Abwesenheitskontostände anpassen

 

 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Anpassungen an den Abwesenheitskontoständen Ihrer Mitarbeiter vornehmen.

Sie haben hierfür zwei Möglichkeiten:

 

Abwesenheitskontostände manuell anpassen

Die Funktion der manuellen Kontostandsanpassung steht für alle Abwesenheitsarten mit Kontingentbildung zur Verfügung.

Damit Mitarbeiter Abwesenheitskontostände manuell anpassen können, müssen Sie ihnen entweder Administratorrechte oder sowohl Ansichts- als auch Bearbeitungsrechte für die entsprechende Abwesenheitsart gewähren. Tun Sie dies über Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte.

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie Abwesenheitskontostände manuell anpassen möchten:

          1. Navigieren Sie auf den Reiter Abwesenheit im Profil des jeweiligen Mitarbeiters. Klicken Sie auf die gewünschte Abwesenheitsart, für die Änderungen vorgenommen werden sollen. Navigieren Sie anschließend in der Kontoübersicht auf das Stift-Symbol in der Zeile Anspruch *aktuelles Jahr*.


            profile-absence-calendar-balance-manual-adjustment_de.png

             

          2. Über die Eingabemaske Kontostand anpassen können Sie nun wählen, ob Sie den Kontostand zu einem Stichtag auf einen bestimmten Wert ändern oder um einen bestimmten Betrag erhöhen oder verringern möchten.  Das Anpassungsdatum definiert den Zeitpunkt, an dem die Änderung in der Urlaubskonto-Historie erscheint.

            Das Feld Kommentar bietet die Möglichkeit, eine Notiz einzutragen, die spätere Rückschlüsse auf den Grund der Anpassung erlaubt.

            profile-absence-calendar-adjust-accrual-balance_de.png

             

          3. Wählen Sie die Anpassungsart.

            Über die Option Kontostand auf einen bestimmten Wert ändern können Sie eine absolute Anpassung vornehmen. Personio setzt den Abwesenheitskontostand zum Stichtag auf den eingegebenen Wert. Bitte beachten Sie, dass dabei die jährliche Kontingentbildung überschrieben und die Kontoübersicht zum Anpassungsdatum auf Null zurückgesetzt wird.

            Über die Option Kontostand um einen bestimmten Betrag anpassen können Sie eine relative Anpassung vornehmen. Personio erhöht oder verringert den Kontostand um den eingegebenen Betrag und die Kontoübersicht wird relativ angeglichen. Die Kontoübersicht bleibt erhalten und wird zum Anpassungsdatum nicht auf Null zurück gesetzt.

            1. Kontostand auf einen bestimmten Wert ändern

              Beispiel: Ein Mitarbeiter soll am 31.12.2017 einen Resturlaubsanspruch von 3 Tagen haben.

              1. Wählen Sie die gewünschte Anpassungsart und geben Sie den neuen Abwesenheitskontostand und das Anpassungsdatum in die Felder Kontostand ändern auf und Anpassungsdatum ein.

              2. Hinterlegen Sie im Kommentarfeld zusätzlich den Grund der Änderung, damit der Eintrag nachvollziehbar bleibt.

              profile-absence-calendar-adjust-accrual-balance-certain-value_de.png  

              3. Navigieren Sie auf das Mitarbeiterprofil und wählen Sie die Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub. Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der Zeile Anspruch 2018 und führen Sie die Anpassung wie folgt durch:profile-absence-calendar-accrual_history_de.png

              4. Kontrollieren Sie die Anpassung in der Abwesenheitshistorie.

              Eine manuelle Anpassung wird in der Urlaubshistorie als blauer Eintrag angezeigt. Dieser überschreibt die jährlichen Ansprüche aus der Kontingentbildung. Die Anpassung kann über das Papierkorb-Symbol wieder gelöscht werden.

              Administratoren können mithilfe von Personios Importfunktion die Kontostände mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig auf einen einheitlichen, bestimmten Wert setzen. Eine detaillierte Beschreibung des Abwesenheitskonto-Uploads sowie die Excel-Vorlage zum Import finden Sie hier.

            2. Kontostand um einen bestimmten Betrag anpassen

              Beispiel: Ein Mitarbeiter bekommt 1 Sonderurlaubstag am 01.05.2018.

              1. Geben Sie die Zahl, um die der Abwesenheitskontostand erhöht oder verringert werden soll, im Feld Anpassen um ein.

              2. Definieren Sie das Anpassungsdatum und hinterlegen Sie im Kommentarfeld den Grund der Änderung, damit der Eintrag nachvollziehbar bleibt.

              3. Navigieren Sie zur gewünschten Abwesenheitsart im Mitarbeiterprofil. Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der Zeile Anspruch 2018 und führen Sie die Anpassung wie folgt durch:

              profile-absence-calendar-adjust-accrual-balance-example_de.png

              4. Kontrollieren Sie die Anpassung in der Abwesenheitshistorie.

              Die manuelle Anpassung wird in der Urlaubshistorie als blauer Eintrag angezeigt. Die Anpassung kann über das Papierkorb-Symbol wieder gelöscht werden.

              profile-absence-calendar-accrual_history-example_de.png

             

Bulk-Import von Abwesenheitskontoständen

Führen Sie diese Schritte aus, wenn Sie Abwesenheitskontostände mithilfe der Import-Funktion anpassen möchten:

    1. Laden Sie die Excel-Vorlage herunter, die im Download-Bereich dieses Artikels verfügbar ist. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx, .csv und .xls), die allerdings dieselben vier Spalten enthalten muss.
             •     E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, genau wie in Personio hinterlegt
             •     Abwesenheitsart, genau wie in Personio hinterlegt (auf Groß- und Kleinschreibung achten)
             •     Kontostand, im Format TT.MM oder HH.MM, je nach der für die Abwesenheitsart definierten Zeiteinheit.
             •     Datum des Kontostands (optional), im Format TT.MM.JJJJ.
    2. Füllen Sie die Excel-Vorlage mit den Informationen zu den Abwesenheitskontoständen Ihrer Mitarbeiter aus.
    3. Navigieren Sie auf Importe > Upload des Abwesenheitskontostands und laden Sie die Excel-Datei hoch. 
    4. Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden in Personio gespeicherten Attributen zu. Vergewissern Sie sich, dass sie ähnliche Namen haben.
    5. Überprüfen Sie die Vorschau des Imports und klicken Sie auf Importieren, wenn alles korrekt ist.

Hinweis
Wenn Sie Abwesenheitskontostände mit Hilfe eines Bulk-Imports anpassen, können Sie die Art der Anpassung nicht wählen. Der Kontostand wird automatisch auf einen bestimmten Wert gesetzt. .

        1.  

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