Schritt 1: Phasen und Kategorien konfigurieren

 

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Recruiting-Phasen und -Kategorien konfigurieren können, um die spezifischen Recruiting-Abläufe Ihres Unternehmens in Personio abzubilden.

Mithilfe von Phasen und Kategorien können Sie für jede Stelle den richtigen, maßgeschneiderten Prozess anlegen, der alles vom Eingang der Bewerbung bis hin zur Anstellung beinhaltet. Ein Werkstudent kann so beispielsweise schneller angestellt werden als ein Vollzeit-Mitarbeiter, bei dem Sie möglicherweise mehrere Interviews führen wollen. Überlegen Sie zunächst, welche Schritte Ihre Bewerber üblicherweise durchlaufen, und kombinieren Sie diese dann beliebig je nach Kategorie, beispielsweise nach der Anstellungsart.

 

Vordefinierte Phasen

Unter Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Phasen werden die Phasen Nicht zugewiesen , Abgelehnt, Zurückgezogen, Angebot und Akzeptiert sind standardmäßig vordefiniert. Diese Rekrutierungsphasen können nicht bearbeitet werden, da sie weitere Prozesse in Personio auslösen.

Vordefinierte Recruiting-Phase Notiz
Nicht zugewiesen Alle Bewerber, die keiner Phase zugewiesen werden können, werden automatisch dieser Phase zugeordnet. Beispielsweise könnte die Löschung einer Phase, in der sich Bewerber befinden, eine solche Zuordnung auslösen.
Abgelehnt Alle Bewerber, die Sie abgelehnt haben, z. B. weil sie für die ausgeschriebene Stelle nicht geeignet sind, werden dieser Phase zugeordnet.
Zurückgezogen Alle Bewerber, die ihre Bewerbung zurückgezogen haben, weil sie vielleicht nicht länger an der ausgeschriebenen Stelle interessiert sind, werden dieser Phase zugeordnet.
Angebot Alle Bewerber, für die Sie direkt aus Personio ein Angebot angelegt (und gesendet) haben, werden dieser Phase zugeordnet. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie in Personio ein Angebot erstellen.
Akzeptiert Alle Bewerber, die Ihr Angebot akzeptiert haben, werden dieser Phase zugeordnet und automatisch als neue Mitarbeiter in Personio angelegt. Alle im Reiter Angebot festgelegten Informationen sowie sämtliche Dokumente werden automatisch in das neue Mitarbeiterprofil übertragen. Das Mitarbeiterprofil bleibt weiterhin mit dem Bewerberprofil verknüpft.

Hinweis: Sie sind aufgrund von der DS-GVO gesetzlich dazu verpflichtet, personenbezogene Daten zu entfernen, nachdem der Zweck erfüllt wurde, zu dem sie erfasst wurden. Navigieren Sie zu Einstellungen > RECRUITING > Recruiting > Allgemein, um automatisch die Bewerberdaten aller Bewerber zu anonymisieren, die der Phase Abgelehnt oder Zurückgezogen zugeordnet sind. Erfahren Sie mehr über die Anonymisierung und Löschung von Bewerberdaten.

 

Benutzerdefinierte Phasen

Legen Sie zusätzlich zu den vordefinierten Phasen beliebig viele weitere Phasen an, die Bewerber während des Bewerbungsprozesses durchlaufen sollen. So hinterlegen Sie Recruiting-Phasen:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Phasen.
  2. Fügen Sie den Namen der Phase im Textfeld Neue Phase hinzufügen ein und klicken Sie auf das Pluszeichen plus-icon.png.
  3. Legen Sie die Anzahl an Tagen fest, die ein Bewerber maximal in jeder Phase verbringen sollte. Wenn ein Bewerber diese Anzahl an Tagen überschreitet, wird Ihnen dies in der Liste der Bewerbungen farblich markiert. Zusätzlich können Sie diese Liste nach Bewerbern filtern, die sich bereits zu lange in einer bestimmten Phase befinden. Erfahren Sie mehr über die Funktionen der Bewerbungsliste.
  4. Verschieben Sie die Phase via Drag-and-Drop an die gewünschte Position.
  5. Wählen Sie zur besseren Unterscheidung und für eine klarere Struktur eine Farbe für die Phase.

So verschieben Sie Bewerber zwischen Phasen.

 

Konfiguration von Recruiting-Kategorien

Mit Hilfe von Recruiting-Kategorien können Sie verschiedene Bewerbungsprozesse abbilden, Ihre offenen Stellen übersichtlich organisieren und darstellen sowie automatische Eingangsbestätigungen versenden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Kategorie anzulegen:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Kategorien.
  2. Geben Sie den Namen der Kategorie in das Textfeld Neue Recruiting-Kategorie hinzufügen ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol plus-icon.png. Sie können zum Beispiel Kategorien nach Anstellungsart (z. B. Vollzeit, Teilzeit), Dienstalter (z. B. Junior, Senior) oder Abteilung (z. B. Marketing, IT) erstellen.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten und fügen Sie eine beliebige Anzahl von Recruiting-Phasen hinzu, die für die jeweilige Kategorie relevant sind. Passen Sie die Reihenfolge per Drag-and-Drop an.

    Hinweis: Wenn Sie einer Kategorie keine Phase zuweisen, werden automatisch alle Phasen angewendet.

  4. Definieren Sie unter Eingangsbestätigung, ob Bewerber, die sich über das Bewerbungsformular und/oder per E-Mail bewerben, eine automatische Eingangsbestätigung erhalten sollen. Wählen Sie eine beliebige E-Mail-Vorlage aus, die Sie zuvor als Vorlage für die Eingangsbestätigung angelegt haben, und wählen Sie die E-Mail-Signatur eines Mitarbeiters als Unterschrift für die Eingangsbestätigung aus. Ausführlichere Informationen zu E-Mail-Einstellungen in Personio finden Sie in unserem Artikel Schritt 2: Bewerberkommunikation per E-Mail einrichten.
  5. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.

Es kann auch hilfreich sein, eine zusätzliche Kategorie Bewerberpool anzulegen. Verschieben Sie Bewerber in diese Kategorie, die Sie für spätere Stellenausschreibungen in Betracht ziehen möchten. 

 

So werden Recruiting-Phasen und -Kategorien angezeigt

Nachdem Sie Ihre Recruiting-Phasen und -Kategorien eingerichtet haben, können Sie sich unter Recruiting > Stellen einen klaren Überblick über alle offenen Stellen in Ihrem Unternehmen verschaffen. Stellen werden nach Kategorie gruppiert angezeigt, und Sie sehen auf einen Blick, wie viele Bewerber sich derzeit in jeder Recruiting-Phase befinden.

Weitere Informationen finden Sie unter Neue Stellen anlegen.

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