Dies ist Schritt 7 von 9 in der Implementierung des Recruiting-Moduls.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie verschiedene Interview-Typen in Personio einrichten, wie Sie Kalendereinladungen für interne Interviewteilnehmende aktivieren und wie Sie Ihren Unternehmenskalender mit Ihrem Personio-Konto verknüpfen.

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Interview-Typen: Interview-Typen werden verwendet, um eine bessere Vorstellung davon zu erhalten, in welcher Phase sich Bewerbende befinden. Außerdem informieren sie Interviewende über die Art des Interviews, das sie halten werden.
Kalendereinladungen für interne Teilnehmende: Wenn Sie Kalendereinladungen aktivieren, können Sie sicherstellen, dass interne Teilnehmende eine E-Mail mit einer iCal-Kalendereinladung zum Interview erhalten, sobald es geplant ist, damit sie das Interview nicht vergessen.
Kalenderintegration via API: Wenn Sie Ihren Unternehmenskalender via API in Personio integrieren, können Sie direkt die Verfügbarkeit von Interviewteilnehmenden und Besprechungsräumen überprüfen und Links zu Videoanrufen erstellen, während Sie ein Interview in Personio planen. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Bewerbenden intelligente Links zur Terminvereinbarung zu senden, damit sie ihr bevorzugtes Datum und ihre bevorzugte Uhrzeit aus Ihrem Kalender auswählen können.

Schritt 1: Interview-Typen einrichten

Analog zu den Recruiting-Phasen können Sie in Personio beliebig viele Interview-Typen anlegen, z. B. Telefoninterviews, persönliche Interviews, Assessment-Center usw. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Interview-Typen einzurichten:

Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting.
Wählen Sie den Reiter Interviews aus. Geben Sie unter Interview-Typen den Namen Ihres neuen Interview-Typs ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol . So können Sie alle Arten von Interviews erstellen, die Sie in Personio benötigen.
Um die Option Sortierindex Ihrer Interview-Typen zu ändern, wählen Sie den Interview-Typ aus, den Sie an eine andere Position verschieben möchten.
Klicken Sie dann neben diesem Interview-Typ auf Bearbeiten und geben Sie die gewünschte Ziffer für den Sortierindex ein. Klicken Sie dann auf Speichern.

Schritt 2: Kalendereinladungen für Interviewende einrichten

Folgen Sie diesen Schritten, um zu konfigurieren, ob Interviewende neben dem in Personio erstellten Termin auch eine Kalendereinladung per E-Mail erhalten sollen:

Hinweis
Diese Einrichtung ist nicht erforderlich, wenn Sie eine Kalenderintegration via API einrichten. Wenn Sie allerdings mit einer externen Recruiting-Agentur zusammenarbeiten (die keine E-Mail-Adresse hat, die zur Domain Ihres Unternehmens gehört, z. B. max@headhunter.com), sollte die Checkbox aktiviert bleiben, damit iCal-Einladungen an diese Nutzenden gesendet werden können.

1. iCal-Einladungen aktivieren

Gehen Sie zunächst zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting.
Wählen Sie den Reiter Interviews aus und klicken Sie neben Interview-Einstellungen auf Bearbeiten.
Hier können Sie festlegen, ob Mitarbeitende, die an Interviews teilnehmen, auch eine Kalendereinladung per E-Mail erhalten sollen. Solche Einladungen werden über iCal gesendet.
Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Tipp
Da Termineinladungen zu Bewerbendeninterviews personenbezogene Bewerbendendaten enthalten, wird der Termin standardmäßig als nicht verfügbar und ohne weitere Details im Kalender ausgewiesen. Der Interview-Host muss das Datum und die Uhrzeit des Interviews in seinem eigenen E-Mail-Konto auf „öffentlich“ setzen, damit Interviewende den Termin sehen können.

2. Ihren externen Unternehmenskalender über iCal mit Personio integrieren

Hinweis
Dieser Schritt muss von jedem Mitarbeitenden einzeln durchgeführt werden.

Wählen Sie unter Kalender den Button Eventkalender und dann Export.
Wählen Sie nun die Kalender aus, die Sie exportieren möchten, und die Abteilung.
Tipp: Um Interviews zu Ihrem Kalender hinzuzufügen, wählen Sie Recruiting als Kalender aus, um alle Interviews zu exportieren, oder Mein Kalender, um nur die Interviews zu exportieren, an denen Sie teilnehmen.
Klicken Sie auf Link generieren.
Klicken Sie auf Kopieren, um den generierten iCal-Link zu kopieren und ihn dann in Ihren externen Unternehmenskalender einzufügen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Interviews über iCal in einen externen Kalender exportieren.

Schritt 3 (optional): Kalenderintegration einrichten

Um von besseren Workflows und weniger Fehlern beim Einrichten von Interviewterminen zu profitieren, empfehlen wir Ihnen, Ihren Unternehmenskalender über unseren Partner Cronofy per API mit Ihrem Personio Konto zu integrieren.

Hier haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

Sie können bei der Terminierung eines Interviews mithilfe der Funktion Zeitblock im Kalender suchen die Verfügbarkeit von Interviewteilnehmenden und Räumen prüfen.
Sie können Links für Videokonferenzen über Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und GoToMeeting direkt in Personio anlegen.
Sie können Bewerbern mithilfe der Funktion Smarte Interviewplanung eine Auswahl verfügbarer Interviewtermine aus Ihrem Kalender anbieten.

Personio unterstützt derzeit die Integration der Kalenderprogramme Google Apps, Microsoft Office 365 und Microsoft Exchange. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Integration Ihres Unternehmenskalenders einrichten.

Hinweis:
Die Einrichtung der Kalender-Integration kann nur von Mitarbeitenden mit Adminrechten für Ihr Konto vorgenommen werden. Zusätzlich ist die Zusammenarbeit mit dem Admin des Unternehmenskalenders bzw. mit Ihrem IT-Admin notwendig.

Interviews verwalten

In den folgenden Artikeln erfahren Sie, wie Interviews auf unterschiedliche Weise erstellt und geplant werden können:

Nächster Schritt

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Wie können wir Ihnen helfen?

Interview-Typen und Einladungen einrichten (Implementierung)