Abwesenheitskontostände manuell anpassen

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie manuelle Anpassungen für die Abwesenheitskontostände Ihrer Mitarbeiter vornehmen.

Die Funktion der manuellen Kontostandsanpassung steht für alle Abwesenheitsarten mit Kontingentbildung zur Verfügung. Detaillierte Informationen zur Konfiguration von Abwesenheitsarten finden Sie hier.

Manuelle Anpassungen können von allen Mitarbeitern vorgenommen werden, die entweder über Administrator-Rechte verfügen oder ein Ansichtsrecht auf die anzupassende Abwesenheitsart sowie Zugriff auf den Bereich Konto-Konfiguration > Abwesenheit haben. Detaillierte Informationen zu Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten finden Sie hier.

Um einen Kontostand manuell anzupassen, navigieren Sie im Profil eines Mitarbeiters zum Reiter Abwesenheit. Klicken Sie auf die gewünschte Abwesenheitsart, für welche Änderungen vorgenommen werden sollen. Navigieren Sie anschließend in der Kontoübersicht auf das Stift-Symbol in der Zeile Anspruch *aktuelles Jahr*.

 

Über die Eingabemaske Kontostand anpassen können Sie nun wählen, ob Sie den Kontostand zu einem Stichtag auf einen bestimmten Wert ändern oder um einen bestimmten Betrag erhöhen oder verringern möchten. Beide Optionen werden nachfolgend erklärt.

Das Anpassungsdatum definiert den Zeitpunkt, an dem die Änderung in der Urlaubskonto Historie erscheint.

Das Feld Kommentar bietet die Möglichkeit eine Notiz einzutragen, die spätere Rückschlüsse auf den Grund der Anpassung erlaubt. 

 

 

Kontostand auf einen bestimmten Wert ändern

Bei dieser Anpassungsart handelt es sich um eine absolute Anpassung. Personio setzt den Kontostand zum Stichtag auf den eingegebenen Wert. Bitte beachten Sie, dass dabei die jährliche Kontingentbildung überschrieben und die Kontoübersicht zum Anpassungsdatum auf Null zurück gesetzt wird. 

Um den Kontostand auf einen bestimmten Wert zu ändern, wählen Sie die entsprechende Anpassungsart aus und tragen Sie den neuen Kontostand sowie das Anpassungsdatum in die Felder Kontostand ändern auf und Anpassungsdatum ein. Hinterlegen Sie im Kommentarfeld zusätzlich den Grund der Änderung, damit der Eintrag nachvollziehbar bleibt. 3_Kontostand_neu.png

 

 

 Beispiel: Mitarbeiter soll am 31.12.2017 einen Resturlaubsanspruch von 3 Tagen haben

Wählen Sie dazu die Abwesenheitsart Urlaub im Mitarbeiterprofil aus und navigieren Sie auf das Stift-Symbol in der Zeile Anspruch 2018 um die Änderung wie folgt durchzuführen: 

 

Kontrollieren Sie die Anpassung anschließend in der Abwesenheitshistorie. 

Die manuelle Anpassung wird in der Urlaubshistorie als blauer Eintrag angezeigt und überschreibt die jährlichen Kontingentzuweisungen. 

Die Anpassung kann über das Mülleimer-Symbol wieder gelöscht werden.

 

Über die Importfunktion bietet Personio für Administratoren die Möglichkeit, die Kontostände mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig auf einen bestimmten Wert zu setzten. Eine detaillierte Beschreibung des Abwesenheitskonto-Uploads sowie die Excel-Vorlage zum Import finden Sie hier

 

Kontostand um einen bestimmten Betrag anpassen

Bei dieser Anpassungsart handelt es sich um eine relative Anpassung. Personio erhöht oder verringert den Kontostand um den eingegebenen Betrag und die Kontoübersicht wird relativ angeglichen. Die Kontoübersicht bleibt erhalten und wird zum Anpassungsdatum nicht auf Null zurück gesetzt.

Passen Sie den Kontostand um einen bestimmten Betrag an, indem Sie die entsprechende Anpassungsart auswählen und im Feld Anpassen um den Betrag hinterlegen, um welchen der Kontostand erhöht oder verringert werde soll. Definieren Sie zudem das Anpassungsdatum und hinterlegen Sie im Kommentarfeld den Grund der Änderung, damit der Eintrag nachvollziehbar bleibt. 

 

Beispiel: Mitarbeiter bekommt 1 Sonderurlaubstag am 01.05.2018 

Navigieren Sie dazu zur gewünschten Abwesenheit im Mitarbeiterprofil. Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der Zeile Anspruch 2018 und führen Sie die Anpassung wie folgt durch: 

Kontrollieren Sie die Anpassung in der Abwesenheitshistorie: 

Die manuelle Anpassung wird in der Urlaubshistorie als blauer Eintrag angezeigt. Die Anpassung kann über das Mülleimer-Symbol wieder gelöscht werden.

 

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