Schritt 3: Erstellung von Recruiting-Interviews

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Bewerber-Interviews planen und verwalten. Definieren Sie dazu alle Interview-Typen, die Sie in Personio abbilden möchten. Zusätzlich bietet Personio die Möglichkeit, Kalendereinladungen direkt aus Ihrem Account an alle internen Interview-Teilnehmer zu versenden.

 

Interview-Typen anlegen

Analog zu den Recruiting-Phasen können Sie in Personio beliebig viele Interview-Typen anlegen. Fügen Sie hierfür unter Einstellungen > Recruiting > Interview-Typen alle Interview-Arten hinzu, die Sie in Personio planen möchten. Wählen Sie Editieren, um die Sortierreihenfolge der Interview-Typen zu verändern.

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Entscheiden Sie unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein, ob Mitarbeiter, die an Interviews teilnehmen, zusätzlich zu einem Eintrag in ihrem Personio-Kalender auch eine Termineinladung via E-Mail erhalten sollen.

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Da Termineinladungen zu Bewerber-Interviews personenbezogene Bewerberdaten enthalten, wird der Termin standardmäßig als nicht verfügbar und ohne weitere Details im Kalender ausgewiesen. Stellen Sie den Interview-Termin in Ihrem eigenen E-Mail-Programm auf öffentlich, damit Ihre Kollegen diesen einsehen können.

 

Anlegen und Verwalten von Interviews

Hat sich ein geeigneter Bewerber auf eine vakante Position beworben, können Sie Ihre Interview-Termine direkt in Personio erstellen und verwalten.

Navigieren Sie auf das gewünschte Bewerberprofil und wechseln Sie auf den Reiter Interviews. Wählen Sie Interview hinzufügen und bestimmen Sie den entsprechenden Interview-Typ, um ein Bewerber-Interview zu planen. Bestimmen Sie den Veranstalter des Interviews. Dieser muss nicht zwangsläufig selbst an dem Interview teilnehmen, jedoch zuvor als Verantwortlicher der Stelle zugewiesen worden sein. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die an dem Interview teilnehmen sollen. Jedem Teilnehmer muss an dieser Stelle eine Recruiting-Rolle zugewiesen werden, um die Zugriffsrechte festzulegen, die er durch die Interview-Einladung erhält. Wie Sie Recruiting-Rollen konfigurieren, erfahren Sie hier.

Hinterlegen Sie den Status des Interviews:

  • Erstellt: Die Zusage des Bewerbers ist ausstehend.
  • Geplant: Der Bewerber hat dem Interview zugesagt. Sofern unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein aktiviert, erhalten alle internen Teilnehmer eine Termineinladung via E-Mail.

Im Home-Bereich erscheint am Tag des Interviews eine Terminvorschau im Bereich Heute stattfindende Interviews für den Veranstalter des Interviews sowie für jeden Teilnehmer.

Bitte beachten Sie, dass der Bewerber selbst keine automatische Termineinladung erhält. Diesen müssen Sie separat via E-Mail einladen.

  • Vollendet: Das Interview wurde durchgeführt.
  • Abgesagt: Das Interview findet nicht zum geplanten Termin statt. Alle internen Teilnehmer erhalten eine automatische Absage via E-Mail.

Der Bewerber erhält keine automatische Benachrichtigung über die Absage des Termins, weshalb Sie den Bewerber separat via E-Mail informieren müssen.

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Fügen Sie Datum, Zeitpunkt, Dauer sowie den Ort des Interviews hinzu.

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Entscheiden Sie, ob die Interview-Teilnehmer einen Evaluationsbogen ausfüllen sollen. Für geplante Interviews erhalten alle Teilnehmer am Tag des Interviews die Aufforderung zum Ausfüllen des Evaluationsbogens via E-Mail sowie als To Do auf ihrem Dashboard

Wählen Sie aus, ob und nach wie vielen Tagen die Interview-Teilnehmer eine automatische Erinnerung für das Ausfüllen des Evaluationsbogens erhalten sollen. Hinterlegen Sie optional eine interne Notiz, welche den Interview-Teilnehmern angezeigt wird.

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Interview-Planung mit integriertem Kalender

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Unternehmenskalender mit Ihrem Personio-Account zu verknüpfen. Nutzen Sie diese Funktion, um die Verfügbarkeit von Interview-Teilnehmern und Räumen direkt bei der Erstellung eines Interview-Termins abzugleichen und direkt aus Personio heraus einen passenden Termin zu buchen.

 

Einrichtung der Kalenderintegration

Aktivieren Sie diese Funktion, indem Sie die Verbindung zu Ihrem Unternehmenskalender in den Einstellungen unter Kalender > Kalender Integration einrichten. Dieser Schritt ist einmalig erforderlich und kann ausschließlich von Mitarbeitern mit Administratorrechten für Ihren Account durchgeführt werden. Zusätzlich ist die Zusammenarbeit mit dem Administrator des Firmenkalenders bzw. mit Ihrem IT-Admin notwendig. Detaillierte Informationen zur Einrichtung der Integration finden Sie hier.

Personio unterstützt derzeit die Integration der Kalenderprogramme Google Apps, Microsoft Office 365 und Microsoft Exchange.

 

Interview-Planung

Um einen Interview-Termin zu erstellen, verfahren Sie analog zum oben beschriebenen Prozess (Kapitel Anlegen und Verwalten von Interviews).

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Nachdem Sie alle Rahmendaten und sämtliche Teilnehmer definiert haben, klicken Sie auf Zeitpunkt finden. Wählen Sie in der sich öffnenden Kalenderansicht per Drag-and-Drop einen freien Termin aus. Sie haben hier auch die Möglichkeit alle Rahmendaten, wie Datum, Interview-Dauer und Räume direkt in der Kalenderansicht festzulegen oder anzupassen. Wenn Sie die ausgewählte Zeit buchen möchten und auf die Schaltfläche Zeit bestätigen klicken, gelangen Sie zurück zur Interview-Übersicht.

Vervollständigen Sie die restlichen Felder und navigieren Sie auf Abschicken. Damit werden automatisch Einladungen verschickt und die angelegte Veranstaltung im Kalender der betreffenden Mitarbeiter und Räume hinterlegt.

Weiterführende Informationen zur Terminbuchung über einen integrierten Kalender finden Sie hier.

 

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