Anwesenheitszeiten in Personio erfassen

 

Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Anwesenheiten in Personio erfassen können. Zudem erfahren Sie, wie sich die Erfassung von Anwesenheiten auf das Gehalt von Mitarbeitern mit einem Stundenlohn auswirkt.

Voraussetzung für das korrekte Erfassen der Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter ist die Konfiguration und Zuweisung der jeweiligen Arbeitszeitmodelle. Dadurch wird für jeden Mitarbeiter in Personio hinterlegt, an welchen Wochentagen dieser wie viele Stunden arbeiten soll. Dies ist insbesondere für die korrekte Berechnung von Überstunden und Urlaub relevant.

 

Erfassung der Anwesenheitszeiten

Die Erfassung der Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter lässt sich in Personio problemlos in dem jeweiligen Mitarbeiterprofil unter Anwesenheit realisieren. Dort kann jeder Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten, seine Anwesenheitszeiten manuell eintragen.

Im Reiter Anwesenheit ist zudem ein dynamisches Anwesenheitskonto aufgeführt, in welchem auf Basis des Arbeitszeitmodells die zu erbringenden Arbeitsstunden mit den bereits gearbeiteten Stunden pro Monat gegenübergestellt werden. Erfahren Sie hier, wie Personio die einzelnen Werte errechnet.

Attendance_TrackAttendance_Attendancebalance_de.png

Die Anwesenheitstabelle umfasst Daten zum täglichen Arbeitsbeginn und -ende sowie die Dauer von Pausen. Auf dieser Basis kalkuliert Personio die tägliche Arbeitsstundenzahl. Zudem können Abweichungen von der Standardarbeitszeit, wie zum Beispiel durch einen Arzttermin, in einem optionalen Kommentar vermerkt werden. Genehmigte Urlaubs- sowie Krankheitstage werden automatisch in der Übersicht angezeigt und im Falle der Erfassung von Überstunden nicht als Unterstunden gewertet. Zusätzlich werden die Über- und Unterstunden auf einer täglichen Basis ausgewiesen.

Attendance_TrackAttendance_AttendanceSheet_de.png

Sobald der Status "Bestätigt" angezeigt wird, sind die Zeiten im System erfasst. Dies erfordert, je nach Konfiguration der Zugriffsrechte, die Bestätigung durch den Vorgesetzten oder die HR-Abteilung.

 

Bestätigung von Anwesenheitszeiten

Wenn Anwesenheitszeiten, die durch Mitarbeiter in Personio eingetragen werden vor Speicherung im System z. B. durch den Vorgesetzten bestätigt werden sollen, dann ist es wichtig, dass sowohl die Zugriffsrechte korrekt eingestellt sind (die Mitarbeiter benötigen ein Vorschlagsrecht auf die eigenen Anwesenheitsdaten) als auch ein passender Genehmigungsprozess hinterlegt ist. 

In diesem Fall erscheint nach Eintragung einer Anwesenheit im Mitarbeiterprofil durch den Mitarbeiter zunächst der Status "Offen". Gleichzeitig sendet Personio eine entsprechende Genehmigungsanfrage an das Dashboard des im Genehmigungsprozess hinterlegten Mitarbeiters - in der Regel ist dies der Vorgesetzte. Sofern dieser die E-Mail Benachrichtigungen für Genehmigungsanfragen in den persönlichen Einstellungen aktiviert hat, erhält er zusätzlich einmal pro Tag eine E-Mail, die auf offenen Genehmigungsanfragen hinweist. 

Zur Bestätigung eingetragener Anwesenheiten wechselt der genehmigende Mitarbeiter direkt aus dem Dashboard mittels Klick auf die Schaltfläche Zeiterfassungsanfragen, die auf Ihre Genehmigung warten oder das entsprechende To-do zur Überblickseite für Anwesenheitsgenehmigungen. Dort können die Anwesenheiten einzeln oder gesammelt bestätigt werden. 

Approval-Attendance-Tracking_de.png

 

Auswirkungen auf das Gehalt bei Stundenlöhnen

Ist für einen Mitarbeiter ein Stundenlohn in Personio hinterlegt, wird das Hauptgehalt für die Monate, in welchen Arbeitsstunden eingetragen und bestätigt wurden, automatisch kalkuliert und im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Gehalt entsprechend angezeigt.

Attendance_Salary_HourlySalary1_de.png

In Einzelfällen kann es sinnvoll sein, die gearbeiteten Stunden von Teilzeitmitarbeitern, welche auf Stundenbasis vergütet werden, manuell im System nachzutragen. Klicken Sie hierfür im Mitarbeiterprofil auf Gehalt und öffnen via Klick den Editiermodus in der entsprechenden Zelle. Tragen Sie dort nun die Arbeitsstunden für den jeweiligen Monat ein und das Hauptgehalt wird automatisch berechnet.

Attendance_Salary_HourlySalary2_de.png

 

Gehaltsberechnung für Abwesenheitstage

Sofern die Funktion Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? für die entsprechende Abwesenheitsart (wie z.B. Urlaub) aktiviert ist, werden die Stunden, welche auf den Abwesenheitstag entfallen, gemäß dem Arbeitszeitmodell mit dem Stundenlohn multipliziert und in dem entsprechenden Monat als Gehalt verbucht.
Der Tagessatz eines Mitarbeiters mit Stundenlohn bezieht sich dann immer auf die im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitsstunden.


Beispiel: Eine Mitarbeiterin arbeitet 20h von Montag bis Mittwoch (siehe oben):
Urlaubsantrag für eine Woche Urlaub: Mo-Mi → 3 Tage
Anwesenheitszeiten: 20h werden manuell im Anwesenheitsreiter eingetragen

Wie Sie Arbeitszeitmodelle konfigurieren und zuweisen, erfahren Sie hier.

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