Schritt 2: Konfiguration der E-Mail-Einstellungen

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie im Recruiting-Bereich Ihre E-Mail-Einstellungen konfigurieren sowie individuelle Vorlagen für E-Mails hinterlegen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch einen unternehmensweit einheitlichen Bewerbungsverlauf sicher.

 

Einrichtung Ihrer E-Mail-Adresse

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, über ein persönliches Recruiting-Postfach Nachrichten von Bewerbern zu empfangen sowie E-Mails direkt aus Ihrem Personio-Account an Bewerber zu versenden. E-Mails von Bewerbern, die an Ihre unternehmenseigene Recruiting-Adresse gesendet werden, können durch eine automatische Umleitung an meinaccount-jobs@m.personio.de direkt in Ihrem Personio-Postfach verwaltet werden. Hinterlegen Sie zudem Ihre SMTP-Einstellungen, um die E-Mail-Adresse Ihres unternehmenseigenen Recruiting-Postfaches als Absenderadresse für ausgehende E-Mails zu verwenden.

Bitte beachten Sie die maximale Dateigröße von 10MB für ein- und ausgehende E-Mails über die Personio-Posteingangsadresse.

Prozess_E-Mail_Integration.png 

    1. Entnehmen Sie unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein Ihre persönliche Posteingangsadresse. Alle ausgehenden Nachrichten werden standardmäßig von dieser E-Mail-Adresse versendet. Zusätzlich erscheinen alle an dieses Postfach eingehenden Nachrichten in Ihrem Personio-Account.
    2. Hinterlegen Sie Ihre eigene Posteingangsadresse, falls Sie Ihre unternehmensinterne Recruiting-E-Mail-Adresse für die Bewerberkorrespondenz verwenden möchten. Richten Sie hierzu eine Umleitung an die Personio-Posteingangsadresse ein. Die Umleitung erfolgt auf Ihrem eigenen E-Mail-Server.
    3. Legen Sie außerdem unter Absender von Recruiting E-Mails fest, ob der eingeloggte Mitarbeiter oder das Unternehmen als Absender der E-Mail erscheinen soll.

      Posteingangsadresse_hinterlegen.png

    4. Um ausgehende E-Mails an Bewerber nicht über meinaccount-jobs@m.personio.de, sondern über Ihr unternehmenseigenes Recruiting-Postfach zu versenden, richten Sie eine Verbindung zwischen Personio und dem SMTP-Server Ihres Unternehmens unter Einstellungen > E-Mail > SMTP Einstellungen ein. Mehr Informationen zum Aufsetzen einer SMTP-Verbindung finden Sie hier

      SMTP-Einstellungen_fu_r_die_E-Mail-Adresse.png


Erstellung von E-Mail-Vorlagen

Hinterlegen Sie nach der Konfiguration Ihres E-Mail-Postfaches beliebig viele benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen, wie bspw. für eine automatische Eingangsbestätigung, eine Absage nach Bewerbungseingang oder eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > E-Mail und definieren Sie beliebig viele individuelle E-Mail-Vorlagen über das Eingabefeld Neue Vorlage hinzufügen. Wählen Sie Editieren, um den Betreff sowie den Inhalt der E-Mail festzulegen. Nutzen Sie Platzhalter und Geschlechtervariablen, um Nachrichten an Ihre Bewerber zu personalisieren:

  • Platzhalter: Platzhalter werden bei Anwendung der Vorlage ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Bewerberdaten befüllt. Dazu stehen Ihnen der Vor- und Nachname des Bewerbers sowie die ausgeschriebene Stellenbezeichnung zur Verfügung.
  • Geschlechtervariable: Sofern das Geschlecht Ihrer Bewerber in Personio hinterlegt ist, haben Sie die Möglichkeit, geschlechtsspezifische Unterscheidungen in Ihren E-Mails zu automatisieren. Dabei wird standardmäßig die männliche Formulierung zuerst angeführt.

Fügen Sie der E-Mail-Vorlage bei Bedarf Dokumente, wie bspw. eine Wegbeschreibung, als Anhang bei. Bei Versand von Bewerbernachrichten können weitere Dokumente angefügt werden.

Nützliche Beispielvorlagen für E-Mail-Vorlagen finden Sie hier.

E-Mail-Vorlage_erstellen.png

Beachten Sie, dass das Geschlecht im Bewerberprofil unmittelbar nach Eingang der Bewerbung in Personio noch nicht hinterlegt ist, weshalb automatische Eingangsbestätigungen immer geschlechtsneutral formuliert werden sollten.

Abschließend können Sie über den Reiter Kategorien eine automatische Eingangsbestätigung pro Recruiting-Kategorie festlegen. Klicken Sie dazu auf Editieren und entscheiden Sie, ob die automatische Bestätigung für Bewerbungen über das Online-Tool und/oder für E-Mail-Bewerbungen versendet werden soll. Wählen Sie eine Vorlage und die Absenderadresse für die Eingangsbestätigung. Stellen Sie des Weiteren sicher, dass der Absender in Personio über eine Signatur verfügt.

Interview-Kategorien_festlegen.png

Über den Recruiting-Bereich im Hauptmenü können Sie nun im entsprechenden Bewerberprofil unter Nachrichten aus den Email-Vorlagen auswählen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Dokumente anzuhängen sowie das Versenden der E-Mail zu terminieren. 

Einladung_per_E-Mail_versenden.png

Versenden Sie über den Reiter Bewerbungen im Recruiting-Bereich E-Mails an mehrere Bewerber gleichzeitig. 

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