Schritt 1: Phasen und Kategorien konfigurieren

 

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Recruiting-Phasen und -Kategorien konfigurieren können, um die spezifischen Recruiting-Abläufe Ihres Unternehmens in Personio abzubilden. Überlegen Sie zunächst, welche Schritte Ihre Bewerber üblicherweise durchlaufen, und kombinieren Sie diese dann beliebig je nach Kategorie. 

 

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Die Konfiguration von Phasen und Kategorien in Personio bietet die folgenden Vorteile:

  • Bilden Sie Ihren Bewerbungsprozess in Personio ab: Konfigurieren Sie verschiedene Phasen, die zu Ihrem Bewerbungsprozess passen, wie Screening, Telefoninterview, Assessment-Center … 
  • Beschleunigen Sie den Bewerbungsprozess: Stellen Sie sicher, dass sich jede Bewerbung immer in der richtigen Phase des Bewerbungsprozesses befindet, und richten Sie eine Benachrichtigung ein, falls eine Bewerbung zu lange in einer bestimmten Phase bleibt.
  • Legen Sie für jede Kategorie einen individuellen Prozess an: Ein Werkstudent kann so beispielsweise schneller angestellt werden als ein Vollzeit-Mitarbeiter, bei dem Sie möglicherweise mehrere Interviews führen wollen.
  • Sehen Sie auf einen Blick, wie viele Bewerber sich derzeit in jeder Recruiting-Phase befinden: Gehen Sie zu Recruiting > Stellen und verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über alle offenen Stellen in Ihrem Unternehmen.

 

Vordefinierte Phasen

Unter Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Phasen werden die Phasen Nicht zugewiesen, Abgelehnt, Zurückgezogen, Angebot und Akzeptiert sind standardmäßig vordefiniert. Diese Rekrutierungsphasen können nicht bearbeitet werden, da sie weitere Prozesse in Personio auslösen.

Vordefinierte Recruiting-Phase Notiz
Nicht zugewiesen Alle Bewerber, die keiner Phase zugewiesen werden können, werden automatisch dieser Phase zugeordnet. Beispielsweise könnte die Löschung einer Phase, in der sich Bewerber befinden, eine solche Zuordnung auslösen.
Abgelehnt Alle Bewerber, die Sie abgelehnt haben, z. B. weil sie für die ausgeschriebene Stelle nicht geeignet sind, werden dieser Phase zugeordnet.
Zurückgezogen Alle Bewerber, die ihre Bewerbung zurückgezogen haben, weil sie vielleicht nicht länger an der ausgeschriebenen Stelle interessiert sind, werden dieser Phase zugeordnet.
Angebot Alle Bewerber, für die Sie direkt aus Personio ein Angebot angelegt (und gesendet) haben, werden dieser Phase zugeordnet. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie in Personio ein Angebot erstellen.
Akzeptiert Alle Bewerber, die Ihr Angebot akzeptiert haben, werden dieser Phase zugeordnet und automatisch als neue Mitarbeiter in Personio angelegt. Alle im Reiter Angebot festgelegten Informationen sowie sämtliche Dokumente werden automatisch in das neue Mitarbeiterprofil übertragen. Das Mitarbeiterprofil bleibt weiterhin mit dem Bewerberprofil verknüpft.

Hinweis: Sie sind aufgrund von der DS-GVO gesetzlich dazu verpflichtet, personenbezogene Daten zu entfernen, nachdem der Zweck erfüllt wurde, zu dem sie erfasst wurden. Navigieren Sie zu Einstellungen > RECRUITING > Recruiting > Allgemein, um automatisch die Bewerberdaten aller Bewerber zu anonymisieren, die der Phase Abgelehnt oder Zurückgezogen zugeordnet sind. Erfahren Sie mehr über die Anonymisierung und Löschung von Bewerberdaten.

 

Individuelle Phasen konfigurieren

Legen Sie zusätzlich zu den vordefinierten Phasen beliebig viele weitere Phasen an, die Bewerber während des Bewerbungsprozesses durchlaufen sollen.

Um individuelle Recruiting-Phasen anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Phasen.
  2. Klicken Sie auf Neue Recruiting-Phase hinzufügen. Geben Sie im Textfeld Name der Phase einen Namen für die Phase ein und klicken Sie auf Speichern.
  3. Legen Sie die Dauer der Phase fest.
    ▶ ︎Unbegrenzt
    ▶︎ Begrenzt – Geben Sie die maximale Anzahl von Tagen an, die Bewerber in dieser Phase bleiben sollen. Wenn ein Bewerber diese Anzahl an Tagen überschreitet, wird Ihnen dies in der Bewerbungsliste farblich markiert. Sie können diese Liste auch nach Bewerbern filtern, die bereits zu lange in einer bestimmten Phase sind. Erfahren Sie mehr über Funktionen in der Bewerbungsliste.
  4. Wählen Sie zur besseren Unterscheidung und für eine klarere Struktur eine Farbe für die Phase und klicken Sie auf Änderungen übernehmen.

Tipp
Sie können die Phase innerhalb der Liste der Phasen per Drag-and-Drop verschieben.

So verschieben Sie Bewerber zwischen Phasen.

 

Recruiting-Kategorien konfigurieren

Mithilfe von Recruiting-Kategorien können Sie verschiedene Bewerbungsprozesse abbilden und Ihre offenen Stellen übersichtlich organisieren und darstellen. Sie können beispielsweise Kategorien nach Beschäftigungsart (wie Vollzeit, Teilzeit), Dienstalter (wie Junior, Senior) oder Abteilung (wie Marketing, IT, ...) anlegen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Kategorie anzulegen:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Kategorien.
  2. Klicken Sie auf Neue Recruiting-Kategorie hinzufügen. Geben Sie im Textfeld Name der Kategorie einen Namen für die Kategorie ein und klicken Sie auf Speichern.
  3. Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü die Recruiting-Phasen aus, die Sie dieser Kategorie hinzufügen möchten. Passen Sie die Reihenfolge per Drag-and-Drop an.

    Hinweis
    Wenn Sie einer Kategorie keine Phase zuweisen, werden standardmäßig alle Phasen angewendet.

  4. Definieren Sie unter Eingangsbestätigung, ob Bewerber, die sich über das Bewerbungsmodul und/oder per E-Mail bewerben, eine automatische Eingangsbestätigung erhalten sollen.
  5. Wählen Sie eine beliebige E-Mail-Vorlage aus, die Sie zuvor als Vorlage für die Eingangsbestätigung angelegt haben, und wählen Sie die E-Mail-Signatur eines Mitarbeiters als die Unterschrift für die Eingangsbestätigung aus. Weitere Informationen darüber, wie Sie eine Eingangsbestätigung senden, finden Sie unter Wie erstelle ich eine automatische E-Mail-Bestätigung für den Eingang von Bewerbungen?
  6. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen, um den Vorgang abzuschließen.

Tipp
Sie können auch eine zusätzliche Kategorie unter dem Namen Bewerberpool anlegen. Verschieben Sie Bewerber, die Sie für künftige Stellen in Betracht ziehen möchten, in diese Kategorie. Erfahren Sie, wie Sie einen Bewerberpool anlegen.

 

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