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Recruiting-Phasen und -Kategorien einrichten (Implementierung)

 

 

Dies ist Schritt 6 von 9 in der Implementierung des Recruiting-Moduls.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Recruiting-Phasen und -Kategorien konfigurieren können, um die spezifischen Recruiting-Abläufe Ihres Unternehmens in Personio abzubilden. Überlegen Sie zunächst, welche Schritte Ihre Bewerbenden üblicherweise durchlaufen, und kombinieren Sie diese dann beliebig je nach Kategorie. 

 

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Die Konfiguration von Phasen und Kategorien in Personio bietet die folgenden Vorteile:

  • Bilden Sie Ihren Bewerbungsprozess in Personio ab: Konfigurieren Sie verschiedene Phasen, die zu Ihrem Bewerbungsprozess passen, wie Screening, Telefoninterview, Assessment Center usw. 
  • Beschleunigen Sie den Bewerbungsprozess: Stellen Sie sicher, dass sich jede Bewerbung immer in der richtigen Phase des Bewerbungsprozesses befindet, und richten Sie eine Benachrichtigung ein, falls eine Bewerbung zu lange in einer bestimmten Phase bleibt.
  • Legen Sie für jede Kategorie einen individuellen Prozess an: Werkstudierende können so beispielsweise schneller angestellt werden als Vollzeit-Mitarbeitende, bei denen Sie möglicherweise mehrere Interviews führen wollen.
  • Sehen Sie auf einen Blick, wie viele Bewerbende sich derzeit in jeder Recruiting-Phase befinden: Gehen Sie zu Recruiting > Stellen und verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über alle offenen Stellen in Ihrem Unternehmen.

Was sind vordefinierte Phasen?

Unter Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Phasensind die Phasen Nicht zugewiesen, Abgelehnt, Zurückgezogen, Angebotund Eingestellt standardmäßig vordefiniert. Diese Recruiting-Phasen können nicht bearbeitet werden, da sie weitere Prozesse in Personio auslösen.

Vordefinierte Recruiting-Phase Notiz
Nicht zugewiesen Alle Bewerbende, die keiner Phase zugewiesen werden können, werden automatisch dieser Phase zugeordnet. Beispielsweise könnte die Löschung einer Phase, in der sich Bewerbende befinden, eine solche Zuordnung auslösen.
Abgelehnt Alle Bewerbende, die Sie abgelehnt haben, z. B. weil sie für die ausgeschriebene Stelle nicht geeignet waren, werden dieser Phase zugeordnet.
Zurückgezogen Alle Bewerbende, die ihre Bewerbung zurückgezogen haben, z. B. weil sie nicht länger an der ausgeschriebenen Stelle interessiert sind, werden dieser Phase zugeordnet.
Angebot Alle Bewerbende, für die Sie direkt aus Personio ein Angebot angelegt (und gesendet) haben, werden dieser Phase zugeordnet. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie in Personio ein Angebot erstellen.
Eingestellt Alle Bewerbende, die Ihr Angebot akzeptiert haben, werden dieser Phase zugeordnet und automatisch als neue Mitarbeitende in Personio angelegt. Alle im Reiter Angebot festgelegten Informationen sowie sämtliche Dokumente werden automatisch in das neue Mitarbeitendenprofil übertragen. Das Mitarbeitendenprofil bleibt weiterhin mit dem Bewerbendenprofil verknüpft.

Hinweis
Sie sind aufgrund der DS-GVO gesetzlich dazu verpflichtet, personenbezogene Daten zu entfernen, nachdem der Zweck erfüllt wurde, zu dem sie erfasst wurden. Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Allgemein, um automatisch die Bewerberdaten aller Bewerbenden zu anonymisieren, die der Phase Abgelehnt oder Zurückgezogen zugeordnet sind. Als Best Practice empfehlen wir, diese Informationen unter Einstellungen > Recruiting > Karriereseite zu Ihrer Datenschutzerklärung hinzuzufügen. Erfahren Sie mehr über die Anonymisierung und Löschung von Bewerbendendaten.

 

Schritt 1: Benutzerdefinierte Phasen erstellen

Legen Sie zusätzlich zu den vordefinierten Phasen beliebig viele weitere Phasen an, die Bewerbende während des Bewerbungsprozesses durchlaufen sollen.

Um individuelle Recruiting-Phasen anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Phasen.
  2. Klicken Sie auf Neue Recruiting-Phase hinzufügen. Geben Sie im Textfeld Name der Phase einen Namen für die Phase ein und klicken Sie auf Speichern.
  3. Legen Sie die Dauer der Phase fest.
    ▶ ︎Unbegrenzt: Die Anzahl von Tagen, die Bewerbende in dieser Phase bleiben dürfen, ist nicht begrenzt.
    ▶ ︎Begrenzt: Geben Sie die maximale Anzahl von Tagen an, die Bewerbende in dieser Phase bleiben dürfen. Wenn eine sich bewerbende Person diese Anzahl an Tagen überschreitet, wird Ihnen dies in der Bewerbungsliste farblich markiert. Sie können diese Liste auch nach Bewerbenden filtern, die bereits zu lange in einer bestimmten Phase sind. Erfahren Sie mehr über die Funktionen der Bewerbungsliste.
  4. Wählen Sie zur besseren Unterscheidung und für eine klarere Struktur eine Farbe für die Phase und klicken Sie auf Änderungen übernehmen.

Tipp
Sie können die Phase innerhalb der Liste der Phasen per Drag-and-Drop verschieben.

So verschieben Sie Bewerbenden zwischen Phasen.

 

Schritt 2: Recruiting-Kategorien erstellen

Mit Hilfe von Recruiting-Kategorien können Sie verschiedene Bewerbungsprozesse abbilden, Ihre offenen Stellen übersichtlich organisieren und darstellen sowie automatische Eingangsbestätigungen versenden. Sie können beispielsweise Kategorien nach Beschäftigungsart (z. B. Vollzeit, Teilzeit), Dienstalter (z. B. Junior, Senior) oder Abteilung (z. B. Marketing, IT) erstellen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Kategorie anzulegen:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Kategorien.
  2. Klicken Sie auf Neue Recruiting-Kategorie hinzufügen. Geben Sie den Namen der Kategorie in das Textfeld Kategoriename ein und klicken Sie auf Speichern.
  3. Wählen Sie im Drop-down-Menü die Recruiting-Phasen aus, die Sie dieser Kategorie hinzufügen möchten. Passen Sie die Reihenfolge per Drag-and-Drop an.

    Hinweis: Wenn Sie einer Kategorie keine Phase zuweisen, werden automatisch alle Phasen angewendet.

  4. Definieren Sie unter Eingangsbestätigung, ob Bewerbende, die sich über das Bewerbungsmodul und/oder per E-Mail bewerben, eine automatische Eingangsbestätigung erhalten sollen.
  5. Wählen Sie eine beliebige E-Mail-Vorlage aus, die Sie zuvor als Vorlage für die Eingangsbestätigung angelegt haben, und wählen Sie die E-Mail-Signatur von Mitarbeitenden als die Unterschrift für die Eingangsbestätigung aus. Weitere Informationen darüber, wie Sie eine Eingangsbestätigung senden, finden Sie unter Wie erstelle ich eine automatische E-Mail-Bestätigung für den Eingang von Bewerbungen?
  6. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen, um den Vorgang abzuschließen.

Tipp
Sie können eine zusätzliche Kategorie namens Talentpool erstellen.Übertragen Sie alle Bewerbenden in diese Kategorie, die Sie für zukünftige Positionen in Betracht ziehen möchten.Erfahren Sie, wie Sie einen Talentpool erstellen.

 

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