Dieser Artikel beschreibt, wie Sie für Ihr Unternehmen relevante Dokumentkategorien konfigurieren und entsprechende Dokumentvorlagen hinterlegen. Dies kann beispielsweise die Kategorien "Arbeitsverträge", "Zeugnisse" oder "Lohnabrechnung" betreffen. Die Nutzung dieser Vorlagen spart Ihnen Arbeit und Zeit, da mithilfe von Platzhaltern bereits erfasste Daten automatisiert eingespielt werden.

Dokumentkategorie konfigurieren

Unter Einstellungen > Dokumente > Kategorien können Sie beliebig viele Dokumentkategorien anlegen.

Navigieren Sie für eine entsprechende Kategorie auf Bearbeiten, um die Reihenfolge der Darstellung der Dokumentkategorien zu verändern.

Systemkategorien, welche mit einem Schloss versehen sind, können Sie weder löschen noch namentlich verändern.

Rechts neben einer Dokumentkategorie sehen Sie die Anzahl der Dokumente, die sich in einer Kategorie in Personio befinden.

Beachten Sie, dass die Dokumentkategorien für Bewerberdokumente systemseitig vorgegeben sind. Nutzen Sie die Recruiting-Rollen, um die Zugriffsrechte näher zu definieren.

Dokumentvorlage erstellen 

Die konkrete Erstellung einer Vorlage geschieht zunächst in Ihrem gewünschten Textverarbeitungsprogramm. Personio unterstützt Vorlagen, die als Microsoft Word(.docx/.dotx)- oder als OpenOffice(.dt/.ott)-Dokument angelegt wurden. Hier stehen Ihnen vier unterschiedliche Bausteine zur Verfügung:

• Platzhalter: Nutzen Sie für alle von Personio vordefinierten Bewerberattribute Platzhalter, werden diese bei Anwendung der Vorlage ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Bewerberdaten gefüllt. Die Platzhalter werden mit den Informationen befüllt, die zuvor im Bewerberprofil abgespeichert wurden. Zusätzlich können Sie benutzerdefinierte Platzhalter anlegen, welche später mit Freitext gefüllt werden können. Die benutzerdefinierten Attribute können im Bewerbungsprozess noch nicht automatisch befüllt werden.
• Geschlechter-Variable: Sofern das Geschlecht Ihrer Bewerber in Personio hinterlegt ist, haben Sie die Möglichkeit, geschlechtsspezifische Unterscheidungen im Dokument zu automatisieren.
• Datumsformatierung: Enthält Ihre Vorlage ein Datum, können Sie entscheiden, in welchem Format dieses angezeigt wird. So kann beispielsweise das Datum “20.11.2020” in “Freitag, 20. November 2020” umgewandelt werden.
• Auswahltextblöcke: Mithilfe von Auswahltextblöcken können Sie mehrere Textblöcke als Auswahlmöglichkeit in der Vorlage hinterlegen. Beim Erstellen eines Vertragsangebots können Sie dadurch beispielsweise verschiedene Vertragskonditionen berücksichtigen.

Erhalten Sie in diesem Artikel eine Übersicht über Dokumentvorlagen Best-Practices.

Dokumentvorlage hinzufügen

Gehen Sie über Einstellungen > Dokumente in den Reiter Vorlagen, um mittels Vorlage hinzufügen einzelne Dokumentvorlagen für eine Kategorie hochzuladen. Tragen Sie anschließend den Namen der Vorlage ein, wählen die Sprache der Vorlage und eine Datei im korrekten Format aus. Navigieren Sie auf den Button Hochladen, um den Vorgang abzuschließen. 

Bitte beachten Sie: Die Auswahl der Sprache einer Vorlage ist relevant für Ihre gewünschte Datumsformatierung. Weitere Informationen zur Datumsformatierung finden Sie hier.

Damit Arbeitsvertrag-Vorlagen automatisch im Recruiting bei der Erstellung von Angeboten angezeigt werden, müssen diese in der Systemkategorie "Arbeitsverträge" abgespeichert werden.

Sobald Sie eine Vorlage hochgeladen haben, können Sie sich diese in einer Vorschau anzeigen lassen sowie über den Download-Button herunterladen.