf den Bereich Recruiting > Allgemein. Hier finden Sie Ihre persönlichen Recruiting-Posteingangsadressen: 

Die Posteingangsadresse accountname-jobs@m.personio.de ist die Adresse Ihrer Personio Recruiting Inbox. Alle Mails, die dorthin gesendet werden, landen automatisch in Ihrer Recruiting Inbox. 

Unter der eigenen Posteingangsadresse können Sie Ihre eigene Bewerbungsinbox hinterlegen. Alle Bewerbungen, die in diese Inbox gelangen, müssen manuell oder automatisch an die Personio Recruiting Inbox weitergeleitet werden. Diese Einstellungen können auf Ihrem Mailserver vorgenommen werden. 

Beachten Sie die maximale Dateigröße von 10MB für ein- und ausgehenden E-Mails über die Personio Posteingangsadresse.

 

Einrichtung einer SMTP-Verbindung zur Versendung von Recruiting E-Mails

Soll Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse als Absender von Personio Recruiting E-Mails angezeigt werden, dann richten Sie eine SMTP-Verbindung zwischen Personio und dem entsprechenden Postfach Ihres Unternehmens ein. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 

    1. Richten Sie in Ihrem eigenen Recruiting-Postfach die automatische Weiterleitung von E-Mails an die Personio Recruiting Inbox ein.
    2. Tragen Sie unter Allgemein > Eigene Posteingangsadresse die E-Mail-Adresse Ihres Recruiting-Postfaches ein. Diese Adresse wird von Personio als Absenderadresse für ausgehende E-Mails verwendet. Bewerber antworten auf diese E-Mail-Adresse. Von dort wird die E-Mail dann an die Personio Recruiting Inbox weitergeleitet (siehe Punkt 1). 

      Legen Sie außerdem unter Absender von Recruiting E-Mails fest, ob der eingeloggte Mitarbeiter oder das Unternehmen als Absender der E-Mail erscheinen soll.

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    3. Richten Sie abschließend eine Verbindung zwischen Personio und dem SMTP-Server Ihres Unternehmens ein, damit ausgehende Mails an Bewerber über Ihren eigenen Server versendet werden. Hinterlegen Sie dazu unter dem Reiter Email die entsprechenden SMTP-Verbindungsdaten. Mehr Informationen zum Aufsetzen einer SMTP-Verbindung finden Sie hier

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Erstellung von E-Mail-Vorlagen

Nach dem Konfigurieren des E-Mail-Postfachs in Personio, können Sie für eine einheitliche Kommunikation über EinstellungenRecruiting > E-mail individuelle E-Mail-Vorlagen anlegen. Für die Erstellung von E-Mail-Vorlagen fügen Sie unter Einstellungen > Recruiting > Email einfach neue Vorlagen hinzu. Sie haben hierbei die Möglichkeit die E-Mail-Vorlagen individuell zu konfigurieren. Mit Klick auf den Button Editieren können Sie nun den E-Mail-Betreff sowie die vorgefertigte Nachricht in der E-Mail festlegen. Fügen Sie auch Platzhalter, beispielsweise für den Namen des Bewerbers oder die Stelle, ein, welche dann automatisch bei der Verwendung mit den entsprechenden Bewerberdaten gefüllt werden. Des Weiteren können beliebig viele individuelle Geschlechter-Variablen eingefügt werden, wie beispielsweise ||geehrter Herr | geehrte Frau||. Dabei wird standardmäßig die männliche Formulierung zuerst angeführt.

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Beachten Sie, dass das Geschlecht im Bewerberprofil unmittelbar nach Eingang der Bewerbung in Personio noch nicht hinterlegt ist, weshalb automatische Eingangsbestätigungen immer geschlechtsneutral formuliert werden sollten.

Abschließend können Sie über den Reiter Kategorien eine automatische Eingangsbestätigung pro Recruiting-Kategorie festlegen. Klicken Sie dazu auf Editieren und wählen Sie, ob die automatische E-Mail für Bewerbungen über das Online-Tool und/oder für E-Mail-Bewerbungen versendet werden soll. Wählen Sie eine Vorlage und die Absenderadresse für die Eingangsbestätigung. Stellen Sie des Weiteren sicher, dass der Absender in Personio über eine Signatur verfügt. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen. 

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Über den Recruiting-Bereich im Hauptmenü können Sie nun im entsprechenden Bewerberprofil unter Nachrichten aus den Email-Vorlagen auswählen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Dokumente anzuhängen sowie das Versenden der E-Mail zu terminieren. 

 

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