Offboarding-Prozesse zuweisen und verwalten

 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Offborading-Vorlagen zuweisen und verwalten.

 

Offboarding-Vorlage zuweisen

Sobald Sie das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters beenden, erscheint neben dem Reiter Onboarding im Mitarbeiterprofil automatisch ein weiterer Reiter mit dem Namen Offboarding.

Offboarding_Assigntemplate_Termination_de.png

Navigieren Sie auf diesen Reiter und wählen Sie eine passende Offboarding-Vorlage aus, die Sie zuvor in den Einstellungen angelegt haben.

Offboarding_Assigntemplate_Offboarding_de.png

Nach dem Zuweisen der Vorlage erscheint eine Liste aller nötigen Offboarding-Schritte mit der jeweiligen Frist sowie einem Status. Sollen die Mitarbeiter nur ihre eigenen Schritte angezeigt bekommen, darf für das Zugriffsrecht Ansicht in der Sektion Onboarding kein Häkchen gesetzt werden. Weitere Informationen zu den Zugriffsrechten finden Sie hier.

Offboarding_Assigntemplate_Offboardingtemplate_de.png

Achten Sie darauf, dass ab Zuweisung einer Offboarding-Vorlage Benachrichtigungen bezüglich der ausstehenden Aufgaben an die entsprechenden Mitarbeiter geschickt werden (siehe Benachrichtigungen über Offboarding ToDos).

Beachten Sie bitte, dass bei Löschung oder Neuzuweisung einer Vorlage die Status und Informationen aus der bisherigen Vorlage gelöscht werden.

Offboarding_Assigntemplate_Deletion_de.png

 

Benachrichtigungen über Offboarding To-dos

Alle für einen Offboarding-Schritt verantwortlichen Mitarbeiter erhalten sieben Tage vor Ablauf der Frist die erste Benachrichtigungs-E-Mail sowie einen entsprechenden Eintrag in den To-dos ihres Personio-Homebereichs. Zwei Tage vor Ablauf der Frist wird eine weitere Benachrichtigung aus Personio versendet. An überfällige Offboarding To-dos werden die Verantwortlichen durch tägliche E-Mail-Benachrichtigungen erinnert.

 

Offboarding-Vorlage verwalten

Mitarbeiter können die Schritte der Offboarding-Vorlage durchführen, für die sie verantwortlich sind. Wurde ein Offboarding-Schritt vollständig bearbeitet, kann er anschließend über den grünen Button Als erledigt markiert werden.

Offboarding_Managetemplate_Assignments_de.png

Analog zum Onboarding erscheinen in der Offboarding-Liste die vier Status: Offen und verspätet (rot), Offen im Zeitplan (gelb), Erledigt (grün) oder Übersprungen (grau).

Mitarbeiter mit einer Bearbeitungsberechtigung für die Sektion Onboarding können mit Klick auf den Status einzelne Schritte als Übersprungen oder Erledigt markieren.

Offboarding_Managetemplate_Assignmentdone_de.png

 

Offboarding-Prozesse abschließen

Auf dem Dashboard behalten Sie stets den Überblick über den Fortschritt der Offboarding-Prozesse Ihrer Mitarbeiter: Nutzer, die mindestens das Ansichtsrecht auf den Onboarding-Bereich haben, sehen die Anzeige, wie viele und welche Mitarbeiter gerade einen Offboarding-Prozess durchlaufen. Wenn Sie mit der Maus auf einen der Mitarbeiter navigieren, wird zusätzlich angezeigt, zu wie viel Prozent der Prozess abgeschlossen ist.

Mit Klick auf den Bereich öffnet sich die Mitarbeiterliste. In der Spalte Offboarding-Status wird pro Mitarbeiter nochmals der aktuelle Prozessfortschritt angezeigt. Über den Button Aktionen und die Funktion Onboarding-Prozess abschließen können Sie mittels Masseneditierung die offenen Austrittsprozesse derjenigen Mitarbeiter schließen, die z. B. schon über einen längeren Zeitraum offene To-dos haben und deren letzter Beschäftigungstag und somit die Deaktivierung des Personio-Accounts naht.

offboarding-employee-list_de.gif

In der Mitarbeiterliste können Sie sich einen umfassenden Überblick über den aktuellen Offboarding-Fortschritt Ihrer Mitarbeiter anzeigen lassen. Navigieren Sie dazu zunächst auf das Steuerungsfeld rechts oben mit den drei Punkten, klicken Sie anschließend auf Spalten anpassen und wählen Sie das Attribut Offboarding-Status aus.

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