In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Überstunden für verschiedene Arbeitszeitmodelle einrichten. Wenn Sie Überstunden auszahlen, einen Zeiteintrag entfernen oder Überstunden in Freizeit umwandeln möchten, lesen Sie unseren Artikel über die Verwaltung von Überstunden.

Überstundenregelungen konfigurieren

Sie können für Ihre einzelnen Arbeitszeitmodelle die Zählung von Überstunden individuell aktivieren. Navigieren Sie hierfür zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit. Als Überstunden werden alle eingetragenen Arbeitsstunden gewertet, welche die im Arbeitszeitmodell hinterlegte Stundenzahl übersteigen.

Sobald Sie die Überstundenzählung aktiviert haben, bietet Ihnen Personio verschiedene Berechnungsmöglichkeiten für die Überstundenberechnung an:

• auf wöchentlicher Basis,
• auf täglicher Basis ohne Aktivierung von Minusstunden,
• auf täglicher Basis mit Aktivierung von Minusstunden und
• auf täglicher Basis mit Aktivierung automatischer Minusstunden.

Für jedes Arbeitszeitmodell besteht zudem die Möglichkeit, eine vertragliche festgelegte Anzahl an abgegoltenen Überstunden einzutragen. Darüber hinausgehende Überstunden können auf Basis des Monatsgehalts vergütet oder in Urlaubstage umgewandelt werden.

Berechnung von Überstunden auf der Basis der wöchentlichen Arbeitszeiten

Wenn Sie sich für eine Überstundenberechnung auf wöchentlicher Basis entscheiden, werden für Ihre Mitarbeiter Minus- und Überstunden jede Woche miteinander verrechnet. Das Überstundenkonto kann jedoch nicht ins Minus laufen, sondern wird in diesem Falle mit 0 Überstunden ausgewiesen.

Berechnung von Überstunden auf der Basis der täglichen Arbeitszeiten (ohne Minusstunden)

Wenn Sie sich für die Berechnung von Überstunden auf täglicher Basis entscheiden, werden die täglichen Überstunden dem Überstundenkonto gutgeschrieben. 

Wenn Sie die Option Minusstunden erfassen nicht aktivieren, werden Minusstunden nicht automatisch erfasst. 

Sie müssen die entsprechenden Minusstunden (negative Kontostände) manuell über Mitarbeiter > Anwesenheit > Überstunden und Minusstunden > Weitere Details > Konto bearbeiten eingeben. Sobald die Minusstunden unter dem Reiter Anwesenheit des Mitarbeiters eingetragen wurden, werden seine Überstunden neu berechnet.

Berechnung von Überstunden auf der Basis der täglichen Arbeitszeiten (mit Minusstunden)

Wenn Sie sich für die Berechnung von Überstunden auf täglicher Basis entscheiden und die Option Minusstunden erfassen aktivieren, werden Minusstunden für Tage mit erfassten Arbeitszeiten automatisch aufgezeichnet.

Sie brauchen Minusstunden dann nicht manuell im Mitarbeiterprofil eintragen. Stattdessen werden für Tage, an denen ein Mitarbeiter eine kürzere Arbeitszeit eingetragen hat, als in seinem Arbeitszeitmodell festgelegt ist, automatisch Minusstunden angelegt. 

So werden für jeden Arbeitstag, an dem ein Mitarbeiter weniger Arbeitsstunden einträgt als für ihn vorgesehen sind, Überstunden automatisch neu berechnet.

Berechnung von Überstunden auf der Basis der täglichen Arbeitszeiten (mit automatischen Minusstunden)

Wenn Sie sich für die Berechnung von Überstunden auf täglicher Basis entscheiden und für Minusstunden beide Optionen aktivieren, werden Minusstunden sowohl für Tage mit erfassten Arbeitszeiten als auch für Tage ohne erfasste Arbeitszeiten automatisch aufgezeichnet.

Sie brauchen Minusstunden dann nicht manuell im Mitarbeiterprofil eintragen. Stattdessen werden für Tage, an denen ein Mitarbeiter entsprechend seinem Arbeitszeitmodell arbeiten hätte sollen, aber keine Arbeitszeiten erfasst hat, automatisch Minusstunden erfasst.

So werden für jeden Arbeitstag, an dem ein Mitarbeiter keine Arbeitszeiten erfasst, Überstunden automatisch neu berechnet.

Hinweis

Wenn Sie diese Option in einem bestehenden Arbeitszeitmodell aktivieren, werden für jeden vergangenen Arbeitstag, für den ein Mitarbeitender keine Arbeitszeiten erfasst hat, Minusstunden angelegt. Wenn Sie diese Option für ein neues Arbeitszeitmodell aktivieren, werden entsprechend sofort Minusstunden angelegt. Deshalb empfehlen wir Folgendes:

▶ ︎Aktivieren Sie automatische Minusstunden erst, wenn Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten aktiv erfassen.
▶ ︎Wählen Sie Duplikat des Arbeitszeitmodells erstellen, wenn Sie das Arbeitszeitmodell speichern, um die Aktualisierungen in einer Kopie des Arbeitszeitmodells zu speichern, die automatisch denselben Mitarbeitenden zugewiesen wird.

HinweisAutomatische Minusstunden sollen nur im Fall von informativen Abwesenheiten generiert werden, also solchen, bei denen ein Mitarbeiter arbeitet, wie beispielsweise "mobiles Arbeiten".Um zu verhindern, dass für eine tatsächliche Abwesenheit wie "Bezahlter Urlaub" oder "Krankheit" Minusstunden generiert werden, gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheiten > [Abwesenheitsart] und aktivieren Sie die Option Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?. 

Auswirkungen auf das Überstundenkonto

Um die verschiedenen Möglichkeiten der Überstundenerfassung bestmöglich für Sie abzubilden, werden in folgendem Beispiel die drei Konfigurationen für einen Teilzeitmitarbeiter mit 20 Wochenarbeitsstunden exemplarisch erläutert:

In dem obigen Beispiel hat ein Mitarbeiter zwei Stunden weniger in der Woche gearbeitet. Die Unterstunden werden jedoch nur in der dritten Kalkulation erfasst. Bei der täglichen Berechnung ohne Unterstunden wird dem Mitarbeiter sogar eine Überstunde gutgeschrieben.
Arbeitet ein Mitarbeiter in der betrachteten Woche mehr als die vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden, ergeben sich keine Unterschiede zwischen der wöchentlichen Kalkulation sowie der täglichen Kalkulation mit Unterstunden: