Schritt 1: Konfiguration von Phasen und Kategorien

Über die Konfiguration von Recruiting-Phasen und der Kategorisierung von Stellenausschreibungen, haben Sie die Möglichkeit Ihren unternehmensspezifischen Bewerbungsprozess in Personio abzubilden. 

 

 

Vordefinierte Phasen

Standardmäßig sind die Phasen Nicht zugewiesen, Abgelehnt, Abgesagt, Angebot und Akzeptiert unter Einstellungen > Recruiting > Phasen vordefiniert. Diese Recruiting-Phasen sind nicht editierbar, da sie weiterführende Prozesse in Personio auslösen.

  • Nicht zugewiesen: Alle Bewerber, die keiner Phase zugewiesen werden können, werden automatisch dieser Phase zugeordnet. Bspw. könnte die Löschung einer Phase, in der sich Bewerber befinden, eine solche Zuordnung auslösen.
  • Abgelehnt: Alle Bewerber, die Sie abgelehnt haben, z. B. weil sie für die ausgeschriebene Position nicht geeignet sind, werden dieser Phase zugeordnet.
  • Abgesagt: Alle Bewerber, die Ihnen abgesagt haben, da sie bspw. nicht länger an der Position interessiert sind, werden dieser Phase zugeordnet.

Gesetzlich sind Sie dazu verpflichtet personenbezogene Daten nach Erfüllung ihres Zweckes zu entfernen. Aktivieren Sie dazu unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein für alle Bewerber, die der Phase Abgelehnt oder Abgesagt zugewiesen wurden, die automatische Anonymisierung der Bewerberdaten. Bitte beachten Sie, dass die Daten nicht wiederhergestellt werden können, die Metadaten nach der Anonymisierung jedoch für Ihre Berichte erhalten bleiben. 

  • Angebot: Alle Bewerber, für die Sie direkt aus Personio Vertragsangebote erstellen und optional versenden, werden dieser Phase zugeordnet. Mehr Informationen zur Angebotserstellung finden Sie hier.
  • Akzeptiert: Alle Bewerber, die Ihr Angebot akzeptiert haben, werden dieser Phase zugeordnet und als neue Mitarbeiter in Personio angelegt. Alle Informationen im Reiter Angebot sowie sämtliche Dokumente werden automatisch in das neue Mitarbeiterprofil übertragen. Das Mitarbeiterprofil bleibt mit dem Bewerberprofil verknüpft.

 

Benutzerdefinierte Phasen

Legen Sie zusätzlich zu den vordefinierten Phasen beliebig viele weitere Phasen an, die ein Bewerber während des Bewerbungsprozesses durchlaufen soll. Navigieren Sie auf Einstellungen > Recruiting > Phasen, um individuelle Phasen anzulegen. Geben Sie den Namen der Phase in das Feld Neue Phase hinzufügen ein (z.B. Sichtung der Unterlagen, Interview, Fallstudien, Finale Entscheidung) und fügen Sie diese über das Plus-Symbol hinzu.

Recruiting_Phasen_anlegen.png

Über die "Drag & Drop"-Funktion haben Sie die Möglichkeit, die angelegten Phasen zu verschieben. Fügen Sie so auch nachträglich Phasen hinzu und platzieren Sie diese an der richtigen Stelle. Navigieren Sie im Anschluss auf Editieren und entscheiden Sie sich für eine bestimmte Farbe pro Phase. Diese verschafft Ihnen für den gesamten Bewerbungsprozess einen besseren Überblick.

Recruiting-Phasen_bearbeiten.png

Legen Sie zusätzlich einen Bewerberpool als benutzerdefinierte Phase an. Verschieben Sie Bewerber in diese Phase, sofern sie für spätere Stellenausschreibungen in Betracht gezogen werden sollen.

Wie Sie Bewerber in Phasen verschieben, erfahren Sie hier.

 

Konfiguration von Recruiting-Kategorien

Mithilfe von Recruiting-Kategorien lassen sich unterschiedliche Bewerbungsprozesse abbilden. Legen Sie diese an, indem Sie auf Einstellungen > Recruiting > Kategorien navigieren und fügen Sie alle für Ihr Unternehmen relevanten Recruiting-Kategorien hinzu. Diese Kategorien können zum Beispiel nach Anstellungsart (Vollzeit, Teilzeit,...), Position (Junior, Senior,..) oder Abteilung (Marketing, IT,...) gebildet werden. Sie ermöglichen nicht nur eine übersichtliche Darstellung Ihrer Stellenausschreibungen, sondern auch die Zuweisung von individuellen Recruiting-Prozessen sowie das Versenden von automatischen Eingangsbestätigungen.

Recruiting-Kategorien.png

Entscheiden Sie sich, welche Phasen Sie den unterschiedlichen Kategorien zuweisen möchten. Um für die einzelnen Recruiting-Kategorien einen individuellen Bewerbungsprozess hinterlegen zu können, klicken Sie auf die entsprechende Kategorie > Editieren und fügen beliebig viele Recruiting-Phasen hinzu, welche für diese Kategorie von Bedeutung sind.

Phasen_zu_Recruiting-Kategorien_hinzufu_gen.png

Beachten Sie bitte: Wenn Sie einer Kategorie keine Phase zuweisen, werden automatisch alle Phasen angewendet.

Sie haben des Weiteren die Möglichkeit, pro Kategorie automatische Eingangsbestätigungen an die Bewerber zu senden. Wählen Sie die entsprechende Kategorie aus, navigieren Sie auf Editieren und definieren Sie unter Eingangsbestätigung, ob Bewerber bei Bewerbungen über das Online-Tool und/oder bei Bewerbungen per E-Mail eine Eingangsbestätigung erhalten sollen. Entscheiden Sie sich für eine zuvor angelegte Email-Vorlage und wählen Sie eine Absenderadresse aus. Über den Button Speichern können Sie diesen Vorgang abschließen.

Genauere Informationen zu den E-Mail-Einstellungen in Personio finden Sie hier.

E-Mail-Vorlage_auswa_hlen.png

 

Darstellung der Recruiting-Kategorien

Des Weiteren ermöglicht Ihnen das Anlegen von Recruiting-Kategorien eine übersichtliche Darstellung Ihrer offenen Positionen. Klicken Sie dazu im Hauptmenü auf Recruiting > Stellenausschreibungen und Ihnen werden Ihre Stellenausschreibungen kategorisiert aufgelistet. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Bewerber sich gerade je Stelle in den einzelnen Phasen Ihres Recruiting-Prozesses befinden.

Darstellung_der_Phasen_bei_der_Stellenausschreibung.png

Wie Sie Stellenausschreibungen anlegen können, erfahren Sie hier

 

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