Schritt 2: Bewerberkommunikation per E-Mail einrichten

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie die E-Mail-Einstellungen für die Kommunikation im Recruiting einrichten können. Auf diese Weise können Sie Kandidaten direkt von Personio aus kontaktieren und E-Mail-Vorlagen für einen effizienteren Austausch verwenden.

 

Was beinhaltet die Bewerberkommunikation per E-Mail in Personio?

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, über ein persönliches Recruiting-Postfach Nachrichten von Bewerbern zu empfangen sowie E-Mails direkt aus Ihrem Personio-Konto an Bewerber zu versenden. Die Kommunikation wird an zwei Punkten eingerichtet, die separat konfiguriert werden können:

  1. Automatische Umleitung von eingehenden E-Mails von Bewerbern, die von der Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens oder einer Gesellschaft an die Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternehmens in Personio, myaccount-jobs@m.personio.de, umgeleitet werden. ► Richten Sie eine Umleitung in der E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens ein, um alle Bewerbungen in Personio zu erhalten und die Verwaltung von Bewerbern zu vereinfachen.
  2. Versenden von Recruiting-E-Mails aus Personio, wobei die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens oder einer Gesellschaft als Absenderadresse verwendet wird. ► Richten Sie Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Adresse als Absender ein und konfigurieren Sie ein Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). 

recruiting-smtp-setup_de.png

Beachten Sie, dass Sie sowohl eine Umleitung von E-Mails an Personio (für eingehende Kommunikation) als auch SMTP (für ausgehende Kommunikation) einrichten können. Für einen reibungslosen Kommunikationsprozess empfehlen wir, beides einzurichten. Sie können aber auch nur die Umleitung einrichten.

 

Einrichten einer Umleitung, um Bewerber-E-Mails in Personio zu erhalten 

Wenn Sie Bewerbungen und Nachrichten von Bewerbern per E-Mail direkt im Bereich Recruiting unter Zuzuweisende Nachrichten oder im Bewerberprofil erhalten möchten, müssen Sie eine Umleitung einrichten. Diese Umleitung sendet eingehende E-Mails von der Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens an die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens in Personio. 

Sie finden die Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternhemens in Personio unter Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Allgemein > Recruiting-E-Mail-Einstellungen. Alle ausgehenden Nachrichten werden standardmäßig von dieser E-Mail-Adresse gesendet, und alle in dieser Mailbox empfangenen Nachrichten werden in Ihrem Personio-Konto angezeigt.

Settings-Recruiting-General-Recruiting-Email_de.png

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails von Bewerbern ins Recruiting-Postfach Ihres Unternehmens in Personio zu leiten: 

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > RECRUITING > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen.
  2. Notieren Sie die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens für Ihr Konto und richten Sie eine Umleitung vom E-Mail-Server Ihres Unternehmens ein.

    Beachten Sie hierbei, dass der Original-Header der E-Mail mit übermittelt wird und gleichzeitig eine Kopie auf Ihrem eigenen Mailserver gespeichert wird. Wenn Sie sich bei den dafür notwendigen Einstellungen nicht sicher sind, wenden Sie sich bitte an Ihre hausinterne IT.

  3. Gehen Sie zu Name des Absenders, um festzulegen, ob der Mitarbeiter zum angegebenen Zeitpunkt angemeldet ist, oder ob der Firmenname (Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen) als Absender der E-Mail angezeigt wird.

Sie können testen, ob die Umleitung richtig eingerichtet ist, indem Sie die unter 1. Benutzerdefinierte Absender-E-Mail-Adresse einrichten beschriebenen Schritte durchführen.

 

Konfigurieren der SMTP-Einstellungen für ausgehende E-Mails von Ihrer Adresse

Um die Kommunikation mit Ihren Bewerbern noch effizienter und übersichtlicher zu gestalten, haben Sie die Möglichkeit, diese komplett über Personio unter Verwendung Ihrer unternehmenseigenen E-Mail-Adresse abzuwickeln. Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften ist es möglich, für die Hauptgesellschaft und jede Tochtergesellschaft eine eigene E-Mail-Adresse zu hinterlegen. 

Wir empfehlen zur Einrichtung der SMTP-Einstellungen die Einbindung Ihrer hausinternen IT-Abteilung.

 

1. Benutzerdefinierte Absender-E-Mail-Adresse einrichten

Hinterlegen Sie die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmen oder Ihrer Gesellschaft, an die Bewerber ihre Bewerbung senden sollen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

settings-recruiting-user-defined-address_de.png

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Wählen Sie bei Andere E-Mail-Adresse verwenden? die Einstellung Ja. Hinterlegen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse im Feld Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse für das Mutterunternehmen oder eine der Gesellschaften.
  3. Sobald Sie die Adresse abgespeichert haben, sollten Sie eine Test-E-Mail versenden. Personio versendet die Test-E-Mail und prüft, ob die Umleitung der E-Mails von Ihrem E-Mail-Server zur Recruiting-E-Mailadresse des Unternehmens funktioniert. Wenn die Umleitung erfolgreich eingerichtet worden ist (siehe Umleitung einrichten, um E-Mails von Bewerbern zu erhalten), landet die Test-E-Mail (und anschließend auch die Bewerbungen) automatisch unter Zuzuweisende Nachrichten

 

2. Verbindung zum SMTP-Server einrichten

Im nächsten Schritt hinterlegen Sie Ihre SMTP-Einstellungen für das gewählte Mutterunternehmen oder die gewählte Gesellschaft, um direkt aus Personio ausgehende Nachrichten von Ihrer unternehmenseigenen E-Mail-Adresse senden zu können.

Ohne die SMTP-Einstellungen werden Ihre Nachrichten über die Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternehmens (hier: accountname@m.personio.de) verschickt. Sollte Ihr SMTP-Server nur bestimmten, im System dokumentierten IP-Adressen eine Sendeerlaubnis erteilen, whitelisten Sie unsere Recruiting IP-Adressen 3.121.59.239/32, 3.65.146.216/32 und 18.158.122.164/32, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren.

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

settings-recruiting-smtp-settings_de.png

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen > Andere E-Mail-Adresse verwenden? Ja > Zum Senden von E-Mails verwenden? und klicken Sie auf Ja, um die SMTP-Einstellungen zu öffnen.
  2. Geben Sie die Informationen für Host, Port, Verschlüsselung, Konto und Passwort ein und klicken Sie auf Speichern.

    Achten Sie darauf, dass Sie als Benutzernamen die E-Mail-Adresse eintragen, die Sie zuvor als Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Die SMTP-Einstellungen stellen sicher, dass die von Personio gesendeten E-Mails über Ihren internen Server an den Bewerber gesendet werden. Mehr Informationen zu den technischen Details von SMTP-Einstellungen für verschiedene Anbieter finden Sie hier.

  3. Prüfen Sie mit dem Button Testen, ob die SMTP-Einstellungen korrekt hinterlegt wurden. Sollte keine erfolgreiche Verbindung zu Ihrem SMTP-Server hergestellt werden können, wird Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt, die Sie an Ihre interne IT-Abteilung weiterleiten sollten, um den Einstellungsfehler zu finden. 

Wenn Sie E-Mail-Adressen für Gesellschaften eingerichtet haben, legen Sie in den Stellendetails fest, zu welcher Gesellschaft eine Stelle gehört. Kandidaten, die sich für die Stelle bewerben, erhalten dann alle Nachrichten, die Sie ihnen innerhalb von Personio senden, über die E-Mail-Adresse, die Sie in den SMTP-Einstellungen für die Gesellschaft gespeichert haben. Hier finden Sie weitere Informationen zum Einrichten von E-Mail-Adressen für Gesellschaften.

 

Der letzte Schliff für die Kommunikation mit Bewerbern

Um die Einstellungen abzuschließen und das Recruiting-Modul von Personio für die Bewerberkommunikation vorzubereiten, empfehlen wir, E-Mail-Vorlagen einzurichten, um Ihre Bewerberkommunikation effizienter und standardisierter zu gestalten. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Mitarbeiter, die an der Bewerberkommunikation beteiligt sind, über eine ordnungsgemäße E-Mail-Signatur in ihrem Personio-Profil verfügen. Sobald alles eingerichtet ist, können Sie mit Ihrer Bewerberkommunikation beginnen. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Recruiting-Nachrichten in Personio und erfahren Sie, warum Sie bestimmte Nachrichten in den Nicht zugewiesenen Nachrichten erhalten.

 

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