Wir aktualisieren derzeit die Artikel im Helpcenter, um Änderungen in Personio abzubilden, die die Nutzererfahrung verbessern. Da diese Änderungen schrittweise veröffentlicht werden, stellen Sie während der Aktualisierung eventuell zwischen dem Inhalt des Artikels und der Personio-Anwendung Unterschiede fest.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die Personalliste und erklärt ihre verschiedenen Funktionen. Sie erreichen diese Liste über den Bereich Mitarbeitende in der Hauptnavigationsleiste.

Was ist die Personalliste?

Die Personalliste ist ein zentraler Bereich, in dem Sie alle Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen und deren Details einsehen können. Sie können die Liste so anpassen, dass die für Sie relevanten Informationen auf einen Blick angezeigt werden. Darüber hinaus können Sie bestimmte Ansichten speichern, sodass Sie mit nur einem Klick zu ihnen zurückkehren können.

Sie können Mitarbeitendendaten auch schnell über die Personalliste bearbeiten, Änderungen planen und Änderungen massenweise vornehmen.

Zugriffsrechte

Die Personalliste ist für alle Mitarbeitenden sichtbar. Es werden ihnen jedoch nur die Mitarbeitenden und Daten angezeigt, auf die sie Zugriff haben.

Ihre Mitarbeitenden können nur die Profile von Mitarbeitenden mit dem Status Aktiv sehen, sofern sie über die entsprechende Ansichtsrechte verfügen. Damit Mitarbeitende andere Mitarbeitende mit dem Status Onboarding, Auszeit oder Inaktiv sehen können, müssen Sie ihnen Ansichtsrechte für den Abschnitt mit dem Statusattribut gewähren.

Personalliste anpassen

Spalten hinzufügen oder entfernen

Die in der Personalliste angezeigten Mitarbeitendendaten sind in Spalten geordnet. Sie können die Liste Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen, indem Sie Spalten hinzufügen, entfernen und neu anordnen.

Sie können Ihrer Ansicht bis zu 25 Spalten hinzufügen. Wenn Sie die Personalliste exportieren, können Sie Ihrer Exportdatei weitere Spalten hinzufügen.

Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Navigieren Sie auf Mitarbeitende > Personalliste.
Klicken Sie auf den Reiter Spalten . Eine Liste mit Attributen wird angezeigt.
Klicken Sie auf das Schaltersymbol rechts neben einem Attribut, um es zur Ansicht hinzuzufügen. Ordnen Sie die Spalten mithilfe des Drag-and-Drop-Symbols nach Ihren Wünschen an.

Die Ansicht enthält jetzt nur die von Ihnen ausgewählten Spalten.

Spalten anpassen

Die erste Spalte ist standardmäßig eingefroren und bleibt sichtbar, wenn Sie durch die Liste scrollen. Daher empfehlen wir Ihnen, das Attribut Vorname oder Nachname als erste Spalte festzulegen.

Sie können die Spaltenbreite an den Text anpassen. Bewegen Sie den Mauszeiger oben in der Liste zwischen den Namen zweier Spalten, bis ein Symbol angezeigt wird.

Filter anwenden

Mit Hilfe der Filterfunktion können Sie die Liste anhand der von Ihnen definierten Kriterien eingrenzen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Filteroptionen im folgenden Abschnitt. Sie können Filterregeln auch kombinieren, um die angezeigten Informationen noch weiter einzugrenzen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Filter anzuwenden:

Navigieren Sie auf Mitarbeitende > Personalliste.
Klicken Sie auf den Reiter Filter.
Definieren Sie eine Regel, beispielsweise „Standort enthält Berlin“. Sie können mehrere Regeln hinzufügen.

Sie sehen nun alle Mitarbeitenden, deren Reiter Personalinformationen die ausgewählten Attributwerte enthält. Um die Filter zurückzusetzen, klicken Sie auf das X-Symbol rechts neben dem Reiter Filter.

Filteroptionen

Sie können die Informationen in der Personalliste anhand aller Attribute filtern, sowohl System- als auch individuelle Attribute. So können Sie Ihre Informationen bis ins Detail filtern. Sie können nur nach Attributen filtern, die aktuell in der Ansicht der Personalliste hinzugefügt sind.

Für jedes Attribut können Sie auch aus verschiedenen Bedingungen auswählen. Die verfügbaren Bedingungen hängen von der Art des Attributs ab.

Beispiel:
Filtern nach allen Mitarbeitenden, deren Anstelldatum innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs liegt.
▶︎ Attribut: Anstelldatum
▶︎ Attributtyp: Datum
▶︎ Bedingung: zwischen

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über die für die einzelnen Attributtypen verfügbaren Bedingungen.

Datentyp des Attributs	Verfügbare Bedingungen
Allgemein (Textfeld)	Enthält beinhaltet nicht Ist leer Ist nicht leer
Auswahlliste	Enthält beinhaltet nicht Ist leer Ist nicht leer
Beziehung	Enthält beinhaltet nicht Ist leer Ist nicht leer
Mehrfachauswahl	Enthält beinhaltet nicht Ist leer Ist nicht leer
Datum	Ist leer Ist nicht leer Ist am Ist vor Ist am oder vor Ist nach Ist am oder nach zwischen Ist außerhalb des Bereichs
Link	Enthält beinhaltet nicht Ist leer Ist nicht leer
Zahl (Ganzzahl)	Enthält beinhaltet nicht Ist leer Ist nicht leer zwischen Ist außerhalb des Bereichs Ist gleich Ist kleiner als Ist größer als
Zahl (bis zu zwei Nachkommastellen)	Enthält beinhaltet nicht Ist leer Ist nicht leer zwischen Ist außerhalb des Bereichs Ist gleich Ist kleiner als Ist größer als

Ansicht sortieren

Klicken Sie auf den jeweiligen Spaltentitel und wählen Sie aus, ob aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll. Je nach Attribut werden die Daten alphabetisch, nummerisch oder nach Datum sortiert.

Nach Mitarbeitenden oder Attribut suchen

Um nach einer mitarbeitenden Person zu suchen, nutzen Sie die Suchleiste rechts oben auf der Seite.

Sie können die Suchleiste auch verwenden, um einen bestimmten Attributwert zu finden. Um beispielsweise alle Mitarbeitenden mit der Position „Buchhaltung“ zu sehen, geben Sie „Buchhaltung“ in die Suchleiste ein.

Hinweise
▶︎ Ihre Mitarbeitenden sehen nur Suchergebnisse für die Mitarbeitenden, für deren öffentliche Profile sie Ansichtsberechtigung haben (und die den Status Aktiv haben).
▶︎ Sie können nur nach Attributwerten suchen, die Ihrer aktuellen Ansicht hinzugefügt wurden. Sie müssen beispielsweise die Spalte Position hinzufügen, wenn Sie auf der Grundlage der Position suchen möchten.

Gespeicherte Ansichten

Gespeicherte Ansicht erstellen

Sie können eine bestimmte Ansicht der Personalliste speichern. So können Sie bei Bedarf dorthin zurückkehren. Sie können bis zu 20 Ansichten der Personalliste speichern.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine gespeicherte Ansicht zu erstellen:

Navigieren Sie auf Mitarbeitende > Personalliste.
Richten Sie die Ansicht der Personalliste ein, die Sie speichern möchten. Fügen Sie Spalten hinzu und wenden Sie Filter und Sortierungen an.
Klicken Sie links auf den Reiter Ansichten.
Klicken Sie auf Aktuelle Ansicht speichern.
Geben Sie Ihrer Ansicht einen Namen und speichern Sie sie.

Eine Standardansicht festlegen

Admins können auch eine Standardansicht festlegen. Standardansichten werden unter Berücksichtigung der spezifischen Zugriffsrechte auf die Listen aller Mitarbeitenden angewendet.

So legen Sie eine Standardansicht fest:

Konfigurieren Sie die Ansicht, die Sie als Standardansicht festlegen möchten. Fügen Sie Spalten, Filter und Sortierungen hinzu.
Navigieren Sie auf den Reiter Ansichten und dann auf Standardansichten.
Klicken Sie neben Standard auf die drei Punkte.
Wählen Sie Als Standardansicht festlegen.

Mitarbeitende sehen dann diese Standardansicht, wenn sie die Personalliste öffnen. Sie können auch weiterhin individuelle Ansichten erstellen.

Gespeicherte Ansicht verwalten

Sobald Sie eine gespeicherte Ansicht erstellt haben, können Sie diese vom Reiter Ansicht aus verwalten. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem Namen der Ansicht, um die folgenden Aktionen durchzuführen:

Änderungen an der Ansicht speichern (siehe Abschnitt unten)
Ansicht duplizieren
Link zur Ansicht kopieren
Ansicht umbenennen
Ansicht löschen

Gespeicherte Ansicht bearbeiten

Um eine gespeicherte Ansicht zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Setzen Sie die Spalten und Filter nach Bedarf zurück. Speichern Sie Ihre Änderungen.
Bewegen Sie unter dem Reiter Ansichten den Mauszeiger über den Namen der gespeicherten Ansicht und klicken Sie auf das angezeigte Drei-Punkte-Symbol.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die Ansicht zu aktualisieren.

Optionen zum Teilen

Ansicht der Personalliste exportieren

Um eine bestimmte Ansicht der Personalliste zu exportieren, benötigen Sie Zugriffsrechte für den Datenexport. Sie können nur Daten exportieren, auf die Sie Zugriff haben.

Gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie auf Mitarbeitende > Personalliste.
Klicken Sie oben rechts auf das Freigabe-Symbol und dann auf Exportieren.
Wählen Sie das Dateiformat, den Filter und die Spalten, die Sie exportieren möchten.
▶︎ Aktuelle Ansicht bedeutet, dass Sie die Filtereinstellungen aus Ihrer aktuellen Ansicht anwenden.
▶︎ Alle Mitarbeitenden bedeutet alle Mitarbeitenden, unabhängig von der aktuellen Filtereinstellung in Ihrer Ansicht.
Exportieren Sie Ihre Ansicht. Der fertige Export erscheint in Ihrer Inbox.

Während der Export vorbereitet wird, können Sie Personio weiterhin nutzen.

URL kopieren

Mit dieser Funktion können Sie die URL der Ansicht der Personalliste kopieren. Die Filterdetails werden in der URL gespeichert.

Sie können diese URL als Favorit in Ihrem Browser speichern oder sie anderen Mitarbeitenden senden. Diese können anschließend die kopierte URL öffnen und die freigegebene Ansicht je nach ihren Zugriffsrechten einsehen.

Änderungen vornehmen und Aktionen über die Personalliste ausführen

Änderungen vornehmen und Aktionen massenweise ausführen

Sie können die Daten mehrerer Mitarbeitender bearbeiten und Massenaktionen direkt in der Personalliste durchführen. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie die Attribute mehrerer Mitarbeitender gleichzeitig bearbeiten oder mehrere Einladungen oder Onboarding-Aufgaben versenden möchten.

So bearbeiten Sie für mehrere Mitarbeitende Daten oder führen eine Aktion durch:

Navigieren Sie auf Mitarbeitende > Personalliste.
Aktivieren Sie die Checkbox links neben den Namen der entsprechenden Mitarbeitenden.
Wählen Sie die Aktion, die Sie ausführen möchten, in der Menüleiste aus. Tipp
Um alle Mitarbeitenden in einer bestimmten Abteilung oder einem bestimmten Team zu bearbeiten, filtern Sie danach und wählen Sie alle aus.
Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Aktion abzuschließen.

Tipp
Wenn Sie grundlegende Informationen im Profil einzelner Mitarbeiter ändern möchten, lesen Sie bitte im Abschnitt unten, wie Sie ein Mitarbeitendenprofil bearbeiten.

In der Menüleiste verfügbare Massenaktionen

Die folgende Tabelle zeigt die in der Menüleiste verfügbaren Aktionen.

Artikel	Verfügbare Aktionen
Profile bearbeiten	Bearbeiten Sie Informationen für mehrere Mitarbeitendenprofile gleichzeitig. Sie können das Attribut auswählen, das Sie ändern möchten, z. B. „Standort“, und den neuen Wert für dieses Attribut festlegen, z. B. „Berlin“. Sie können auch das Datum festlegen, an dem die Änderung wirksam wird – dies kann ein vergangenes oder ein künftiges Datum sein. Hinweis Manche Attribute, z. B. das vordefinierte Attribut „Austrittsdatum“ können nicht für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig bearbeitet werden.
Zeitkontingente bearbeiten	Hier stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: Kontingentregel ändern Arbeitszeitmodell zuweisen Arbeitszeitmodell entfernen Zeiterfassungsprofil bearbeiten
Dokumente erstellen	Dokumente für mehrere Mitarbeitende erstellen, z. B. Arbeitsverträge oder Abwesenheitsnachweise. Sie können vorhandene Vorlagen nutzen und Variablen einfügen, um die Dokumente anzupassen.
Einladungen senden	Senden Sie E-Mail-Einladungen an Mitarbeitende, damit sie auf Personio zugreifen können. Hier sehen Sie auch den Einladungsstatus von Mitarbeitenden.
Mitarbeitende zu einer Rolle hinzufügen	Mitarbeitende zu einer Rolle hinzufügen.
Mitarbeitende aus einer Rolle entfernen	Mitarbeitende aus einer Rolle entfernen.
Onboarding / Offboarding abschließen	Onboarding- oder Offboarding-Aufgaben abschließen.
Löschen	Mitarbeitendenprofil löschen. Als zusätzliche Sicherheitsstufe müssen Sie im entsprechenden Feld auch LÖSCHEN eingeben. Hinweis Diese Aktion ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie das Profil einer mitarbeitenden Person löschen, werden auch alle ihre Daten und Dokumente gelöscht.

Mitarbeitendenprofil über die Personalliste bearbeiten

Mit dieser Funktion können Sie mehrere Attribute für eine mitarbeitende Person gleichzeitig bearbeiten. So bearbeiten Sie ein Mitarbeitendenprofil:

Navigieren Sie auf Mitarbeitende > Personalliste.
Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Namen der mitarbeitenden Person und klicken Sie auf den angezeigten Button. Dies öffnet eine Seitenschublade mit den Informationen dieser Person.
Um Informationen zu bearbeiten, klicken Sie auf die Attributwerte, die Sie ändern möchten, z. B. Standort.
Legen Sie das Datum fest, ab dem die Änderung gültig ist. Dies kann ein vergangenes oder ein künftiges Datum sein.
Speichern Sie Ihre Änderungen.

Tipp
Sie können eine künftige Attributsänderung terminieren, indem Sie das Wirksamkeitsdatum hinzufügen. Sie können Attributwerte auch zurückdatieren, z. B. auf das Anstelldatum von Mitarbeitenden oder den Beginn des aktuellen Monats.

Neue Mitarbeitende aus der Personalliste hinzufügen

Sie können neue Mitarbeitende über die Personalliste hinzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Navigieren Sie auf Mitarbeitende > Personalliste.
Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Mitarbeitende hinzufügen.
Geben Sie die persönlichen und Personalinformationen der neuen mitarbeitenden Person in die entsprechenden Felder ein. Aktivieren Sie bei Bedarf im Abschnitt Personalinformationen den Schalter Account erstellen und einladen.
Weisen Sie relevante Vorlagen zu, wie z. B. Kontingentregeln, Onboarding-Vorlagen und Arbeitszeitmodelle (einschließlich Gültigkeitsdatum).
Klicken Sie auf Mitarbeitende hinzufügen.

Hinweis
Um neue Mitarbeitende hinzuzufügen, benötigen Sie das Zugriffsrecht für Neue Mitarbeitende hinzufügen.