Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Arbeitszeit in Personio erfassen und genehmigen.

Voraussetzung für das korrekte Erfassen der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter ist die Konfiguration und Zuweisung von Arbeitszeitmodellen. Dadurch wird für jeden Mitarbeiter in Personio hinterlegt, an welchen Wochentagen dieser wie viele Stunden arbeiten soll. Dies ist insbesondere für die korrekte Berechnung von Überstunden und Urlaub relevant.

Anwesenheiten erfassen

Die Anwesenheiten Ihrer Mitarbeiter werden in Personio in dem jeweiligen Mitarbeiterprofil unter Anwesenheit erfasst.  Mitarbeiter mit den erforderlichen Zugriffsrechten können ihre Arbeitszeiten, Pausen, Projektzeiten und Kommentare dort eintragen oder ihre Arbeitszeiten und Pausen schnell und direkt in ihrem Dashboard über das Widget Heutige Zeiterfassung erfassen.

Zeiterfassung im Reiter Anwesenheiten

Der Reiter Anwesenheiten im Mitarbeiterprofil bietet für jeden Monat eine umfassende Übersicht über offene und bestätigte Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden. Mitarbeiter können ihre Arbeits-, Pausen- und Projektzeiten für jeden Arbeitstag erfassen, indem sie im Anwesenheitskalender auf das +-Symbol klicken oder Anwesenheiten für bestimmte Tage oder den ganzen Monat kopieren.

Anwesenheiten erfassen

Anwesenheiten können sowohl vollständig als auch unvollständig erfasst werden. Auf letztere weist ein oranges Warndreieck hin. So können Mitarbeiter beispielsweise morgens eine Startzeit eingeben und diese dann am Abend mit einer Endzeit ergänzen, ohne den ersten Eintrag zu verlieren.

Sie können beliebig viele Arbeitszeiten oder Pausen hinzufügen, indem Sie einfach auf Arbeitszeit hinzufügen oder Pausenzeit hinzufügen klicken. Sie können Pausen manuell hinzufügen, oder der Zeitraum zwischen zwei Arbeitszeiträumen gilt automatisch als Pause.

Wenn Sie auf einen bestimmten Tag klicken, können Sie alle Arbeitszeiten und Pausen gleichzeitig bearbeiten. Sie können auch jeden Arbeitszeitraum oder jede Pause einzeln löschen oder alle erfassten Zeiträume für einen bestimmten Tag gleichzeitig löschen, indem Sie für jeden Tag auf die drei Punkte rechts oben klicken.

Wenn die projektbasierte Zeiterfassung aktiviert ist, können Mitarbeiter erfasste Stunden für das jeweilige Projekt sowie Kommentare für jeden erfassten Zeitraum eintragen.

Wenn für das zugewiesene Arbeitszeitmodell Pausenregelungen aktiviert sind, erhalten Mitarbeiter eine Warnung, wenn keine ausreichenden Pausen eingetragen wurden. Ein violettes Uhrensymbol kennzeichnet die Tage, für die Über- oder Unterstunden erfasst wurden.

Sobald die eingegebene Zeit (je nach Zugriffsrechten und Genehmigungsabläufen von einem Vorgesetzten oder der Personalabteilung) genehmigt wurde, wird der Status von Ausstehend zu Bestätigt aktualisiert. Wurde eine Anwesenheit vom Genehmiger abgelehnt, beispielsweise aufgrund zu geringer Pausenzeiten, kann sie vom Mitarbeiter bearbeitet und erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.

Änderungen an genehmigten oder zur Genehmigung anstehenden Anwesenheiten können vorgenommen werden, sofern das Vorschlagsrecht für Anwesenheiten gewährt ist. Das Ändern einer genehmigten Anwesenheit löst den Genehmigungsprozess erneut aus.

Tage ohne erfasste Arbeitszeiten

Je nach den Einstellungen im Personio-Konto Ihres Unternehmens kann für Tage, an denen Mitarbeiter gemäß ihrem Arbeitszeitmodell arbeiten hätten sollen, aber weder eine Anwesenheitsperiode noch eine Abwesenheit erfasst haben, die Meldung Keine erfassten Zeiten angezeigt werden. 

Diese Meldung zeigt an, dass Minusstunden automatisch erfasst werden und dass für jeden Arbeitstag, an dem ein Mitarbeiter keine Zeiten erfasst, seine Überstunden automatisch neu berechnet werden.

Anwesenheiten kopieren

Die Kopierfunktion ermöglicht es Mitarbeitern mit Vorschlagsrecht, Arbeitszeiten, Pausen, Kommentare und Projekte eines beliebigen genehmigten oder zur Genehmigung ausstehenden Tages entweder auf alle anderen Arbeitstage oder auf bestimmte Wochentage für den gesamten Monat zu kopieren. 

Um Stunden für einen Arbeitstag zu kopieren, können Mitarbeiter mit dem Mauszeiger über die Zelle für einen bestimmten Tag im Kalender fahren und auf das Symbol Stunden kopieren in der rechten oberen Ecke klicken. Im Pop-up-Fenster können entweder alle Arbeitstage aus meinen Arbeitszeiten oder Bestimmte Wochentage ausgewählt werden. Kommentare und Projekte können optional hinzugefügt werden und werden ebenfalls auf die ausgewählten Tage kopiert. Mit Klick auf Kopieren wird die Änderung für alle ausgewählten Tage des Monats übernommen.

Stunden können nur in andere Tage des gleichen Monats kopiert werden. Außerdem können Stunden nicht in Tage mit öffentlichen Feiertagen, genehmigten Abwesenheiten oder vorhandenen Zeiteinträgen kopiert werden. 

Schnellzugriff auf die Heutige Zeiterfassung im Dashboard

Mitarbeiter können zusätzlich zur Erfassung ihrer Arbeitszeiten im Reiter Anwesenheiten im Mitarbeiterprofil auch das Widget Heutige Zeiterfassung auf ihren Dashboards verwenden. Dieses Widget ermöglicht es Mitarbeitern, Arbeitszeiten und Pausen schnell und effizient einzutragen, ohne erst zum Reiter Anwesenheiten navigieren zu müssen.

Beachten Sie, dass Mitarbeiter vollständige Anwesenheiten hinterlegen sollten. Das Erfassen unvollständiger Zeiten kann über den Reiter Anwesenheit im Mitarbeiterprofil erfolgen.

Wenn für das zugewiesene Arbeitszeitmodell Pausenregelungen aktiviert sind, erscheint eine Warnung, wenn keine ausreichenden Pausen eingetragen wurden.

Wenn für das zugewiesene Arbeitszeitmodell Über- und Unterstunden aktiviert sind, wird die erfasste Zeit violett und mit einem Uhrensymbol markiert.

Beachten Sie bitte, dass Mitarbeiter zwar über das Widget Heutige Zeiterfassung schnell und einfach Arbeitszeiten und Pausen eintragen können, Projektzeiten und Kommentare aber nur unter dem Reiter Anwesenheiten im Mitarbeiterprofil hinzugefügt werden können. Ebenso können Änderungen an bestehenden Anwesenheitseintragungen unter dem Reiter Anwesenheiten vorgenommen werden, sofern Mitarbeiter für Anwesenheiten das Vorschlagsrecht besitzen.

Anwesenheiten genehmigen

Sollen Anwesenheiten vor Speicherung im System genehmigt werden, müssen sowohl die Zugriffsrechte korrekt eingestellt als auch ein passender Genehmigungsprozess hinterlegt sein. 

Wenn Mitarbeiter unter dem Reiter Anwesenheiten eine Arbeitszeit eintragen, wird diese zunächst mit dem Status Ausstehend angezeigt. Personio sendet dann eine Genehmigungsanfrage für die Zeiterfassung an den Mitarbeiter, der in den Einstellungen als Genehmigender festgelegt ist (dies ist im Allgemeinen der Vorgesetzte).

Eine Benachrichtigung über die Genehmigungsanfrage für die Zeiterfassung wird im Dashboard (Widget Alle Genehmigungen und Widget Aufgaben) angezeigt. Außerdem wird – sofern dies aktiviert ist – eine Benachrichtigung per E-Mail gesendet. Je nach den Zugriffsrechten des Genehmigers erfolgt eine Benachrichtigung auch über das Dashboard-Widget Workflows.

Genehmiger können ihre Benachrichtigungen anklicken, um die Seite Genehmigungen für Zeiterfassung aufzurufen, auf der sie alle Genehmigungsanfragen für die Zeiterfassung sehen können, für die sie verantwortlich sind und die sie genehmigen müssen. Sie erreichen diese Seite auch über Zeiterfassung in der Seitenleiste. 

Mit Klick auf einzelne Tage können Details zu erfassten Arbeits- und Pausenzeiten sowie Projektzeiten und Kommentare eingesehen werden.

Über die Schaltfläche rechts kann jeder Tag einzeln bestätigt und abgelehnt oder auch im Reiter Anwesenheit des jeweiligen Mitareiters direkt eingesehen werden.

Abgelehnte Anwesenheiten (beispielsweise aufgrund eines Verstoßes gegen die Pausenregelung), auf die der Genehmiger mit einem orangen Warndreieck hingewiesen wird, werden dann an den Mitarbeiter zurückgespielt, der die Zeiten nochmals bearbeiten und erneut zur Genehmigung vorlegen kann. Darüber hinaus haben Genehmiger die Möglichkeit, mit Klick auf den Button Alle bestätigen sämtliche vorgelegten Anwesenheiten des Mitarbeiters zu genehmigen.