Anwesenheitszeiten in Personio erfassen

Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Anwesenheiten in Personio erfassen können. Zudem erfahren Sie, wie sich die Erfassung von Anwesenheiten auf das Gehalt von Mitarbeitern mit einem Stundenlohn auswirkt.

Voraussetzung für das korrekte Erfassen der Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter ist die Konfiguration und Zuweisung der jeweiligen Arbeitszeitmodelle. Dadurch wird für jeden Mitarbeiter in Personio hinterlegt, an welchen Wochentagen dieser wie viele Stunden arbeiten soll. Dies ist insbesondere für die korrekte Berechnung von Überstunden und Urlaub relevant.


Erfassung der Anwesenheitszeiten

Die Erfassung der Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter lässt sich in Personio problemlos in dem jeweiligen Mitarbeiterprofil unter Anwesenheit realisieren. Dort kann jeder Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten, seine Anwesenheitszeiten manuell eintragen.

Im Reiter Anwesenheit ist zudem ein dynamisches Anwesenheitskonto aufgeführt, in welchem auf Basis des Arbeitszeitmodells die zu erbringenden Arbeitsstunden mit den bereits gearbeiteten Stunden pro Monat gegenübergestellt werden. Erfahren Sie hier, wie Personio die einzelnen Werte errechnet.

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Die Anwesenheitstabelle umfasst Daten zum täglichen Arbeitsbeginn und -Ende sowie die Dauer von Pausen. Auf dieser Basis kalkuliert Personio die tägliche Arbeitsstundenzahl. Zudem können Abweichungen von der Standardarbeitszeit, wie zum Beispiel durch einen Arzttermin, in einem optionalen Kommentar vermerkt werden. Genehmigte Urlaubs- sowie Krankheitstage werden automatisch in der Übersicht angezeigt und im Falle der Erfassung von Überstunden nicht als Unterstunden gewertet.

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Sobald der Status "Bestätigt" angezeigt wird, sind die Zeiten im System erfasst. Dies erfordert, je nach Konfiguration der Zugriffsrechte, die Bestätigung durch den Vorgesetzten oder die HR-Abteilung.

Auswirkungen auf das Gehalt bei Stundenlöhnen

Ist für einen Mitarbeiter ein Stundenlohn in Personio hinterlegt, wird das Hauptgehalt für die Monate, in welchen Arbeitsstunden eingetragen und bestätigt wurden, automatisch kalkuliert und im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Gehalt entsprechend angezeigt.

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In Einzelfällen kann es sinnvoll sein, die gearbeiteten Stunden von Teilzeitmitarbeitern, welche auf Stundenbasis vergütet werden, manuell im System nachzutragen. Klicken Sie hierfür im Mitarbeiterprofil auf Gehalt und öffnen via Klick den Editiermodus in der entsprechenden Zelle. Tragen Sie dort nun die Arbeitsstunden für den jeweiligen Monat ein und das Hauptgehalt wird automatisch berechnet. 

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Gehaltsberechnung für Abwesenheitstage

Im folgenden Fall berücksichtigt Personio automatisch die im Arbeitszeitmodell hinterlegen Tagesstunden für die Lohnberechnung, so dass diese nicht nochmals explizit in die Stundenliste eingetragen werden müssen:

  • Für einen Arbeitstag wurde eine Abwesenheit eingetragen, die in Personio als Fehlzeit gilt
    Voraussetzung hierfür ist die Aktivierung der Funktion Zählt als Fehlzeit in der Abwesenheitsartenkonfiguration - nähere Informationen finden Sie hier

Der Tagessatz eines Mitarbeiters mit Stundenlohn bezieht sich dann immer auf die im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitsstunden. Wie Sie Arbeitszeitmodelle konfigurieren und zuweisen, erfahren Sie hier.

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