Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Arbeitszeit in Personio erfassen und genehmigen.

Voraussetzung für die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden ist die Konfiguration und korrekte Zuweisung von Arbeitszeitmodellen. Dadurch wird für jeden Mitarbeitenden in Personio hinterlegt, an welchen Wochentagen dieser wie viele Stunden arbeiten soll. Dies ist insbesondere für die korrekte Berechnung von Überstunden und Urlaub relevant.

Anwesenheiten über den Reiter Anwesenheit erfassen

Der Reiter Anwesenheit im Mitarbeiterprofil bietet für jeden Monat eine umfassende Übersicht über offene und bestätigte Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden. Mitarbeitende können ihre Arbeits-, Pausen- und Projektzeiten für jeden Arbeitstag erfassen, indem sie im Anwesenheitskalender auf das Plus-Symbol klicken oder Anwesenheiten für bestimmte Tage oder den ganzen Monat kopieren.

Anwesenheiten erfassen

Anwesenheiten können sowohl vollständig als auch unvollständig erfasst werden. Auf letztere weist ein oranges Warndreieck hin. So können Mitarbeiter beispielsweise morgens eine Startzeit eingeben und diese dann am Abend mit einer Endzeit ergänzen, ohne den ersten Eintrag zu verlieren.

Sie können beliebig viele Arbeitszeiten oder Pausen hinzufügen, indem Sie einfach auf Arbeitszeit hinzufügen oder Pausenzeit hinzufügen klicken. Sie können Pausen manuell hinzufügen; andernfalls gilt der Zeitraum zwischen zwei Arbeitszeiträumen automatisch als Pause.

Wenn Sie auf einen bestimmten Tag klicken, können Sie alle Arbeitszeiten und Pausen gleichzeitig bearbeiten. Sie können auch jeden Arbeitszeitraum oder jede Pause einzeln löschen oder alle erfassten Zeiträume für einen bestimmten Tag gleichzeitig löschen, indem Sie für jeden Tag auf die drei Punkte rechts oben klicken.

Wenn die projektbasierte Zeiterfassung aktiviert ist, können Mitarbeitende erfasste Stunden für das jeweilige Projekt sowie Kommentare für jeden erfassten Zeitraum eintragen.

Wenn für das zugewiesene Arbeitszeitmodell Pausenregelungen aktiviert sind, erhalten Mitarbeitende eine Warnung, wenn keine ausreichenden Pausen eingetragen wurden. Ein violettes Uhrensymbol kennzeichnet die Tage, für die Über- oder Minusstunden erfasst wurden.

Sobald die eingegebene Zeit (je nach Zugriffsrechten und Genehmigungsabläufen von einem Vorgesetzten oder der HR-Abteilung) genehmigt wurde, wird der Status von Ausstehend zu Bestätigt aktualisiert. Wurde eine eingetragene Anwesenheit von der genehmigenden Person abgelehnt, beispielsweise aufgrund zu geringer Pausenzeiten, kann sie vom Mitarbeitenden bearbeitet und erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.

Änderungen an genehmigten oder zur Genehmigung anstehenden Anwesenheiten können vorgenommen werden, sofern für Anwesenheiten ein Vorschlagsrecht gewährt ist. Wenn eine genehmigte Anwesenheit geändert wird, löst dies den Genehmigungsprozess erneut aus.

Tage ohne erfasste Arbeitszeiten

Je nach den Einstellungen im Personio-Account Ihres Unternehmens kann für Tage, an denen Mitarbeitende gemäß ihrem Arbeitszeitmodell arbeiten hätten sollen, sie aber weder eine Anwesenheitsperiode noch eine Abwesenheit erfasst haben, die Meldung Keine Zeit erfasst angezeigt werden. 

Diese Meldung zeigt an, dass Minusstunden automatisch erfasst werden und dass für jeden Arbeitstag, an dem ein Mitarbeiter keine Zeiten erfasst, seine Überstunden automatisch neu berechnet werden.

Anwesenheiten kopieren

Die Kopierfunktion ermöglicht es Mitarbeitenden mit Vorschlagsrecht, Arbeitszeiten, Pausen, Kommentare und Projekte eines beliebigen genehmigten oder zur Genehmigung ausstehenden Tages entweder auf alle anderen Arbeitstage oder auf bestimmte Wochentage für den gesamten Monat zu kopieren. 

Um Stunden für einen Arbeitstag zu kopieren, können Mitarbeitende mit dem Mauszeiger über die Zelle für einen bestimmten Tag im Kalender fahren und auf das Symbol Stunden kopieren in der rechten oberen Ecke klicken. Im Pop-up-Fenster können entweder alle Arbeitstage aus meinen Arbeitszeiten oder Bestimmte Wochentage ausgewählt werden. Kommentare und Projekte können optional hinzugefügt werden und werden ebenfalls auf die ausgewählten Tage kopiert. Mit Klick auf Kopieren wird die Änderung für alle ausgewählten Tage des Monats übernommen.

Hinweis
Stunden können nur in andere Tage des gleichen Monats kopiert werden. Außerdem können Stunden nicht in Tage mit öffentlichen Feiertagen, genehmigten Abwesenheiten oder vorhandenen Zeiteinträgen kopiert werden. 

Hinweis
Je nach den Einstellungen des Personio-Accounts Ihres Unternehmens ist es Ihnen eventuell nicht möglich, zu vergangenen und zukünftigen Tagen Zeiteinträge hinzuzufügen oder bereits genehmigte Zeiteinträge zu bearbeiten. 

Anwesenheiten über Heutige Zeiterfassung im Dashboard erfassen

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten nicht nur im Reiter Anwesenheit im Mitarbeiterprofil erfassen, sondern dafür auch das Widget Heutige Zeiterfassung auf ihren Dashboards nutzen. Über dieses Widget können Mitarbeitende Arbeitszeiten und Pausen schnell und effizient eintragen, ohne erst zum Reiter Anwesenheit navigieren zu müssen.

Beachten Sie bitte, dass Mitarbeitende nur vollständige Anwesenheiten hinterlegen sollten. Unvollständige Arbeitszeiten können über den Reiter Anwesenheit im Mitarbeiterprofil erfasst werden.

Wenn Mitarbeitende weniger oder mehr Pausen eintragen, als gemäß ihren zugewiesenen Arbeitszeitmodellen vorgesehen ist, erscheint sowohl im Fenster zur Erfassung von Anwesenheiten als auch in der Kalenderansicht eine Warnung. Wenn Mitarbeitende entsprechend eine längere Arbeitszeit eingeben, als gemäß ihrem Arbeitszeitmodell vorgesehen ist, erscheint ebenso sowohl im Fenster zur Erfassung von Anwesenheiten als auch in der Kalenderansicht eine Warnung. Wenn Mitarbeitende dennoch eine längere Arbeitszeit erfassen, können sie dafür eine Begründung eingeben.

Wenn für das zugewiesene Arbeitszeitmodell Über- und Unterstunden aktiviert sind, wird die erfasste Zeit violett und mit einem Uhrensymbol markiert.

Hinweis
Mitarbeitende können zwar über das Widget Heutige Zeiterfassung schnell und einfach Arbeitszeiten und Pausen eintragen, aber Projektzeiten und Kommentare können nur unter dem Reiter Anwesenheit im Mitarbeitendenprofil hinzugefügt werden. Ebenso können Änderungen an bestehenden Anwesenheitseintragungen unter dem Reiter Anwesenheit vorgenommen werden, sofern Mitarbeitende für Anwesenheiten das Vorschlagsrecht besitzen.

Genehmigung von Anwesenheiten

Sollen Anwesenheiten genehmigt werden müssen, ehe sie im System gespeichert werden, müssen sowohl die Zugriffsrechte korrekt eingestellt als auch ein passender Genehmigungsprozess hinterlegt sein.

Wenn Mitarbeitende unter dem Reiter Anwesenheit eine Arbeitszeit eintragen, wird diese zunächst mit dem Status Ausstehend angezeigt. Personio sendet dann eine Genehmigungsanfrage für die Zeiterfassung an den Mitarbeitenden, der in den Einstellungen als genehmigende Person festgelegt ist (im Allgemeinen der bzw. die Vorgesetzte).

Eine Benachrichtigung über die Genehmigungsanfrage für die Zeiterfassung wird im Dashboard (Widget Alle Genehmigungen und Widget Aufgaben) angezeigt. Außerdem wird – sofern dies aktiviert ist – eine Benachrichtigung per E-Mail gesendet. Je nach den Zugriffsrechten der genehmigenden Person erfolgt eine Benachrichtigung auch über das Dashboard-Widget Workflows.

Als genehmigende Person:

• Klicken Sie Ihre Benachrichtigungen an, um die Seite Genehmigungen für Zeiterfassung aufzurufen, auf der sie alle Genehmigungsanfragen für die Zeiterfassung sehen können, für die sie verantwortlich sind und die sie genehmigen sollen. Sie erreichen diese Seite auch über Zeiterfassung in der Seitenleiste.
  
  
  
  
• Klicken Sie auf die einzelnen Tage, um die Details der erfassten Arbeits- und Pausenzeiten sowie Projektzeiten und Kommentare anzuzeigen. Über den Button rechts kann jeder Tageseintrag einzeln genehmigt oder abgelehnt oder im Reiter Anwesenheit des jeweiligen Mitarbeiters eingesehen werden.
  
  
• Klicken Sie auf Alle genehmigen, um alle ausstehenden Anfragen auf einmal zu genehmigen.
  
  
• Klicken Sie auf die Filter neben der Schaltfläche Alle genehmigen, um nur die nicht konformen Anwesenheitsanfragen anzuzeigen. Nicht konforme Anwesenheitsanfragen sind solche, die eine Warnung ausgelöst haben, weil sie Ihren Einstellungen für Anwesenheiten nicht entsprechen (z. B. ein Zeiteintrag, der außerhalb eines Arbeitstages im Arbeitsplan registriert wurde, oder ein Eintrag, der nicht der Pausenregelung entspricht). Wenn Sie einen nicht konformen Anwesenheitseintrag ablehnen, geht dieser an die Person zurück, die ihn eingereicht hat und ihn nun bearbeiten und erneut einreichen kann.