Schritt 3: Erstellung von Recruiting-Interviews

 

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Bewerber-Interviews planen und verwalten. Legen Sie dafür zunächst alle verschiedenen Interviewarten fest, die Sie in Personio einrichten möchten, und entscheiden Sie, ob Kalendereinladungen an alle internen Teilnehmer eines Interviews direkt von Ihrem Personio-Account gesendet werden sollen. Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Unternehmenskalender mit Ihrem Personio-Account zu verknüpfen. Sie können diese Funktion nutzen, um die Verfügbarkeit von Interviewteilnehmern und Besprechungsräumen bei der Planung eines Interviews in Personio zu prüfen.

 

Interview-Typen einrichten

Analog zu den Recruiting-Phasen können Sie in Personio beliebig viele Interview-Typen anlegen, z. B. Telefoninterviews, persönliche Interviews, Assessment-Center usw. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Interview-Typen einzurichten:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Interviews > Interview-Typen.
  2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol plus-icon.png und fügen Sie alle Interview-Typen hinzu, die Sie in Personio planen möchten.
  3. Wenn Sie die Sortierreihenfolge Ihrer Interview-Typen ändern möchten, klicken Sie auf Bearbeiten. Erfahren Sie mehr über dasKonfigurieren von Interview-Typen.

settings-recruiting-interviews_de.png

 

Kalendereinladungen für Interviewer einrichten

Folgen Sie diesen Schritten, um zu konfigurieren, ob Interviewer neben dem in Personio erstellten Termin auch eine Kalendereinladung per E-Mail erhalten sollen:

Hinweis: Diese Einrichtung ist nicht erforderlich, wenn Sie eine Kalenderintegration per API einrichten. Wenn Sie allerdings mit einer externen Recruiting-Agentur zusammenarbeiten (die keine E-Mail-Adresse hat, die zur Domain Ihres Unternehmens gehört, z. B. max@headhunter.com), sollte die Checkbox aktiviert bleiben, damit iCal-Einladungen an diese Benutzer gesendet werden können.

  1. Zunächst müssen Sie Interview-Termine über iCal in Ihren Kalender exportieren.
  2. Gehen Sie anschließend zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Interviews > Interview-Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten und legen Sie fest, ob Mitarbeiter, die an Interviews teilnehmen, auch eine Kalendereinladung per E-Mail erhalten sollen. Solche Einladungen werden über iCal gesendet.
  4. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Tipp: Da Termineinladungen zu Bewerber-Interviews personenbezogene Bewerberdaten enthalten, wird der Termin standardmäßig als nicht verfügbar und ohne weitere Details im Kalender ausgewiesen. Der Interview-Host muss das Datum und die Uhrzeit des Interviews in seinem eigenen E-Mail-Konto auf „öffentlich“ setzen, damit Interviewer den Termin sehen können.

 

Eine Kalender-Integration einrichten

Um von besseren Workflows und weniger Fehlern beim Einrichten von Interviewterminen zu profitieren, empfehlen wir Ihnen, Ihren Unternehmenskalender über unseren Partner Cronofy per API mit Ihrem Personio Konto zu integrieren.

Hier haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

  • Sie können bei der Terminierung eines Interviews mithilfe der Funktion Zeitblock im Kalender suchen die Verfügbarkeit von Interview-Teilnehmern und Räumen prüfen.
  • Sie können Links für Videokonferenzen über Zoom, Google Meet, MS Teams und GoToMeeting direkt in Personio anlegen.
  • Sie können Bewerbern mithilfe der Funktion Smarte Interviewplanung eine Auswahl verfügbarer Interviewtermine aus Ihrem Kalender anbieten.

Personio unterstützt derzeit die Integration der Kalenderprogramme Google Apps, Microsoft Office 365 und Microsoft Exchange. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Integration Ihres Unternehmenskalenders einrichten.

Hinweis: Die Einrichtung der Kalender-Integration kann nur von Mitarbeitern mit Administratorrechten für Ihren Account vorgenommen werden. Zusätzlich ist die Zusammenarbeit mit dem Administrator des Firmenkalenders bzw. mit Ihrem IT-Admin notwendig.

 

Interview erstellen

Hat sich ein geeigneter Bewerber auf eine offene Position beworben, können Sie Ihre Interview-Termine direkt in Personio erstellen und verwalten. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Create-Recruiting-Interview_de.gif

  1. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen.
  2. Gehen Sie zur Bewerbung des Bewerbers und klicken Sie auf den Reiter Interviews.
  3. Klicken Sie auf Neues Interview und wählen Sie einen Interview-Typ aus.
    Weitere Informationen finden Sie unter Interview-Typen konfigurieren .
  4. Wählen Sie die Teilnehmer aus (Interviewer und Organisator). Wenn Sie als Organisator das geplante Interview auch in Ihrem Kalender sehen möchten, fügen Sie sich bitte als Teilnehmer hinzu.

    Tipp: Der Organisator muss nicht unbedingt selbst am Interview teilnehmen, muss aber für die Stelle bereits als verantwortliche Person definiert sein. Allen Teilnehmern muss eine Recruiting-Rolle zugewiesen werden, um die Rechte zu definieren, die sie mit der Einladung zum Interview erhalten. Erfahren Sie mehr über Schritt 7: Recruiting-Rollen definieren.

  5. Fügen Sie nun die Dauer, das Datum und die Startzeit des Interviews hinzu und wählen Sie optional einen Raum und Ort, an dem das Interview stattfinden soll. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Interview-Termine ohne Kalenderintegration planen können.

    Hinweis: Wenn Sie einen integrierten Kalender verwenden, können Sie:
    ▶︎ Zeitblock im Kalender suchen anklicken und die Verfügbarkeit der Interviewer und Räume direkt im Kalender prüfen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Interviews mit dem integrierten Kalender planen können.
    ▶︎ Einen Link für die Smarte Interviewplanung anlegen und dem Bewerber senden. Erfahren Sie mehr über die Smarte Interviewplanung.

  6. Unter Interviewmethode können Sie auswählen, ob das Interview persönlich, per Telefon oder über einen integrierten Videokonferenzanbieter (Google Meet, Zoom, MS Teams oder GoToMeeting) stattfinden soll. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Videokonferenzen für Interviews einrichten können.

  7. Wenn Sie Evaluationsbögen konfiguriert haben, können Sie einen Bogen aus dem Drop-Down-Menü auswählen und Erinnerungen für die Interviewer einrichten, damit sie für diese Aufgabe automatische E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Schritt 4: Evaluationsbögen anlegen.

 

Interviews verwalten

Einladung an den Bewerber senden

Sobald das Interview erfolgreich angelegt wurde, können Sie E-Mail-Einladung an Bewerber anklicken, um dem Bewerber alle erforderlichen Informationen zu schicken, entweder mithilfe einer E-Mail-Vorlage oder über die Funktion Interview-Details kopieren . So wird mit der Einladung automatisch auch ein Ereignis im Kalender des Bewerbers angelegt, in dem der Nachrichtentext angezeigt ist. Erfahren Sie, wie Sie Recruiting-Nachrichten versenden.

Hinweis: Je nach den Einstellungen des E-Mail-Anbieters des Bewerbers wird die Antwort des Bewerbers auf die Einladung (akzeptiert oder abgelehnt) an Personio gesendet und in der Übersicht des Interviews angezeigt.

 

Interview-Status und Übersicht

Dem geplanten Interview wird automatisch ein Status zugewiesen:

  • Geplant (Datum des Interviews liegt in der Zukunft): Alle internen Teilnehmer erhalten eine E-Mail-Einladung zum Interview, sofern die entsprechende Option wie oben beschrieben aktiviert wurde.
  • Erledigt (das Datum des Interviews liegt in der Vergangenheit): Am Tag nach dem geplanten Vorstellungsgespräch erhalten alle Vorstellungsgespräche automatisch den Status Erledigt, sofern der Status nicht vorher manuell in Abgelehnt geändert wird.
  • Abgesagt: Klicken Sie auf Dieses Interview absagen und der Status wechselt automatisch zu Abgesagt.

Die Interviewmethode wird durch ein Symbol angezeigt. Die Uhrzeit des Interviews richtet sich nach der Zeitzone des Hosts, die in Klammern daneben angegeben ist. Sobald ein Interview erstellt wurde, können die folgenden Statusmeldungen sowohl im geplanten Interview als auch im Unternehmenskalender angezeigt werden:

  • Anwesend
  • Abgelehnt
  • Vielleicht
  • Warten auf Antwort

Recruiting-Video-Interview-Scheduled_de.png

 

Interview absagen

Um das Interview abzusagen, klicken Sie auf Dieses Interview absagen.

Hinweis: Alle internen Teilnehmer werden automatisch per E-Mail über die Absage informiert.Der Bewerber erhält keine automatische Benachrichtigung über die Absage des Termins, weshalb Sie den Bewerber separat via E-Mail informieren müssen.

 

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