In diesem Artikel stellen wir einige Best Practices für typische Personio-Workflows vor, die besonders für Mitarbeitende hilfreich sind, die nicht am Schreibtisch arbeiten. Dazu gehört das digitale Signieren von Dokumenten, das Versenden von Anfragen per E-Mail, MS Teams oder Slack sowie die Nutzung der Personio-App für An- und Abwesenheiten.  

Die Personio-App 

Greifen Sie einfach auf Ihrem Smartphone auf die Personio-App zu und nutzen Sie ihre verschiedenen Funktionen wie Zeiterfassung und Abwesenheitsanfragen. 

Zeiterfassung

Die Personio-App bietet zwei verschiedene Möglichkeiten, Anwesenheiten zu erfassen. 

Erfassung von Arbeitszeiten mit dem Start-Stopp-Button

Mit der Personio-App können Sie die Zeiterfassung direkt aus dem Dashboard starten. Die Arbeitszeiten werden dann in Ihrem Personio-Account erfasst.

Um Zeiten zu erfassen, führen Sie die folgenden Schritte aus: 

1. Klicken Sie im Dashboard auf Jetzt erfassen, um die Zeiterfassung zu starten.
   

   Hinweis
   Die Funktion läuft im Hintergrund, bis Sie die App erneut aufrufen. 

2. Um die Zeiterfassung zu beenden, klicken Sie auf den Stopp-Button. 
3. Anschließend öffnet sich eine Maske, in der Sie bereits für diesen Tag eingetragene Zeiten sehen und Pausen, Projekte sowie einen Kommentar eintragen können.
4. Mit Klick auf Einreichen werden die eingetragenen Stunden in Ihren Personio-Account übertragen und gegebenenfalls der hinterlegte Genehmigungsprozess gestartet.

Wenn Ihr Unternehmen Überstunden erfasst, werden alle Zeiten, die Ihre normalen Stunden überschreiten, im App-Dashboard angezeigt.

Mit der Zeiterfassungs-Funktion der App können Sie Ihren gesamten Arbeitstag auf einmal dokumentieren oder auch in Form von verschiedenen Zeitfenstern. Dies ist für die Erfassung von Zeiten hilfreich, die Sie z. B. an unterschiedlichen Projekten gearbeitet haben. Für jedes dieser Zeitfenster wird ein neuer Eintrag in der Anwesenheitsübersicht erstellt sowie jeweils ein Genehmigungsprozess ausgelöst.

Zeiten manuell erfassen

Alternativ zum Start-Stopp-Button können Sie Zeiten auch jederzeit direkt über den Plus-Button in der App eintragen.

Um Ihre Anwesenheit manuell über die Personio-App zu erfassen, führen Sie die folgenden Schritte aus: 

1. Klicken Sie im Dashboard auf den blauen Plus-Button. 
2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Zeit erfassen aus.
3. Folgen Sie den Schritten in der App. 
4. Klicken Sie zum Abschluss auf Einreichen.Wenn ein Genehmigungsprozess eingerichtet ist, wird er dadurch ausgelöst.

Tipp
Dies ist auch nachträglich möglich: Wählen Sie dazu unter Wann? das gewünschte Datum.

Abwesenheiten beantragen 

Mit der Personio-App können Sie verschiedene Arten von Abwesenheiten beantragen, von bezahltem Urlaub bis zu Krankheitstagen.  Im Abschnitt Abwesenheiten zeigt die Übersicht alle täglichen Abwesenheitsarten an, die für Sie aktiviert sind (z. B. bezahlter Urlaub), einschließlich der verfügbaren Kontingente für jede Abwesenheitsart. Anstehende Abwesenheiten und Erinnerungen an fehlende Dokumente werden ebenfalls angezeigt.

Um eine Abwesenheit über die Personio-App zu beantragen, ist der Workflow wie folgt: 

1. Klicken Sie im Dashboard auf den blauen Plus-Button. 
2. Wählen Sie im Menü Abwesenheit beantragen aus. 
3. Wählen Sie aus, welche Art von Abwesenheit Sie beantragen möchten, und folgen Sie den Schritten in der App. 
4. Klicken Sie abschließend auf Abwesenheit beantragen. Wenn ein Genehmigungsprozess eingerichtet ist, wird er dadurch ausgelöst.

Personio Conversations  

Conversations ist ein Personio-Tool für Anfragen zum Arbeitsplatz. Wenn Ihr Unternehmen Conversations abonniert hat, können Sie Anfragen an verschiedene Teams innerhalb Ihres Unternehmens senden. Je nach dem Kanal, über den Ihr Unternehmen kommuniziert, können Sie entweder Slack oder Microsoft Teams verwenden. Sie können Anfragen auch per E-Mail senden, was standardmäßig aktiviert ist. 

Weitere Informationen zur Funktionsweise von Conversations finden Sie im Artikel zum Senden von Anfragen mit Personio Conversations.  

E-Signaturen

Mit Personio können Sie Dokumente elektronisch signieren. Dokumente mit elektronischen Signaturen werden an Ihre E-Mail-Adresse gesendet und Sie können sie mit einem Computer, Smartphone oder Tablet signieren. 

Um ein Dokument elektronisch zu signieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Sie erhalten eine E-Mail mit der Dokumentvorlage und der Anfrage, Ihre digitale Signatur hinzuzufügen. 
2. Unterschreiben Sie den Vertrag am Computer mit der Maus oder einem Trackpad. Alternativ können Sie den QR-Code mit dem Handy oder Tablet scannen und direkt auf dem mobilen Endgerät unterzeichnen.
3. Klicken Sie auf Optionen, um das Dokument herunterzuladen oder die Unterzeichnung abzulehnen.
4. Um den Signiervorgang abzuschließen, klicken Sie auf Akzeptieren. 

Weitere Informationen zu elektronischen Signaturen finden Sie in den Artikeln zum Signieren von Dokumenten mit einer elektronischen Signatur und zum Anfordern der Unterschrift von Mitarbeitenden auf Dokumenten.